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Rapport d’évaluation des pratiques d’inscription
ORDRE DES ÉDUCATRICES ET DES ÉDUCATEURS DE LA PETITE ENFANCE
Cycle d’évaluation de 2016-2018 (3e cycle)


DISPONIBILITÉ DU RAPPORT

Le Bureau du commissaire à l’équité (BCE) fournit le présent rapport à l’organisme de réglementation et met en ligne le rapport complet sur son site Web, www.fairnesscommissioner.ca. Aux fins de transparence et de responsabilisation, le BCE encourage l’organisme de réglementation à mettre ce rapport à la disposition des membres de son personnel et de son Conseil, des autres parties intéressées et du public.



Introduction

L'évaluation fait partie des fonctions du commissaire à l'équité prévues par la Loi de 2006 sur l'accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO) et la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) – désignées collectivement comme la législation sur l'accès équitable.

Cycle d'évaluation

L'une des principales stratégies permettant au BCE de faire en sorte que les organismes de réglementation assument leurs responsabilités en matière d'amélioration continue consiste à évaluer leurs pratiques d'inscription selon un cycle triennal.

Les cycles alternent entre évaluations complètes et évaluations ciblées :

  • Les évaluations complètes portent sur l'ensemble des pratiques relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.
  • Les évaluations ciblées sont axées sur les points ayant fait l'objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète.

Points visés par l'évaluation et abordés dans le présent rapport

En 2016-2018, l’Ordre des éducatrices et des éducateurs de la petite enfance (l’Ordre) a fait l’objet d’une évaluation complète.

Le rapport détaillé du BCE met en évidence les résultats de l’évaluation complète. Toutefois, les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande sont exclues. Pour les organismes de réglementation ayant déjà apporté la preuve qu’ils respectent les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, celles-ci ont été retirées du rapport[1]. Le sommaire de l’évaluation récapitule les principaux renseignements suivants issus du rapport détaillé :

  • Obligations évaluées
  • Vue d’ensemble des résultats de l’évaluation des pratiques relevant des obligations spécifiques
  • Vue d’ensemble des commentaires ayant trait à l’obligation générale
  • Pratiques exemplaires
  • Recommandations

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Sommaire de l’évaluation


Obligations spécifiques

Obligations spécifiques évaluées

Toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques de l’organisme de réglementation ont été évaluées. Toutefois, les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande ont été exclues de l’évaluation et retirées du rapport.

Commentaires

Cette évaluation a permis au BCE de constater que l’Ordre a continué de déployer des efforts considérables afin d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques d’inscription équitables. En particulier, l’Ordre a apporté la preuve qu’il respecte toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques suivantes :

  • Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs
  • Réexamen ou appel interne
  • Évaluation des titres de compétences
  • Formation
  • Accès aux documents (dossiers)

Obligation générale

Méthode d’évaluation

L’organisme de réglementation a choisi la méthode indiquée ci-dessous aux fins d’évaluation de l’obligation générale :

a. Évaluation par le BCE des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation vérifié
b. Auto-évaluation par l'organisme de réglementation des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation non vérifié
c. Auto-évaluation systémique par l'organisme de réglementation (dans le cadre de laquelle il explique les mesures systémiques et holistiques prises pour respecter l'obligation générale) non vérifié

Principes évalués

Tous les principes relevant de l’obligation générale de l’organisme de réglementation (transparence, objectivité, impartialité et équité) ont été évalués.

Commentaires

Le BCE a constaté que, depuis la dernière évaluation, l’Ordre a pris des mesures pour respecter son obligation générale. À titre d’exemple, l’Ordre a examiné et amélioré sa politique et son processus d’évaluation individuelle des titres de compétences, qui offre aux auteurs d’une demande qui n’ont pas suivi l’équivalent d’un programme en éducation de la petite enfance auprès d’un collège d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario ou un programme approuvé par l’Ordre une solution de remplacement acceptable pour satisfaire aux exigences d’inscription. Parmi les autres actions notables figurent l’élaboration et la mise en œuvre de documents stratégiques afin d’envisager l’étude de justificatifs de remplacement fournis par les auteurs d’une demande qui ne peuvent pas obtenir les documents demandés, et de renforcer l’information du public au moyen des médias sociaux.

Au cours de ce cycle d’évaluation, l’Ordre a satisfait à toutes les exigences relevant des obligations spécifiques et de l’obligation générale pour veiller à ce que ses pratiques d’inscription soient transparentes, objectives, impartiales et équitables.

Pratiques exemplaires

Une pratique exemplaire est un programme, une activité ou une stratégie qui va au-delà des normes minimales prescrites par le guide d’évaluation du BCE, au regard des ressources de l’organisme de réglementation et du contexte spécifique à la profession réglementée. Les pratiques exemplaires ne sont pas toujours susceptibles d’être mises en pratique par un autre organisme de réglementation.

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il adopte des pratiques exemplaires dans les domaines suivants :

Obligations spécifique

Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs

  1. Apporter les modifications nécessaires pour rationaliser le processus d’examen et raccourcir le délai d’examen des demandes et de prise de décision par le comité d’appel des inscriptions (« Registration Appeals Committee »).

Réexamen ou appel interne

  1. Mettre en œuvre un processus donnant la possibilité aux auteurs d’une demande dont l’accréditation a été refusée d’obtenir une révision de la décision par la registrateure.

Formation

  1. Proposer une formation sur la prestation de services téléphoniques et compiler un manuel d’accompagnement à l’intention du personnel pour veiller à ce que les auteurs d’une demande, les membres de l’Ordre et les autres parties prenantes obtiennent des réponses cohérentes et exactes à leurs questions.

Accès aux documents (dossiers)

  1. Conserver les dossiers inactifs ouverts pendant trois ans afin que les auteurs d’une demande puissent présenter une nouvelle demande d’inscription sans devoir fournir à nouveau les renseignements ou les documents justificatifs déjà versés au dossier.

Obligation générale

Transparence

  1. Élaborer une politique relative aux médias sociaux (« Social Media Policy ») pour expliquer les modalités d’interaction de l’Ordre avec le public sur ce type de plateforme.
  2. Améliorer la clarté et l’accessibilité des renseignements concernant le processus d’évaluation individuelle qui sont mis à disposition sur le site Web de l’Ordre et dans les documents d’inscription remis aux auteurs d’une demande.
  3. Mettre en œuvre un outil d’auto-évaluation permettant aux auteurs d’une demande de mieux comprendre les critères employés par l’Ordre pour évaluer leurs titres de compétences au regard des résultats d’apprentissage de la formation professionnelle dans le cadre du processus d’évaluation individuelle.

Équité

  1. Proposer le processus d’évaluation individuelle aux auteurs d’une demande qui ne disposent pas de titres de compétences équivalents ou qui n’ont pas suivi un programme approuvé par l’Ordre, à titre de solution de remplacement pour satisfaire aux exigences d’inscription.
  2. Élargir les possibilités proposées aux auteurs d’une demande pour satisfaire à l’exigence d’inscription relative à la compétence linguistique en révisant sa politique relative à la compétence linguistique (« Policy regarding Language Fluency »).
  3. Élaborer et mettre en œuvre la politique relative aux documents non disponibles (« Policy regarding Unavailable Documents ») afin d’orienter les décideurs dans la prise en compte des demandes des candidats à l’inscription qui souhaitent fournir des justificatifs de remplacement lorsqu’ils ne peuvent pas obtenir les documents demandés pour des motifs indépendants de leur volonté.

Historique de l’évaluation

Dans l’évaluation précédente, le BCE n’a formulé aucune recommandation à l’intention de l’organisme de réglementation.

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Rapport détaillé[2]


Obligations spécifique

2. Obligation spécifique — Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs

LAEPRMAO, art. 8 et par. 9 (1)

1. Si un organisme de réglementation rejette une demande, il en communique les motifs écrits à l'auteur de la demande. [Équité, transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation prend des décisions en matière d’inscription et communique par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

Le BCE constate, d’après les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, que l’Ordre traite généralement les demandes complètes dans un délai de quatre à six semaines. Les demandes nécessitant une évaluation individuelle, quant à elles, sont traitées dans un délai de quatre à douze semaines.

L’Ordre a informé le BCE que son service d’inscription a entrepris une refonte de ses activités dans le but de rationaliser les étapes de traitement des demandes et de raccourcir les délais généraux de prise des décisions en matière d’inscription. Le BCE appuie les efforts mis en œuvre par l’Ordre pour réviser ses processus d’inscription et optimiser son efficacité, et donc ses délais. Au cours de cette initiative, il pourrait s’avérer utile que l’Ordre prévoie un examen spécifique du processus d’évaluation individuelle afin de garantir des délais d’inscription raisonnables et de déterminer s’il est possible de les raccourcir davantage.

Suggestions d’amélioration continue

Mener un examen du processus d’évaluation individuelle afin de s’assurer que les décisions en matière d’inscription sont prises et communiquées aux auteurs d’une demande, motifs à l’appui, dans un délai raisonnable. Dans la mesure du possible, prendre d’autres mesures pour raccourcir les délais inhérents au processus d’évaluation individuelle.

3. L’organisme de réglementation répond aux questions ou aux requêtes des auteurs d’une demande sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation prévoit des réexamens ou des appels internes des décisions, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

5. L’organisme de réglementation prend des décisions à l’issue de réexamens et d’appels internes et communique par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Pratique exemplaire

Apporter les modifications nécessaires pour rationaliser le processus d’examen et raccourcir le délai d’examen des demandes et de prise de décision par le comité d’appel des inscriptions (« Registration Appeals Committee »). À titre d’exemple, les délibérations sont menées en présence d’un conseiller juridique indépendant afin de répondre rapidement à toute question ou préoccupation soulevée par le comité, et ses membres ont suivi une formation sur la rédaction des lettres avisant des décisions et des motifs sous-jacents afin d’améliorer la communication avec les auteurs d’une demande. Ces modifications ont permis au comité d’augmenter le nombre de dossiers étudiés et de décisions prises à chacune de ses réunions.

3. Obligation spécifique — Réexamen ou appel interne

LAEPRMAO, art. 7 et par. 9 (2), (3) et (5)

1. L’organisme de réglementation prévoit un réexamen ou un appel interne des décisions en matière d’inscription. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

L’Ordre offre deux possibilités aux auteurs d’une demande qui reçoivent une proposition de refus d’accréditation : présenter de nouveaux justificatifs non inclus dans la demande d’origine et demander une révision par la registrateure, ou demander un réexamen de la décision par le comité d’appel des inscriptions.

Dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, l’Ordre stipule qu’une demande de réexamen par ce comité doit s’accompagner d’observations écrites. Toutefois, le BCE n’a pas été en mesure de confirmer qu’une demande de réexamen par le comité d’appel des inscriptions serait traitée si l’auteur de la demande n’a pas présenté de renseignements ou de documents justificatifs complémentaires. Il pourrait s’avérer utile pour l’Ordre de clarifier ses renseignements à l’intention des auteurs d’une demande en précisant que le processus de réexamen suivra son cours même si l’auteur d’une demande choisit de ne pas fournir d’observations complémentaires à l’appui de sa demande.

Suggestions d’amélioration continue

Stipuler clairement dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande que la présentation de nouveaux renseignements ou documents est facultative lorsqu’un réexamen est demandé, et que le processus suivra son cours dans tous les cas.

Pratique exemplaire

Mettre en œuvre un processus donnant la possibilité aux auteurs d’une demande dont l’accréditation a été refusée d’obtenir une révision de la décision par la registrateure. Dans le cadre de ce processus, l’auteur d’une demande peut transmettre à l’Ordre des documents justificatifs non inclus dans sa demande d’origine. Une demande de révision lui donne la possibilité de présenter à la registrateure une version étoffée et plus complète de sa demande sans qu’il soit nécessaire d’obtenir un réexamen par le comité d’appel des inscriptions.

2. L’organisme de réglementation met en œuvre des règles et des procédures qui empêchent toute personne ayant agi à titre de décisionnaire dans le cadre d’une décision en matière d’inscription d’agir à ce titre dans le cadre du réexamen ou de l’appel interne de la décision. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation fournit des renseignements sur son site Web au sujet des restrictions ou des conditions à l’égard du réexamen ou de l’appel interne. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. Obligation spécifique — Évaluation des titres de compétences

LAEPRMAO, par. 10 (2)

2. L’organisme de réglementation communique par écrit les résultats de l’évaluation des titres de compétences à chaque auteur d’une demande. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation donne à ses évaluateurs accès à des critères, politiques et procédures d’évaluation. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation démontre que ses tests et examens mesurent les paramètres prévus. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

Commentaires du BCE

Cette pratique ne s’applique pas à l’Ordre car il n’organise pas d’examens.

5. L’organisme de réglementation précise ses critères d’évaluation de manière à permettre aux évaluateurs de les interpréter de manière uniforme. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. L’organisme de réglementation veille à ce que les renseignements sur les programmes d’enseignement utilisés pour élaborer ou mettre à jour les critères d’évaluation soient maintenus à jour et exacts. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

7. L’organisme de réglementation lie ses méthodes d’évaluation aux exigences/normes d’accès à la profession ou au métier. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. L’organisme de réglementation exige que les évaluateurs appliquent les critères, politiques et procédures d’évaluation des titres de compétences uniformément à tous les auteurs d’une demande. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

9. L’organisme de réglementation fait uniquement appel à des évaluateurs compétents pour effectuer les évaluations. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

10. L’organisme de réglementation surveille la cohérence et l’exactitude des décisions, et prend des mesures correctives en cas de besoin, afin de garantir l’objectivité de ses décisions d’évaluation. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

11. L’organisme de réglementation interdit la discrimination et informe les évaluateurs de la nécessité d’éviter tout préjugé au cours de l’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

12. L’organisme de réglementation met en œuvre des procédures pour garantir l’impartialité de ses méthodes et procédures d’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

13. L’organisme de réglementation donne aux auteurs d’une demande la possibilité d’interjeter appel des résultats d’une évaluation des titres de compétences ou de les faire réexaminer. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

14. L’organisme de réglementation évalue les titres de compétences, communique les résultats aux auteurs d’une demande et fournit des motifs écrits aux auteurs d’une demande non retenus, et ce, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

15. Les organismes de réglementation qui se fient à un tiers pour évaluer les titres de compétences établissent des politiques et des procédures en vertu desquelles les évaluateurs tiers sont responsables de veiller à ce que les évaluations soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. [Transparence, objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

L’Ordre s’appuie sur les résultats d’évaluation linguistique émanant d’organismes tiers désignés afin de vérifier si l’auteur d’une demande qui n’a pas suivi d’études postsecondaires en français ou en anglais satisfait à l’exigence d’inscription relative à la compétence linguistique. L’Ordre a pris des mesures pour veiller à ce que les pratiques d’évaluation des tiers soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. À titre d’exemple, l’Ordre :

  • a mené des recherches et consulté divers organismes tiers, d’autres organismes de réglementation et des établissements d’enseignement postsecondaire avant de décider avec qui travailler;
  • a étudié avec d’autres organismes de réglementation les questions et les préoccupations soulevées par ses homologues dans plusieurs réseaux au sujet des pratiques employées par les tiers;
  • a passé en revue le contenu des sites Web des organismes d’évaluation tiers afin d’inclure les renseignements pertinents sur son propre site Web et dans les documents d’inscription remis aux auteurs d’une demande.

Afin de renforcer les efforts mis en œuvre dans ce domaine, il peut s’avérer judicieux que l’Ordre prenne des mesures complémentaires pour surveiller et évaluer les pratiques d’évaluation des tiers en question. Par exemple, l’Ordre pourrait conclure une entente avec chaque évaluateur tiers dans laquelle sont définies les normes de service et les procédures de surveillance et de responsabilisation de ce dernier. L’Ordre pourrait également collaborer avec ces évaluateurs tiers afin de cerner et de résoudre d’éventuels problèmes soulevés par les auteurs d’une demande au sujet de leur évaluation.

Suggestions d’amélioration continue

Cerner et mettre en œuvre des mesures complémentaires pour vérifier que les pratiques d’évaluation linguistique des organismes tiers sont transparentes, objectives, impartiales et équitables. Il peut s’agir des mesures suivantes :

  • Mettre au point des procédures pour évaluer et surveiller les pratiques d’évaluation des tiers
  • Résoudre les problèmes soulevés par les auteurs d’une demande et apporter une solution
  • Documenter les normes de service et les ententes conclues avec des organismes tiers.

7. Obligation spécifique — Formation

LAEPRMAO, art. 11

1. L’organisme de réglementation fournit une formation au personnel et aux bénévoles qui évaluent les titres de compétences ou qui prennent des décisions en matière d’inscription ou des décisions à l’issue de réexamens ou d’appels internes. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

L’Ordre assure la formation continue du personnel chargé d’évaluer les titres de compétences et de prendre les décisions en matière d’inscription ainsi que les décisions à l’issue de réexamens internes sur des sujets en lien avec leur rôle et leurs fonctions. Cette formation a porté, entre autres, sur l’équité des principes et des pratiques d’inscription, la rédaction des lettres avisant des décisions et des motifs sous-jacents, les conflits d’intérêts et les préjugés, et l’évaluation des titres de compétences des réfugiés. L’Ordre a également formé son personnel à la prestation de services téléphoniques et fourni un manuel d’accompagnement pour veiller à ce que les auteurs d’une demande, les membres de l’Ordre et le public obtiennent des réponses courtoises, cohérentes et exactes à leurs questions.

L’Ordre a informé le BCE que son service d’inscription a entrepris une refonte de ses activités. Le personnel chargé de l’inscription participe étroitement à l’élaboration de nouvelles procédures et ressources administratives, notamment celles en lien avec le traitement des demandes. Lors de la phase finale de réorganisation, l’Ordre prévoit la mise en œuvre d’un plan de formation visant à préparer l’ensemble du personnel aux changements qui en découleront. Outre ce plan de formation, il pourrait s’avérer utile pour l’Ordre d’élaborer des documents de référence et des ressources que le personnel concerné pourra consulter ultérieurement selon les besoins.

Suggestions d’amélioration continue

Élaborer des documents de référence et des ressources de formation et les mettre à la disposition du personnel participant à l’évaluation des titres de compétences et des décisions en matière d’inscription.

Pratique exemplaire

Proposer une formation sur la prestation de services téléphoniques et compiler un manuel d’accompagnement à l’intention du personnel pour veiller à ce que les auteurs d’une demande, les membres de l’Ordre et les autres parties prenantes obtiennent des réponses cohérentes et exactes à leurs questions.

2. L’organisme de réglementation aborde les notions d’objectivité et d’impartialité au cours de la formation qu’il fournit aux évaluateurs et aux décideurs. [Objectivité, impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation détermine à quel moment les membres du personnel et les bénévoles, nouveaux et anciens, ont besoin d’être formés et offre la formation en conséquence. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. Obligation spécifique — Accès aux documents (dossiers)

LAEPRMAO, art. 12

1. L’organisme de réglementation fournit à chaque auteur d’une demande accès à son dossier de demande. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Pratique exemplaire

Conserver les dossiers inactifs ouverts pendant trois ans afin que les auteurs d’une demande puissent présenter une nouvelle demande d’inscription sans devoir fournir à nouveau les renseignements ou les documents justificatifs déjà versés au dossier.

3. Si l’accès aux dossiers nécessite de payer des droits, l’organisme de réglementation examine les droits exigés pour s’assurer que leur montant ne dépasse pas celui du recouvrement des coûts raisonnables. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

Commentaires du BCE

L’Ordre ne demande le paiement d’aucun droit au titre de l’accès aux dossiers. Toutefois, le BCE constate que l’Ordre ne le précise pas dans ses renseignements à l’intention des auteurs d’une demande.

Suggestions d’amélioration continue

Indiquer dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande que l’accès à leur dossier est gratuit.

Obligation générale

LAEPRMAO, partie II, art. 6

Transparence

  • Maintien de l’ouverture
  • Importance de donner accès aux renseignements sur l’inscription, d’assurer leur suivi et de les mettre à jour
  • Communication claire avec les auteurs d’une demande au sujet de leur statut
Résultat de l’évaluation

L’Ordre prend diverses mesures pour adopter des pratiques d’inscription transparentes. Pour aller encore plus loin, le BCE a formulé cinq suggestions d’amélioration continue. Trois pratiques exemplaires ont aussi été identifiées.

Ouverture

L’Ordre met en œuvre différentes mesures pour permettre aux parties intéressées de comprendre le déroulement du processus d’inscription et les modalités de prise des décisions en la matière. En voici la liste :

  • il communique des renseignements sur les prochaines réunions du Conseil et les élections à venir, et publie un compte rendu des réunions reprenant les principales mises à jour et approbations du Conseil;
  • il publie des renseignements sur la structure de responsabilisation régissant les fonctions intervenant en matière d’inscription et d’appels, y compris le nombre de membres du public nommés dans chaque comité;
  • il fournit sur son site Web des renseignements détaillés et des documents sur les exigences et les processus d’inscription, notamment des formulaires et des guides d’inscription, une foire aux questions et des ordinogrammes décrivant les voies d’accès à l’inscription;
  • il élabore, en collaboration avec Expérience Globale Ontario, des ressources en matière d’éducation de la petite enfance à l’intention des personnes formées à l’étranger qui s’installent en Ontario;
  • il mène une enquête semestrielle sur l’accès à la profession afin de recueillir la rétroaction des jeunes diplômés sur leur expérience en ce qui concerne leur demande d’adhésion à l’Ordre, leur recherche d’emploi, l’évolution de leur carrière et leur satisfaction professionnelle;
  • il recueille la rétroaction des parties prenantes externes, à l’occasion d’activités telles que les groupes de concertation, afin d’éclairer l’élaboration et la révision des politiques, procédures et exigences en vigueur en matière d’inscription;
  • il met en œuvre une stratégie de communication visant à renforcer et à diversifier ses interactions avec les parties prenantes intéressées;
  • il diffuse une revue semestrielle dédiée à l’actualité de l’Ordre et du secteur de l’éducation de la petite enfance;
  • il élabore une politique relative aux médias sociaux (« Social Media Policy ») qui oriente ses interactions avec le public sur diverses plateformes de ce type, y compris YouTube et Twitter;
  • il modifie son site Web pour améliorer la compatibilité avec les tablettes et les téléphones intelligents.

Il est évident que l’Ordre a déjà mis en place bon nombre de structures et de mécanismes favorisant la transparence. Toutefois, pour encore plus de clarté, il pourrait envisager de publier les trousses pour les réunions du Conseil sur son site Web, à la rubrique « Council Meeting Highlights » (Compte rendu des réunions du Conseil) afin que les parties prenantes intéressées puissent y avoir accès.

Le BCE a également constaté dans le dernier rapport d’enquête sur l’accès à la profession que l’Ordre ciblait uniquement les membres inscrits diplômés d’un programme d’enseignement postsecondaire en éducation de la petite enfance approuvé en Ontario. Il pourrait s’avérer utile pour l’Ordre d’élargir la portée de cette enquête afin de recueillir la rétroaction des auteurs d’une demande ayant suivi des programmes pédagogiques non accrédités.

Accès

L’Ordre veille à ce que les auteurs d’une demande aient accès aux renseignements pertinents de manière appropriée et au moment où ils en ont besoin pour prendre les mesures adéquates dans le cadre du processus d’inscription. À titre d’exemple, l’Ordre met à disposition sur son site Web des renseignements sur les organismes tiers avec lesquels l’auteur d’une demande est susceptible d’entrer en contact aux fins de son inscription, ainsi que sur les étapes du processus que les auteurs d’une demande peuvent mener à bien avant leur arrivée au Canada. L’Ordre a également mis en œuvre un système d’auto-évaluation dans le cadre du processus d’évaluation individuelle. Le formulaire d’auto-évaluation permet aux auteurs d’une demande de mieux comprendre les critères employés par l’Ordre pour évaluer leurs titres de compétences au regard des résultats d’apprentissage de la formation professionnelle dans le cadre du processus d’inscription.

Clarté

L’Ordre prend des mesures pour communiquer avec les auteurs d’une demande tout au long du processus d’inscription et pour veiller à ce que les renseignements fournis soient complets, précis et faciles à comprendre. À titre d’exemple, l’Ordre :

  • a récemment révisé ses documents d’inscription et ses éléments de communication avec les auteurs d’une demande pour en améliorer la clarté et la lisibilité et pour mettre en exergue les points pertinents;
  • a instauré un système permettant au personnel chargé de l’inscription d’informer rapidement les auteurs d’une demande du statut de leur dossier tout au long du processus d’inscription;
  • envoie des rappels aux auteurs d’une demande en cas de documents manquants jusqu’à ce que leur dossier soit complet.

Bien que l’Ordre ait mis en œuvre des mesures visant à garantir la clarté et la lisibilité des renseignements à l’intention des auteurs, le BCE a relevé un domaine dans lequel il lui reste des efforts à faire pour renforcer la transparence. Les documents de l’Ordre à l’intention des auteurs d’une demande mentionnent les droits et frais liés aux processus d’inscription et d’appel.

Toutefois, ces renseignements ne précisent pas les coûts qu’engendre le processus d’évaluation individuelle, notamment les coûts inhérents à l’évaluation des diplômes et des compétences linguistiques, ainsi qu’à la traduction des documents demandés. À des fins de transparence, le BCE suggère à l’Ordre de prévoir une page Web dédiée au barème des droits et frais d’inscription incluant l’ensemble des coûts susceptibles de s’appliquer.

L’Ordre a informé le BCE des mesures prises pour que les dossiers inactifs ne restent plus ouverts pendant deux ans, mais seulement pendant six mois. Les auteurs d’une demande qui ne donnent pas suite aux demandes de renseignements et de justificatifs de l’Ordre dans le respect des processus en place et des délais impartis recevront une proposition de refus d’accréditation. Le BCE n’a observé aucune exclusion ni aucun obstacle découlant de cette modification du processus d’inscription; toutefois, il sera important de surveiller sa mise en œuvre pour garantir qu’elle n’a pas de conséquence involontaire à l’égard des auteurs d’une demande.

Suggestions d'amélioration continue

Mettre à disposition sur son site Web les trousses pour les réunions du Conseil, y compris l’ordre du jour et les documents d’appui, afin que les parties prenantes intéressées puissent y avoir accès.

Élargir la portée de l’enquête sur l’accès à la profession afin de recueillir la rétroaction de groupes diversifiés d’auteurs d’une demande et de membres de l’Ordre.

Mettre sur pied un groupe consultatif communautaire afin d’obtenir l’avis du public en continu sur les discussions relatives aux principales politiques et pratiques d’inscription. Tenir compte de la voix et du point de vue de divers membres de la collectivité, notamment les personnes francophones, autochtones et formées à l’étranger.

Mettre au point un barème en ligne des droits et frais d’inscription incluant d’autres coûts connexes que l’auteur d’une demande peut être amené à payer pour mener à bien le processus. Prévoir une référence à ce barème dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande et les documents d’inscription.

Élaborer et mettre en œuvre des lignes directrices ou d’autres documents de ce type à l’intention du personnel et des décideurs afin d’expliquer comment informer les auteurs d’une demande des risques de retard du processus d’inscription et des dates estimées de prise de décision lorsqu’un retard est inévitable.

Pratiques exemplaires

Élaborer une politique relative aux médias sociaux (« Social Media Policy ») pour expliquer les modalités d’interaction de l’Ordre avec le public sur ce type de plateforme.

Améliorer la clarté et l’accessibilité des renseignements concernant le processus d’évaluation individuelle qui sont mis à disposition sur le site Web de l’Ordre et dans les documents d’inscription remis aux auteurs d’une demande. L’Ordre a notamment :

  • compilé l’ensemble du contenu dédié au processus d’évaluation individuelle sur une seule page Web afin de faciliter la navigation;
  • harmonisé la foire aux questions avec ses documents d’inscription;
  • étoffé le guide d’évaluation individuelle à l’intention des auteurs d’une demande à l’aide de renseignements sur le processus et les documents justificatifs requis;
  • mis au point un organigramme aidant les auteurs d’une demande à déterminer si le processus d’évaluation individuelle s’applique dans leur cas.

Mettre en œuvre un outil d’auto-évaluation permettant aux auteurs d’une demande de mieux comprendre les critères employés par l’Ordre pour évaluer leurs titres de compétences au regard des résultats d’apprentissage de la formation professionnelle dans le cadre du processus d’évaluation individuelle.

Objectivité

  • Conception de critères et de procédures fiables et valides
  • Surveillance et suivi des obstacles à la validité et à la fiabilité
Résultat de l’évaluation

L’Ordre prend les différentes mesures suivantes pour faire preuve d’objectivité dans le cadre de son processus d’inscription :

Fiabilité

Pour assurer la fiabilité de ses décisions en matière d’inscription, l’Ordre :

  • donne accès à un éventail de documents stratégiques qui aident les décideurs à interpréter les justificatifs fournis par les auteurs d’une demande en fonction des exigences et des critères d’inscription;
  • documente la marche à suivre pour garantir la prise de décisions cohérentes et fiables en matière d’évaluation et d’inscription;
  • emploie un système de saisie des demandes ainsi que des listes de vérification afin de consigner les exigences satisfaites ou non par les auteurs d’une demande;
  • assure la formation requise pour garantir que les décideurs ont une compréhension commune de leur rôle et de leurs responsabilités, des exigences applicables à chaque étape du processus d’inscription et de leur finalité.

Validité

L’Ordre prend également différentes mesures pour assurer la validité de ses décisions en matière d’inscription. À titre d’exemple, l’organisme de réglementation :

  • prévoit l’examen des demandes par des pairs et tient des réunions de groupe pour discuter des dossiers complexes;
  • réalise des vérifications croisées des décisions prises en matière d’évaluation et d’inscription tout au long du processus;
  • impose l’examen, par le bureau de la registrateure, de toutes les demandes évaluées avant que la décision finale ne soit prise concernant l’admissibilité des auteurs d’une demande dans le cadre du processus d’inscription.

Impartialité

  • Identification des préjugés, surveillance et prise de mesures correctives
  • Mise en œuvre de stratégies
Résultat de l’évaluation

L’Ordre met en œuvre des mesures permettant d’assurer l’impartialité de ses décisions en matière d’inscription.

Identification des préjugés

L’Ordre a pris des mesures pour aider ses décideurs à identifier les sources éventuelles de préjugés dans le cadre de son processus d’inscription. À titre d’exemple, l’Ordre :

  • a mis en œuvre une politique et des procédures officielles qui imposent aux membres de son personnel, de ses comités et de son Conseil de déclarer tout conflit d’intérêts potentiel;
  • a assuré la formation continue des membres de son personnel et de ses comités sur divers sujets, documentation à l’appui, notamment en ce qui concerne la gestion des différences culturelles, l’équité des pratiques et des procédures d’inscription et les conflits d’intérêts. Les documents de formation leur indiquent en outre quelle est la marche à suivre s’ils constatent une situation de partialité;
  • a proposé une formation complémentaire sur les préjugés et les droits de la personne aux membres du comité d’appel des inscriptions.

L’Ordre a également établi des lignes directrices à l’intention des membres de son personnel et de ses comités qui interdisent toute discrimination et soulignent les attentes et les procédures en matière d’identification, de lutte et d’atténuation des préjugés dans le cadre de ses pratiques d’inscription.

Stratégies

L’Ordre s’appuie sur les stratégies suivantes pour éviter et atténuer les situations de partialité dans le cadre de sa prise de décision :

  • il fonde ses évaluations et ses décisions en matière d’inscription sur des preuves documentées, y compris des documents tiers, le cas échéant;
  • il organise des groupes de discussion, des examens par des pairs et des examens à l’aveugle pour prendre ses décisions en matière d’évaluation et d’inscription;
  • il prend en compte les facteurs internes et externes susceptibles d’influer sur l’évolution de ses politiques et les répercussions possibles de ces changements sur les personnes concernées.

Suggestions d’amélioration continue

Donner aux membres de son personnel et de ses comités la possibilité de visionner le module d’apprentissage du BCE, Scénarios d’application de la législation sur l’accès équitable, d’en discuter et de mettre en œuvre les stratégies qui y sont décrites dans le cadre de leurs pratiques d’inscription et d’examen.

Équité

  • Garantie de l’équité en matière de fond
  • Garantie de l’équité de la procédure
  • Garantie de l’équité dans la relation
Résultat de l’évaluation

L’Ordre prend des mesures permettant de promouvoir l’équité dans le cadre de ses pratiques d’inscription.

Équité en matière de fond

L’Ordre prend les mesures suivantes pour promouvoir l’équité en matière de fond :

  • il propose un processus d’évaluation individuelle offrant aux auteurs d’une demande qui n’ont pas suivi l’équivalent d’un programme en éducation de la petite enfance auprès d’un collège d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario ou un programme approuvé par l’Ordre une solution de remplacement acceptable pour satisfaire aux exigences d’inscription;
  • il détermine si l’auteur d’une demande possède le niveau d’instruction requis au premier stade du processus d’évaluation individuelle;
  • il associe clairement chaque exigence d’inscription aux compétences ou au groupe de compétences spécifiques qui sont présentés dans ses renseignements à l’intention des auteurs d’une demande et ses documents d’inscription;
  • il examine et met à jour les documents stratégiques ayant trait au processus d’inscription (politiques en matière de compétence linguistique et de conduite professionnelle, par exemple) afin d’harmoniser les critères et de proposer aux auteurs d’une demande des solutions de remplacement pour satisfaire aux exigences;
  • il passe régulièrement en revue ses exigences en matière d’inscription afin de veiller à ce qu’elles restent valables et nécessaires à la pratique de la profession d’éducateur ou d’éducatrice de la petite enfance en Ontario.

Depuis peu, les demandes de révision et de réexamen des décisions d’inscription sont payantes. Si l’Ordre a justifié la mise en place de ces droits, le BCE suggère de mener une analyse approfondie à l’avenir pour s’assurer que cette mesure n’empêche pas les auteurs d’une demande de faire valoir leur droit en la matière. Par souci d’équité, l’Ordre pourrait envisager le remboursement des droits versés si la décision est cassée à l’issue d’une révision ou d’un réexamen.

L’Ordre a informé le BCE que le ministère de l’Enseignement supérieur et de la Formation professionnelle (MESFP) a entamé en 2017 un examen des normes relatives aux programmes d’enseignement conduisant à l’obtention d’un diplôme en éducation de la petite enfance dispensés par les collèges d’arts appliqués et de technologie de l’Ontario. Lors du premier cycle de consultations des parties prenantes organisé par le MESFP, l’Ordre a présenté un rapport dans lequel il formule huit recommandations concernant les nouvelles normes de programmes en cours d’élaboration. Toute modification des normes de programmes apportée par le MESFP sera reflétée par la mise à jour des exigences et des règlements de l’Ordre en matière d’inscription. Le BCE comprend qu’en cas de modification, l’Ordre procèdera à l’examen de ses politiques et procédures afin de cerner et de prendre en compte tout impact consécutif de la nouvelle exigence pour les auteurs d’une demande. Si certaines modifications s’avèrent nécessaires et pertinentes à l’issue de cet examen, il est important que l’Ordre les mette en œuvre de façon transparente, objective, impartiale et équitable. Le BCE continuera de suivre la situation et se tient à la disposition de l’Ordre pour tout avis consultatif sur la question.

Équité de la procédure

L’Ordre prend les mesures suivantes pour favoriser l’équité de la procédure dans le cadre de ses pratiques d’inscription :

  • il met en avant les démarches que les auteurs d’une demande peuvent accomplir à l’extérieur du Canada afin de lancer le processus d’inscription;
  • il redéfinit ses activités et rationalise le traitement des demandes d’inscription, y compris les étapes du processus d’évaluation individuelle;
  • il réalise des vérifications croisées des résultats d’évaluation à divers stades du processus et prévoit la finalisation des décisions en matière d’inscription par le bureau de la registrateure;
  • il favorise la diversité et la représentation au sein de ses comités, ainsi qu’à la présidence des comités.

Dans le cadre du processus d’évaluation individuelle, l’Ordre évalue l’expérience professionnelle des auteurs d’une demande dans le domaine de l’éducation de la petite enfance au titre de l’exigence de stage. À ce titre, l’expérience professionnelle des auteurs d’une demande doit être validée par un superviseur. L’Ordre transmet un formulaire à remplir aux responsables de la validation. Auparavant, la présentation de lettres de recommandation permettait de satisfaire à cette exigence. L’Ordre met un guide à la disposition des responsables de la validation sur son site Web, mais les auteurs d’une demande n’ont pas accès au formulaire de validation de l’expérience professionnelle. Pour veiller à ce que cette pratique n’aboutisse pas, sans que cela se justifie, à l’exclusion ou à la restriction d’accès des auteurs d’une demande formés dans des territoires de compétence où le français et l’anglais ne sont pas les langues de travail, il pourrait s’avérer utile pour l’Ordre que les auteurs d’une demande puissent accéder à ce formulaire en ligne. Ainsi, ces derniers auront la possibilité de clarifier certains points et d’aider les responsables de la validation, si besoin, à démontrer le respect de cette exigence.

Dans le cadre du processus d’évaluation individuelle, l’Ordre impose également aux auteurs d’une demande de fournir une description détaillée de chaque cursus de formation suivi. Auparavant, une brève description était acceptée; toutefois, l’Ordre a déclaré que les renseignements ainsi fournis ne permettaient qu’une évaluation limitée. Si le BCE reconnaît l’importance de mener une évaluation individuelle exhaustive, il suggère à l’Ordre d’étudier les répercussions que la modification des exigences et procédures d’inscription est susceptible d’avoir sur les auteurs d’une demande (par exemple, coûts supplémentaires et délai de traitement des demandes plus long).

Comme indiqué précédemment dans ce rapport, le BCE a conscience que l’Ordre s’efforcera de raccourcir les délais généraux du processus d’évaluation individuelle dans le cadre de la refonte des activités de son service d’inscription. Le BCE appuie ces efforts et encourage l’Ordre à poursuivre la surveillance de ses processus et à mettre en œuvre des stratégies permettant de raccourcir encore ces délais.

Équité dans la relation

L’Ordre prend les mesures suivantes pour garantir l’équité dans la relation aux auteurs d’une demande :

  • il prend en compte les demandes des candidats à l’inscription qui souhaitent fournir des documents de remplacement lorsqu’ils ne peuvent pas obtenir les documents demandés pour des motifs indépendants de leur volonté, conformément à la politique relative aux documents non disponibles (« Policy regarding Unavailable Documents »);
  • il propose un service à la clientèle accessible aux personnes handicapées et forme son personnel sur les exigences de la LAPHO, des normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, du Règlement et du Code des droits de la personne, conformément à sa politique sur les normes d’accessibilité (« Accessibility Standards Policy »).

Suggestions d'amélioration continue

Rembourser les droits versés par les auteurs d’une demande si la décision en matière d’inscription est cassée à l’issue du processus de révision ou de réexamen.

Inclure le formulaire de validation de l’expérience professionnelle dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande qui font l’objet d’un processus d’évaluation individuelle, à des fins de transparence.

Prendre les mesures nécessaires pour étudier et surveiller l’impact des modifications apportées aux exigences et procédures d’inscription dans le cadre du processus d’évaluation individuelle afin de vérifier si elles ont pour effet d’exclure ou de restreindre l’accès de certains groupes de candidats à l’inscription.

Pratique exemplaire

Proposer le processus d’évaluation individuelle aux auteurs d’une demande qui ne disposent pas de titres de compétences équivalents ou qui n’ont pas suivi un programme approuvé par l’Ordre, à titre de solution de remplacement pour satisfaire aux exigences d’inscription. La première phase du processus indique aux auteurs d’une demande s’ils satisfont aux exigences minimales d’inscription à l’Ordre en matière de titres de compétences. Si ce n’est pas le cas, ils ne sont pas tenus d’aller jusqu’au bout du processus.

Élargir les possibilités proposées aux auteurs d’une demande pour satisfaire à l’exigence d’inscription relative à la compétence linguistique en révisant sa politique relative à la compétence linguistique (« Policy regarding Language Fluency »).

Élaborer et mettre en œuvre la politique relative aux documents non disponibles (« Policy regarding Unavailable Documents ») afin d’orienter les décideurs dans la prise en compte des demandes des candidats à l’inscription qui souhaitent fournir des documents de remplacement lorsqu’ils ne peuvent pas obtenir les documents demandés pour des motifs indépendants de leur volonté.

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Contexte


Méthodes d’évaluation

Les évaluations se fondent sur le Guide d'évaluation des pratiques d'inscription : Pour les professions réglementées et métiers à accréditation obligatoire et les ordres de réglementation des professions de la santé. Ce guide présente les pratiques d'inscription relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.

Dans le cadre des pratiques d’un organisme de réglementation, le respect des obligations spécifiques prévues par la législation sur l’accès équitable peut être évalué de façon directe. En revanche, l’obligation générale a une portée très vaste et les principes qu’elle énonce (transparence, objectivité, impartialité et équité) ne sont pas définis par la législation.

C'est pourquoi les pratiques sont évaluées différemment, selon qu'elles relèvent des obligations spécifiques ou de l'obligation générale (reportez-vous à la Stratégie d'amélioration continue).

Obligations spécifiques

Le BCE est en mesure de déterminer précisément si un organisme de réglementation apporte la preuve qu’il respecte les pratiques relevant des obligations spécifiques mentionnées dans le guide d’évaluation. Par conséquent, le BCE délivre l’un des résultats d’évaluation suivants pour chaque pratique relevant des obligations spécifiques :

  • Respect manifeste : tous les éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
  • Respect partiellement manifeste : certains (mais pas la totalité) des éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
  • Respect non manifeste : aucun des éléments requis dans le cadre de cette pratique n’est présent ou pris en compte.
  • Sans objet : cette pratique ne s’applique pas aux pratiques d’inscription de l’Ordre.

Obligation générale

Au vu des nombreux mécanismes permettant à un organisme de réglementation d’apporter la preuve que ses pratiques respectent dans l’ensemble les principes de l’obligation générale, le BCE formule des commentaires à ce sujet, au lieu de délivrer des résultats d’évaluation. Pour la même raison, ces commentaires d’évaluation portent sur le fond, et non sur la forme.

Pour obtenir des renseignements sur l’interprétation par le BCE des principes relevant de l’obligation générale et sur les pratiques servant de ligne directrice aux évaluations du BCE, consultez le site Web du BCE.

Pratiques exemplaires et recommandations

Le cas échéant, le BCE recense les pratiques exemplaires ou formule des recommandations d’amélioration au regard des obligations spécifiques et de l’obligation générale.

Sources

Les résultats d’évaluation, les commentaires, les pratiques exemplaires et les recommandations se fondent sur les renseignements fournis par l’organisme de réglementation. Le BCE produit le rapport d’évaluation en partant du principe que ces renseignements sont exacts. Le BCE compile les renseignements sur l’inscription provenant de diverses sources, notamment :

  • les rapports sur les pratiques d’inscription équitables, les vérifications, les rapports sur l’examen du processus d’accès à la profession ou au métier et les réunions annuelles;
  • a documentation de l’organisme de réglementation, à savoir :
    • le site Web,
    • les politiques, les procédures, les lignes directrices et les modèles de documents connexes à l’intention des auteurs d’une demande,
    • les règles et les règlements,
    • les mécanismes de vérification interne et de présentation de rapports,
    • les ententes conclues avec des tiers et les documents de suivi ou rapports connexes, et
    • les mécanismes d’évaluation des titres de compétences et les documents connexes;
  • les questions/demandes ciblées portant sur une pratique ou un principe en particulier dont le respect doit être démontré par l’organisme de réglementation.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le cycle d'évaluation, le processus d'évaluation et les obligations prévues par la législation, consultez la Stratégie d'amélioration continue.

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References

  1. ^ Sont incluses les pratiques suivantes figurant dans le Guide d’évaluation des pratiques d’inscription : toutes les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, la pratique no 3 en matière de réexamen ou appel interne, la pratique no 1 en matière de renseignements sur le droit d’appel, la pratique no 1 en matière de preuves des titres de compétences, la pratique no 1 en matière d’évaluation des titres de compétences, la pratique no 2 en matière d’accès aux documents (dossiers) et les pratiques nos 4 à 11 en matière de transparence.
  2. ^ Remarque : Les suggestions d’amélioration continue figurent uniquement dans le rapport détaillé. Les suggestions d’amélioration ne constituent pas des recommandations sur les mesures à prendre pour démontrer l’application d’une pratique, mais sont formulées dans le seul but d’indiquer des domaines qu’un organisme de réglementation peut envisager d’améliorer à l’avenir.

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