I. Introduction

Dans le présent document, le Bureau du commissaire à l'équité (BCE) donne des renseignements et des conseils aux ordres de réglementation des professions de la santé (ci‑après les « ordres des professions de la santé ») pour les aider à :

• comprendre comment le BCE évaluera leur conformité avec les obligations légales énoncées aux articles 22.1 à 22.11 du Code des professions de la santé, de l'annexe 2 de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (ci‑après la « LPSR » ou le « Code »);
• adopter les meilleures pratiques connexes en leur sein.

En cas de conflit entre le présent document de référence et toute loi, les dispositions de la loi pertinente ont préséance.

Le cadre législatif de l'Ontario en matière d'accès équitable est établi dans deux lois provinciales, soit la Loi de 2006 sur l'accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (Loi de 2006), qui régit 16 professions non réglementées de la santé ainsi que Métiers spécialisés Ontario, et la LPSR, qui s'applique aux 26 ordres des professions de la santé autonomes. Lorsque la Loi de 2006 best entrée en vigueur en 2006, elle a également modifié la LPSR en incorporant des dispositions similaires, mais non identiques, dans le Code des professions de la santé (annexe 2).

Les deux régimes législatifs sont de nature assez semblable. Par exemple, les deux lois imposent aux organismes de réglementation l'obligation de mettre en place des pratiques d'inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables (article 6 de la Loi de 2006 et article 22.2 de l'annexe 2 de la LPSR) et de conférer au commissaire à l'équité certaines fonctions prescrites [paragraphe 13 (3) de la Loi de 2006 et paragraphe 22.5 (1) de la LPSR]. Il existe d'autres dispositions de nature semblable, mais celles‑ci ne contiennent pas le même libellé. Par ailleurs, dans d'autres cas, il existe des différences substantielles dans le libellé et une loi peut contenir des obligations qui ne sont pas énoncées dans l'autre.

Voici quelques différences de fond concernant le pouvoir du commissaire à l'équité de rédiger des ordonnances, le traitement des appels, les exigences en matière de délais pour les décisions d'inscription et l'obligation de l'organisme de réglementation d'inscrire un nombre suffisant de professionnels qualifiés.

• En vertu de l'article 26 de la Loi de 2006, le commissaire à l'équité a le pouvoir de délivrer des ordonnances de conformité à un organisme de réglementation professionnel. Le commissaire n'exerce pas un mandat semblable en vertu de la LPSR.
• Toutefois, en vertu de l'alinéa 22.5 (1) h) de l'annexe 2, le commissaire peut donner des conseils et faire des recommandations au ministre de la Santé, notamment à propos des mesures qu'un ordre peut prendre ou s'abstenir de prendre en ce qui concerne une contravention qu'il a commise si le commissaire à l'équité conclut qu'il n'a pas observé les exigences que lui imposent les articles 22.2 à 22.11 de la LPSR.
• En ce qui concerne les appels, en vertu de l'article 21 de l'annexe 2 de la LPSR, les auteurs d'une demande qui contestent une ordonnance du comité d'inscription d'un ordre des professions de la santé ont le droit d'interjeter appel de la décision auprès de la Commission d'appel et de révision des professions de la santé (CARPS), un organisme indépendant. En revanche, la Loi de 2006 ne prévoit pas de droit d'appel auprès d'un tribunal indépendant. Au contraire, en vertu du paragraphe 9 (1) de la Loi de 2006, une profession réglementée est seulement tenue d'offrir un réexamen ou un appel interne dans un délai raisonnable.
• En ce qui concerne les décisions rendues en temps opportun, en vertu du paragraphe 5 (4) du Règlement 261/22 pris en vertu de la Loi de 2006, qui entrera en vigueur le 1^er juillet 2023, une profession réglementée doit fournir aux personnes formées à l'étranger une communication écrite de la décision d'inscription, accompagnée des motifs par écrit de cette décision, dans les six mois suivants la réception de la demande, ainsi que tout document dont l'organisme de réglementation a besoin pour prendre cette décision. L'organisme de réglementation doit respecter cette norme dans 90 % des cas.
• L'alinéa 43 (1) h.0.1) de la LPRS, de son côté, confère au ministère de la Santé le pouvoir d'exiger que le registrateur et le comité d'inscription prennent des décisions en matière d'inscription dans un délai raisonnable. Un règlement comme celui pris en vertu de la Loi de 2006 n'a pas été adopté pour les ordres de réglementation des professions de la santé.
• Enfin, l'article 2.1 de l'annexe 2 de la LPSR stipule : « [i]l incombe à l'ordre de travailler en consultation avec le ministre pour veiller à ce que, dans l'intérêt public, la population de l'Ontario ait accès à un nombre suffisant de membres d'une profession de la santé réglementée qui soient qualifiés et compétents ». La Loi de 2006 ne contient pas de disposition analogue.

En raison des différences dans le contenu des deux lois, le BCE a déterminé qu'il serait plus simple pour les lecteurs qu'il publie deux guides distincts sur les obligations prescrites par la législation et de meilleures pratiques d'inscription équitables. La présente version porte sur les obligations des ordres de réglementation des professions de la santé telles qu'elles sont énoncées dans les dispositions pertinentes de la LPSR. Un document distinct pour les professions réglementées non liées à la santé et les métiers à accréditation obligatoire se trouve en cliquant Guide des obligations prescrites par la législation et des meilleures pratiques-Professions réglementées et métiers obligatoires.

L'objectif du présent guide est double :

• donner aux ordres de réglementation des professions de la santé des renseignements et des conseils qui leur permettront de mieux comprendre comment se conformer à leurs obligations aux termes des articles 22.2 à 22.11 du Code;
• doter le personnel du BCE d'un outil qui l'aidera à évaluer la mesure dans laquelle un ordre de réglementation des professions de la santé se conforme à ses obligations légales.

En outre, le présent guide renvoie aux dispositions du Code (articles 2.1, 15, 16, 18, 20 et 86) qui se rapportent à l'inscription des candidats. Bien que ce soit le ministère de la Santé qui ait le pouvoir de surveiller le respect de ces dispositions, et non le BCE, ce contenu est inclus par souci d'exhaustivité et parce que ces exigences sont liées aux obligations en matière d'accès équitable énoncées aux articles 22.1 à 22.11 du Code. Ces documents ont pour but de fournir une grille d'analyse de l'accès équitable à travers laquelle les ordres de réglementation des professionnels de la santé peuvent évaluer dans quelle mesure ils respectent ces obligations connexes.

Le présent guide se substitue à plusieurs documents antérieurs du BCE publiés en 2016[1]. Il convient de le lire en parallèle des principes de réglementation modernes du BCE, publiés en avril 2021 en accompagnement du Cadre de conformité axé sur le risque. Ces documents, qui se trouvent en cliquant Documents du BCE liés à la conformité, forment la base sur laquelle reposera la collaboration du BCE avec les ordres de réglementation des professions de la santé dans le but d'améliorer les résultats en matière d'inscription pour tous les candidats, y compris les personnes formées à l'étranger.

Le BCE estime que ces résultats seront améliorés lorsque les ordres des professions de la santé mettront en œuvre des processus modernes et efficaces, rendront des décisions d'inscription de grande qualité, cohérentes et équitables, et s'engageront à adopter les meilleures pratiques. Le BCE croit qu'il existe plusieurs objectifs clés qui permettront de définir le succès d'un ordre des professions de la santé en ce qui concerne la création d'un processus d'inscription équitable. Ceux‑ci comprennent les délais moyen et maximal nécessaires pour rendre les décisions en matière d'inscription ainsi que le pourcentage de candidats formés à l'étranger qui parviennent à s'inscrire. Ces mesures sont particulièrement importantes étant donné les pénuries de professionnels de la santé dans plusieurs secteurs clés de la province.

Comme indiqué précédemment, les obligations légales que les organismes de réglementation doivent respecter en ce qui concerne leurs processus d'inscription sont énoncées à l'annexe 2 de la LPSR. Le BCE partage avec le ministère de la Santé la responsabilité de la surveillance, de la conformité et de l'application des obligations énoncées aux articles 22.2 à 22.11 de l'annexe.

En termes généraux, les obligations légales, pour lesquelles le BCE exerce une telle surveillance de la conformité, peuvent être divisées par thème comme suit :

• fournir des renseignements aux candidats,
• préciser les documents que les candidats doivent fournir à l'ordre des professions de la santé pour qu'il évalue leurs compétences et les autres documents qui peuvent être acceptables,
• veiller à ce que les décisions d'évaluation prises par un ordre des professions de la santé ou un fournisseur de services tiers soient transparentes, objectives, impartiales et équitables,
• offrir une formation aux particuliers qui prennent les décisions en matière d'évaluation et d'inscription;

• veiller à ce que ses pratiques d'inscription soient transparentes, objectives, impartiales et équitables, notamment en ce qui concerne la pertinence et la nécessité de ses exigences en matière d'inscription, la rapidité de ses décisions d'inscription et le caractère raisonnable des droits facturés aux candidats,
• assurer sa conformité avec les articles 15 à 22.11 de l'annexe 2 de la LPSR,
• respecter les obligations en matière de production de rapports périodiques de l'ordre des professions de la santé au BCE au moyen du rapport sur les pratiques d'inscription équitables,
• effectuer les vérifications périodiques que le commissaire à l'équité peut ordonner à l'ordre des professions de la santé.

Comme il a été mentionné précédemment, certaines dispositions relatives au processus d'inscription sont énoncées à l'extérieur des articles 22.2 à 22.11 de l'annexe 2, où les responsabilités de surveillance relèvent plutôt du ministère de la Santé. Afin de fournir aux ordres des professions de la santé une liste exhaustive de leurs obligations légales, le guide renvoie aux articles 2.1, 15, 16, 18, 20 et 86 de l'annexe 2 et offre quelques commentaires à ce sujet.

Dans le cadre du présent Guide des obligations prescrites par la législation et des meilleures pratiques d'inscription équitables (ci‑après le « guide »), le BCE déterminera, au besoin, les mesures que, selon lui, les ordres des professions de la santé devraient prendre pour s'acquitter de ces obligations légales. Le principal objectif du guide est de clarifier la façon dont les ordres des professions de la santé doivent se conformer aux différentes exigences légales.

En complément de ces obligations légales, le présent document renferme une liste des meilleures pratiques d'inscription équitables. Le BCE estime que ces approches seront à même d'améliorer considérablement la qualité, le caractère opportun et l'équité des décisions en matière d'inscription. Dans l'ensemble, elles reposent en outre sur les principes d'excellence des services à la clientèle.

La distinction entre obligations légales et meilleures pratiques est primordiale. Les ordres de réglementation des professions de la santé sont tenus de se conformer à leurs obligations légales, il s'agit d'une question d'ordre juridique. Tout manquement pourrait entraîner des conséquences coercitives. Les obligations légales peuvent être considérées comme les composantes essentielles d'un cadre de conformité en matière de pratiques d'inscription équitables. Pour leur part, les meilleures pratiques constituent des approches que les ordres des professions de la santé peuvent choisir d'adopter pour parfaire leur offre de services et leurs interactions avec les candidats.

À cet égard, le guide est conçu pour inciter les ordres des professions de la santé à réfléchir constamment à la façon d'intégrer les principes primordiaux que sont la transparence, l'objectivité, l'impartialité et l'équité dans leurs pratiques d'inscription courantes. En adoptant les meilleures pratiques, un ordre des professions de la santé peut faire preuve de leadership dans son secteur et embrasser plus pleinement des processus réglementaires modernes, équitables et tournés vers l'avenir.

Il convient également de noter que le choix et la mise en œuvre des meilleures pratiques diffèreront parfois d'un ordre des professions de la santé à l'autre, en fonction de la nature, d'une part, de leur mandat et de leurs processus opérationnels et, d'autre part, des professions dont ils ont la charge.

Il reste plusieurs points à aborder au sujet de ces pratiques d'inscription équitables. Tout d'abord, bien que le BCE puisse suggérer un cheminement précis pour atteindre un résultat désiré, il reconnaît que chaque ordre des professions de la santé est tributaire de circonstances singulières et qu'il peut y avoir différentes façons d'atteindre un objectif particulier. Il fera donc preuve d'un degré approprié de souplesse et de discrétion au moment de procéder à ses évaluations des pratiques d'inscription. En qualité d'organisme de réglementation moderne, le BCE adaptera ses activités d'évaluation de manière proportionnée, afin de se concentrer sur les risques et les possibilités d'améliorer les pratiques.

Troisièmement, le BCE fera référence, dans le présent guide, à certaines dispositions législatives, ou emploiera une certaine terminologie pour décrire ses conseils aux ordres des professions de la santé quant à la façon d'appréhender une obligation ou une pratique particulière en matière d'inscription équitable. Lorsque le BCE utilise le terme « doit », il est généralement lié à une obligation légale énoncée dans une loi. Il est associé à des obligations légales impératives.

Si le BCE emploie le terme « devrait », il signifie qu'il est d'avis qu'une approche ou activité particulière est souhaitable, sans toutefois être obligatoire. Toutefois, une telle activité ne serait pas obligatoire. Enfin, l'utilisation de termes comme « peut » indiquerait qu'un ordre des professions de la santé a une plus grande marge de manœuvre pour adopter un renseignement ou un conseil particulier.

Le BCE a l'intention de tenir cette liste des pratiques à jour. Le BCE prévoit examiner régulièrement le contenu afin de s'assurer qu'il demeure à jour. Le BCE considère ce recueil comme une ressource commune et invite les organismes de réglementation à l'aider à faire en sorte que ces suggestions restent opportunes, tournées vers l'avenir et pertinentes.

Bien que le BCE ait rédigé ce guide à certaines fins précises, les parties prenantes ont indiqué qu'il pourrait aussi servir à remplir d'autres objectifs. À titre d'exemple, le document pourrait également faire office d'outil précieux pour informer les nouveaux membres du conseil des principales responsabilités décrites dans la loi. Il pourrait en outre tenir lieu d'outil d'autoévaluation.

Veuillez noter que cette ressource a été préparée pour aider les ordres de réglementation des professions de la santé à comprendre leurs obligations en vertu des articles 22.2 à 22.11 du Code. Elle ne vise pas à remplacer le libellé de ces articles, et il faut toujours se reporter à la version officielle de la loi.

Il incombe aux ordres de réglementation des professions de la santé de veiller à ce qu'ils se conforment à la loi. Cette ressource ne constitue en aucun cas un avis juridique. Le BCE exercera son autorité en vertu du Code en fonction des faits qui sont établis. Cette ressource n'affecte en aucun cas le pouvoir discrétionnaire du BCE en la matière.

II. Organisation du guide

Le présent guide est organisé en trois parties. La partie I fait office d'introduction, tandis que la partie II explique aux ordres de réglementation des professions de la santé comment mettre le présent document en pratique pour concevoir des mesures et des procédures visant à satisfaire à leurs obligations prescrites par la législation. La partie III, cependant, constitue le cœur du document et contient les renseignements et les conseils du BCE à l'égard des obligations légales qui s'appliquent aux ordres de réglementation des professions de la santé.

Pour faciliter la lecture, la partie III est organisée en fonction des quatre catégories d'obligations légales énoncées à l'annexe 2 de la LPSR :

• l'obligation générale;
• les obligations spécifiques concernant :
• la communication de renseignements aux candidats,
• les documents que les candidats doivent fournir à l'ordre des professions de la santé pour évaluer leurs compétences et les documents de rechange qui peuvent être acceptables,
• l'évaluation des compétences des candidats par les ordres des professions de la santé ou des fournisseurs de services tiers,
• offrir une formation aux particuliers qui prennent les décisions en matière d'évaluation et d'inscription;
• les exigences en matière de communication de renseignements;
• les autres obligations liées à l'inscription.

Dans un souci de clarté pour les utilisateurs de ce guide, le BCE a également relié chaque obligation légale à la disposition correspondante dans la législation. Le guide donne ensuite les renseignements et les conseils du BCE concernant chaque disposition législative spécifique. Le document inclut également des renseignements sur la façon dont le BCE déterminera si un ordre des professions de la santé a prouvé qu'il se conforme à l'obligation légale en question et dans quelle mesure. À cet égard, le BCE présentera également les facteurs dont il tient compte pour formuler ses déterminations sur la conformité.

Chaque obligation légale est, à son tour, accompagnée d'un ou plusieurs exemples recommandés montrant comment les ordres des professions de la santé peuvent atteindre les résultats demandés. Le BCE dresse aussi une liste des meilleures pratiques pour aider les ordres des professions de la santé à respecter l'obligation générale de faire preuve de transparence, d'objectivité, d'impartialité et d'équité, prescrite par la loi.

La deuxième sous‑section de la partie III présente les exigences en matière de rapport vis‑à‑vis des ordres des professions de la santé, liées à la rédaction et au dépôt de leurs rapports sur les pratiques d'inscription équitables. Le contenu de cette section énonce :

• la nature des obligations légales particulières des ordres des professions de la santé, y compris les liens avec les articles pertinents de la LPSR;

• des commentaires sur la façon dont le BCE vérifiera si l'organisme satisfait à ces obligations.

La troisième section de la partie III énonce les obligations juridiques qu'un ordre des professions de la santé doit remplir s'il doit faire l'objet d'une vérification.

La quatrième section énonce d'autres exigences de la LPSR qui ne relèvent pas des dispositions relatives à l'accès équitable de l'annexe 2 de la Loi, mais qu'un ordre des professions de la santé doit néanmoins respecter dans l'exercice de ses fonctions liées à l'inscription des personnes. Le ministère de la Santé est chargé de superviser l'application de ces dispositions. En incluant ce contenu dans le guide, le BCE ne se substitue pas à cette autorité ni ne l'entrave. Ces documents sont fournis par souci d'exhaustivité et parce que ces obligations sont liées aux obligations d'accès équitable énoncées aux articles 22.1 à 22.11 du Code.

III. Obligations légales en vertu de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées

1.  Pratiques d'inscription équitables : Obligation générale.

Selon l'article 22.2 de la LPSR, chaque ordre de réglementation des professions de la santé :

La législation désigne cette obligation comme étant l'obligation générale. Les principes de transparence, d'objectivité, d'impartialité et d'équité sont intrinsèquement vastes par nature. En outre, la LPSR ne contient aucune définition de ces principes.

Bien que l'obligation générale constitue une obligation légale primordiale à part entière, les quatre principes intégrés fournissent aussi un fondement philosophique et un cadre d'interprétation à la mise en œuvre des obligations plus spécifiques figurant dans la loi.

Même si les tribunaux de l'Ontario n'ont pas eu l'occasion d'interpréter ces dispositions dans le contexte de la législation sur l'accès équitable, le BCE s'est employé à définir ces termes avec bon sens et simplicité. L'analyse ci‑dessous vise à communiquer les définitions de travail de ces principes ayant actuellement cours au BCE. Elles sont à considérer comme des aides à l'interprétation en langage clair.

Transparence

Faire preuve de transparence signifie que les instructions et les lignes directrices d'un ordre des professions de la santé doivent être claires, exactes et explicites. Ce niveau de clarté est nécessaire pour permettre aux candidats de suivre aisément les étapes obligatoires du processus d'inscription. La transparence requiert en outre des renseignements faciles à comprendre, avec des étapes claires pour permettre aux candidats de suivre leur progression vers le terme du processus d'inscription.

Objectivité

Faire preuve d'objectivité signifie que les outils, les critères d'évaluation, les procédures et les processus de formation d'un ordre des professions de la santé sont conçus pour accroître la cohérence dans la prise des décisions, tous candidats confondus. Un tel résultat devrait être obtenu indépendamment de la personne prenant la décision, du contexte particulier et/ou du fait que la décision soit prise par l'ordre des professions de la santé ou un fournisseur de services tiers. Enfin, les systèmes de prise de décisions devraient investir pour se doter d'arbitres bien formés et compétents, afin de favoriser la prise de décisions avisées, valides et fiables.

Impartialité

Faire preuve d'impartialité signifie qu'un organisme de réglementation doit prendre ses décisions selon un processus exempt de préjugés dont la présence pourrait se solder par des évaluations ou des décisions subjectives ou corrompues. Les conflits d'intérêts réels ou perçus, les idées reçues ou le manque de savoir‑faire culturel pourraient constituer des sources de préjugés. Il incombe à chaque ordre des professions de la santé de déceler les sources de préjugés et de prendre les mesures qui s'imposent pour garantir l'impartialité, lesquelles comprendraient normalement une formation et des procédures augmentées à suivre en cas de soupçon d'un problème de préjugé.

Équité

L'équité doit se trouver au cœur du processus d'inscription des candidats qui souhaitent rejoindre une profession de la santé. L'équité comporte plusieurs dimensions. Souvent de nature contextuelle, elle n'est pas toujours aisée à définir précisément. Elle peut également se superposer aux trois premiers principes analysés.

Dans son essence, l'équité signifie qu'un ordre des professions de la santé a besoin de définir les étapes à suivre et les documents à présenter par les candidats pour parvenir au terme du processus d'inscription. L'évaluation doit être rationnelle et honnête, et ne pas placer d'obstacles superflus et mal conçus sur le chemin de la réussite. Chaque personne devrait avoir les mêmes chances, peu importe son pays de formation ou son milieu d'origine. Le processus doit prévoir la possibilité d'un réexamen indépendant si la personne n'est pas d'accord avec une décision. Les personnes qui supervisent les processus devraient assumer leurs responsabilités dans un esprit de détermination, de sagesse et d'empathie.

2.  Pratiques d'inscription équitables : Obligations relatives à la communication de renseignements aux candidats, notamment des détails concernant la documentation qui doit accompagner une demande, l'évaluation des compétences des candidats et la formation des évaluateurs.

Les articles 22.3 et 22.4 de l'annexe 2 de la LPSR énoncent les obligations plus précises que les ordres de réglementation des professions de la santé doivent respecter pour se conformer à leurs exigences législatives.

Obligation no 1 : L'ordre des professions de la santé doit fournir aux candidats sur son site Web des renseignements sur ses exigences en matière d'inscription.

L'article 22.3 de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé satisfait à l'obligation n^o 1?

La liste des exigences de la loi est relativement explicite. La question essentielle est de savoir si l'ordre des professions de la santé fournit le type de renseignements prescrits aux candidats sur son site Web. Pour faire son évaluation, le BCE obtiendra la confirmation nécessaire à partir d'un examen du site Web, d'autres sources d'information publique et de discussions avec les représentants de l'ordre des professions de la santé.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à l'obligation n^o 1 :

Les exemples qui suivent montrent comment les ordres des professions de la santé peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette obligation afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• sur le site Web de l'ordre des professions de la santé, les renseignements sont organisés de telle sorte qu'ils sont faciles à trouver, rédigés en langage clair, exhaustifs et exacts;
• les renseignements sont disponibles en français;
• les renseignements sont présentés dans un format accessible, ou dans plusieurs formats, que les candidats peuvent consulter et suivre aisément;
• les documents comprennent des renseignements sur le pourcentage de candidats provenant de différentes administrations qui ont pu mener à bien le processus d'inscription au cours des cinq dernières années (ces renseignements sont conçus pour permettre aux candidats potentiels d'évaluer plus facilement, en tenant compte des risques, s'ils souhaitent rejoindre une profession de la santé en Ontario);
• les renseignements indiquent aux candidats à qui ils peuvent s'adresser s'ils ont besoin d'aide supplémentaire.

Obligation n^o 2 : L'ordre des professions de la santé doit fournir aux candidats des renseignements précisant quelles preuves des compétences doivent accompagner la demande.

Le paragraphe 22.4 (1) de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé satisfait à l'obligation n^o 2?

Il s'agit également d'une exigence explicite. Le BCE demandera à l'ordre des professions de la santé comment il communique les renseignements en question aux personnes qui présentent ou ont l'intention de présenter une demande en vue d'exercer la profession de la santé.

Dans le cadre de cette enquête, le BCE mène d'ordinaire un examen du site Web de l'ordre des professions de la santé pour confirmer que les renseignements exigés sont disponibles et aisément accessibles.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à l'obligation n^o 2 :

Les exemples qui suivent montrent comment les ordres des professions de la santé peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette obligation, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• Les renseignements que l'ordre des professions de la santé communique aux candidats potentiels doivent indiquer ce qui suit :
• le contenu figurant dans les preuves est organisé selon un format facile à suivre;
• le format dans lequel les preuves doivent être remises, y compris le format de traduction, le cas échéant;
• la méthode à utiliser pour envoyer les preuves à l'ordre des professions de la santé.
• La trousse d'information devrait également expliquer comment les candidats peuvent communiquer avec l'ordre pour trouver d'autres documents qui pourraient être acceptables au‑delà des exemples qui ont été publiés. (Ce renseignement est particulièrement important si les candidats ne peuvent pas obtenir les preuves exigées pour des motifs indépendants de leur volonté.)
• Les renseignements doivent être disponibles en français.
• L'ordre des professions de la santé devrait également permettre aux candidats de lui soumettre les preuves directement, plutôt que par l'intermédiaire d'un tiers, avec des garanties appropriées.

Le BCE encourage vivement les ordres des professions de la santé à adopter une approche équitable et généreuse en acceptant des preuves de remplacement lorsque les candidats font face à des difficultés considérables pour se les procurer, et que leur inscription n'est pas autrement contraire à l'intérêt général.

Les ordres des professions de la santé devraient constamment chercher à faciliter l'inscription des candidats compétents, et éviter de placer des obstacles superflus sur leur route.

Obligation n^o 3 : L'ordre des professions de la santé doit évaluer les compétences des candidats de façon transparente, objective, impartiale et équitable.

Le paragraphe 22.4 (2) de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé satisfait à l'obligation n^o 3?

L'évaluation des compétences des candidats constitue souvent la partie la plus critique du processus d'inscription. Les décisions concernant les compétences déterminent si une personne peut exercer la profession, si le processus connexe sera rapide et, le cas échéant, si elle doit prendre des mesures supplémentaires pour faire progresser sa demande.

Pour évaluer les compétences des candidats, de nombreux ordres des professions de la santé délèguent des parties de ce processus à des fournisseurs de services tiers (ci‑après les « tiers »). Que ce soit l'ordre des professions de la santé ou un tiers qui procède à l'évaluation des compétences, la loi exige que le processus soit effectué de façon transparente, objective, impartiale et équitable.

De plus, cette disposition exige que l'ordre des professions de la santé prenne « des mesures raisonnables » pour veiller à ce que le tiers réalise l'évaluation de façon transparente, objective, impartiale et équitable. Il convient de noter que le terme « mesures raisonnables » n'est défini ni dans la LPSR ni dans ses règlements d'application.

L'alinéa 22.5 (1) f) de l'annexe 2 de la LPSR est également pertinent dans le cadre de cette discussion. Il précise que le commissaire à l'équité exerce la fonction suivante :

Même si le BCE s'appuie sur cette disposition pour obtenir des renseignements de la part des tiers et inspecter leur travail globalement, il se tourne habituellement vers les organismes de réglementation et compte sur eux pour respecter leur obligation de prendre « des mesures raisonnables pour veiller à ce que l'évaluation soit effectuée » par le tiers « de façon transparente, objective, impartiale et équitable » en vertu du paragraphe 22.4 (2) de l'annexe 2 de la LPSR.

Pour examiner si l'ordre des professions de la santé satisfait à cette obligation, le BCE évaluera ses processus en quête de signes de ces principes. Le BCE sollicitera aussi des renseignements auprès de l'ordre des professions de la santé au sujet des mesures qu'il prend pour tenir ses fournisseurs de services tiers responsables de procéder à des évaluations transparentes, objectives, impartiales et équitables, et pour déterminer si ces mesures sont raisonnables et mises en œuvre avec constance.

En ce qui concerne les méthodes d'évaluation employées par l'ordre des professions de la santé, le BCE examinera les sources de renseignements pertinentes pour vérifier :

• la corrélation entre ces méthodes et les conditions d'inscription ou les compétences spécifiques qu'elles visent à évaluer;
• les mesures que prend l'ordre des professions de la santé pour veiller à ce que ses méthodes et critères d'évaluation soient fiables tant d'un point de vue méthodologique que psychométrique;
• comment l'ordre des professions de la santé s'assure que seuls des évaluateurs compétents prennent les décisions en matière d'évaluation;
• comment l'ordre des professions de la santé informe les candidats des critères, méthodes et résultats d'évaluation.

Si l'ordre des professions de la santé délègue la moindre partie de la fonction d'évaluation à un tiers, le BCE demandera des documents pertinents qui précisent les mesures qu'il prend pour tenir ses fournisseurs de services tiers responsables d'effectuer des évaluations transparentes, objectives, impartiales et équitables, et pour juger si ces mesures sont raisonnables compte tenu des circonstances. Par ailleurs, le BCE sollicitera des renseignements en vue de déterminer si l'ordre des professions de la santé a pris des mesures raisonnables pour se renseigner sur la façon dont le tiers mène ses processus d'évaluation.

Bien que les dispositions législatives ne définissent pas ce qui constitue une évaluation transparente, objective, impartiale ou équitable, le BCE estime que les pratiques d'évaluation énumérées ci‑dessous englobent ces quatre principes. Par conséquent, le BCE tiendra notamment compte de ces pratiques lorsqu'il jugera de la conformité avec cette obligation légale :

• l'ordre des professions de la santé a établi des critères clairs et objectifs concernant la prise de décisions en matière d'évaluation et d'inscription, lesquels sont clairement documentés et respectés avec constance;
• l'ordre des professions de la santé exige uniquement d'examiner des documents qui sont difficiles à obtenir lorsque cela est justifié et logique en toute bonne foi, et que cela n'est pas contraire à l'intérêt général;
• l'organisme de réglementation reconnaît les diplômes étrangers, à moins que des éléments probants fassent état de différences considérables entre ces diplômes et leur équivalent canadien;
• l'ordre des professions de la santé met en place des mesures contribuant à veiller à ce que ses évaluations soient valides, fiables et exemptes de préjugés;
• l'ordre des professions de la santé s'assure que tous les particuliers qui évaluent les compétences ou rendent des décisions en matière d'inscription possèdent toutes les connaissances et aptitudes pertinentes et reçoivent une formation adéquate;
• l'ordre des professions de la santé documente clairement ses attentes à l'égard des fournisseurs de services tiers.

Le BCE souhaitera tout particulièrement examiner les documents qui font le lien entre les méthodes d'évaluation employées et les conditions d'inscription ou les compétences spécifiques nécessaires pour accéder à la profession ou au métier. Cette étude pourra inclure un examen des cadres de compétences, plans et autres documents connexes. Le BCE prendra aussi en considération une analyse psychométrique attestant la validité et la fiabilité de la méthode d'évaluation.

De même, le BCE examinera si l'ordre des professions de la santé a établi une liste de compétences à posséder par ses évaluateurs et, le cas échéant, s'il les sélectionne en fonction des compétences requises pour accomplir la tâche visée. En outre, le BCE considèrera la fréquence et la clarté des communications de l'ordre des professions de la santé avec les candidats en vue de leur expliquer la nature du processus d'évaluation.

Enfin, le BCE analysera les mesures mises en place par l'ordre des professions de la santé pour tenir les tiers responsables, ainsi que le caractère raisonnable de ces mesures.

Le BCE reconnaît que le contexte au sein duquel chaque tiers fournit des services d'évaluation et de test est singulier. Par conséquent, il tiendra compte de ces considérations pour déterminer si les mesures prises par l'organisme de réglementation sont raisonnables selon les circonstances. Le BCE tiendra compte des facteurs suivants :

• la nature des décisions en matière d'évaluation prises par le tiers et la mesure dans laquelle elles influent sur le processus décisionnel de l'ordre des professions de la santé dans son ensemble;
• le fait que ces décisions lient l'ordre ou, au contraire, que ce dernier se réserve la possibilité de passer outre à sa discrétion, au cas où des préoccupations liées à l'équité l'exigeraient;
• le fait que l'ordre a établi des normes de service qui stipulent les délais moyen et maximal de prestation des services par les tiers aux candidats, et des protocoles en matière de rapport connexes en cas de non‑respect de ces normes;
• la mesure dans laquelle l'ordre exerce un contrôle sur les aspects essentiels des méthodes ou procédures d'évaluation du tiers;
• le fait que l'ordre des professions de la santé et le tiers ont signé un contrat qui établit des normes de service quant au traitement des demandes et, le cas échéant, le fait que le contrat accorde à l'ordre le pouvoir nécessaire pour remédier à tout non‑respect de ces normes au cas où les circonstances l'exigeraient;
• l'existence de preuves que les procédures du tiers ont donné lieu à des évaluations injustes ou arbitraires;
• la capacité de l'ordre de vérifier dans quelle mesure le tiers respecte les normes de service convenues;
• le fait que le tiers est assujetti à un cadre d'assurance de la qualité reconnu.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à l'obligation n^o 3 :

Les exemples qui suivent montrent comment les ordres des professions de la santé peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette obligation, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• Pour aider les candidats à mieux comprendre les critères d'évaluation de l'ordre des professions de la santé, les documents d'inscription de ce dernier à leur intention devraient contenir : 
• des exemples de scénarios et/ou des illustrations expliquant les critères d'évaluation pertinents et comment ils serviront à évaluer leurs compétences;
• des renseignements leur permettant de mieux comprendre les résultats potentiels du processus d'évaluation;
• des renseignements sur les mesures d'adaptation aux besoins particuliers, avec la possibilité d'inclure des exemples de situations passées où des mesures d'adaptation ont été prises;
• des outils d'autoévaluation en ligne.
• Pour encadrer des décisions d'évaluation objective, l'ordre des professions de la santé devrait :
• exprimer ses critères d'évaluation sous forme d'unités mesurables afin d'en limiter au maximum la subjectivité;
• fixer les notes ou les échelles d'évaluation spécifiques employées dans le cadre des méthodes d'évaluation des compétences ou du rendement.
• Afin d'accélérer le processus d'évaluation, l'ordre des professions de la santé devrait encourager son tiers à adopter des processus de traitement parallèles, plutôt que séquentiels (par exemple, en n'insistant pas pour que toute la documentation d'un candidat soit reçue avant de permettre à ce dernier de passer un examen).
• L'ordre des professions de la santé devrait établir un processus permettant d'évaluer périodiquement les programmes de formation qu'il teste pour veiller à ce que ses critères demeurent pertinents et valides.
• L'ordre des professions de la santé devrait documenter toutes les sources potentielles de préjugés et/ou les situations susceptibles de compromettre la prise de décisions impartiales en matière d'évaluation, et sensibiliser ses évaluateurs à ces questions.
• L'ordre des professions de la santé devrait également s'assurer que la procédure par laquelle un candidat peut faire appel de l'évaluation de ses compétences est simple et que les droits facturés ne dépassent pas le coût d'un recouvrement raisonnable des coûts.
• Dans l'éventualité où la prise des rendez‑vous ou des décisions en matière d'évaluation serait retardée, l'ordre des professions de la santé devrait établir des procédures pour informer les candidats du retard et leur donner des dates estimatives auxquelles ils pourront prendre rendez‑vous ou connaître la décision.
• En ce qui concerne les fournisseurs de services tiers, l'ordre des professions de la santé devrait s'assurer :
• que les protocoles d'examen qu'ils emploient font l'objet de tests psychométriques périodiques;
• d'envisager la réadjudication périodique des contrats avec les tiers comme une occasion de bénéficier des services affichant le meilleur rapport qualité‑prix;
• d'examiner régulièrement les protocoles d'entente ou les accords signés avec les tiers et de les actualiser pour veiller à ce que les dispositions de responsabilisation nécessaires soient en place et à ce que les droits facturés aux candidats soient raisonnables;
• que les ententes qu'il signe avec les tiers abordent les questions telles que la protection des renseignements personnels et prévoient des mesures de cybersécurité adéquates;
• d'établir, en collaboration avec les tiers, de solides protocoles pour communiquer avec les candidats dans les cas où le calendrier d'évaluation ou d'examen serait perturbé;
• que les tiers prennent, au cas où des examens cliniques seraient requis aux fins d'inscription, des mesures raisonnables pour concevoir des solutions de test virtuelles en plus des solutions papier;
• qu'il existe un mécanisme pour résoudre les litiges, au cas où le contenu d'une entente conclue avec un ordre des professions de la santé ou un organisme de test pancanadien ne serait pas conforme aux dispositions de la LPSR.

Obligation n^o 4 : L'ordre des professions de la santé doit veiller à ce qu'une formation soit offerte aux particuliers qui évaluent les compétences et prennent les décisions en matière d'inscription ou les décisions à l'issue d'un réexamen ou d'un appel interne.

Le paragraphe 22.4 (3) de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé satisfait à l'obligation n^o 4?

Les particuliers qui prennent les décisions en matière d'évaluation et d'inscription ou à l'issue d'un réexamen exercent un pouvoir important, souvent lourd de conséquences pour les candidats. Il est donc essentiel qu'ils disposent des aptitudes et des connaissances exigées pour analyser convenablement les situations individuelles et exercer leur jugement avec équité et cohérence.

Il est également essentiel que ces décisionnaires jouissent d'un savoir‑faire culturel approprié, puisqu'ils auront régulièrement affaire à des candidats formés à l'étranger, provenant d'une diversité de pays et possédant des antécédents scolaires et professionnels distincts.

Afin de vérifier si un ordre des professions de la santé a rempli cette obligation, le BCE demandera à l'organisme de réglementation des renseignements sur la formation qu'il offre aux décisionnaires et confirmera que les sujets de formation requis pour se conformer à l'article 22.4 (3) de l'annexe 2 de la LPSR ont été traités de manière appropriée.

Cette enquête inclura généralement un examen des documents pertinents, notamment les ressources d'orientation et de formation initiale des nouveaux membres qui assument cette tâche et les documents renseignant sur la nature de la formation professionnelle continue.

En des termes plus spécifiques, le BCE cherchera à obtenir la confirmation que les thèmes suivants sont traités dans les documents de formation pertinents :

• comment évaluer les compétences, et rendre des décisions claires, concises, cohérentes et compréhensibles;
• les objectifs de la législation sur l'accès équitable et les quatre principes directeurs;
• le savoir‑faire culturel;
• comment rendre des décisions impartiales et objectives dans le cadre des processus d'évaluation, d'inscription et d'examen des décisions.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à l'obligation n^o 4 :

Les exemples qui suivent montrent comment les ordres des professions de la santé peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette obligation, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• l'ordre devrait mettre en tandem des décisionnaires expérimentés et des personnes qui débutent dans la fonction;
• l'ordre devrait donner des occasions de discuter des dossiers difficiles, tout en veillant à ce que les membres qui en ont la charge conservent la responsabilité de prendre la décision finale;
• l'ordre devrait s'assurer que les particuliers qui assument cette tâche comprennent quelle est leur fonction et puissent l'exercer de façon indépendante et objective;
• l'ordre devrait retenir les services d'un spécialiste de confiance, jouissant d'une expertise en matière de droit et d'arbitrage, qui examinerait régulièrement ses documents de formation et donnerait son avis quant aux améliorations importantes qui pourraient leur être apportées, notamment du point de vue de l'équité procédurale.

Le BCE amorcera sous peu des consultations visant à élaborer une optique inclusive et antiraciste afin d'aider les ordres des professions de la santé à prendre des décisions satisfaisantes sur le plan culturel en matière d'inscription. Une fois ce travail accompli, cette section sera mise à jour.

3.  Exigences en matière d'examen et de rapports nécessitant la fourniture de rapports.

Exigence no 1 : L'ordre des professions de la santé entreprend un examen de ses pratiques d'inscription aux moments spécifiés par le commissaire à l'équité pour s'assurer qu'elles sont transparentes, objectives, impartiales et équitables.

L'article 22.6 de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé satisfait à l'exigence en matière de rapport n^o 1?

Dans le cadre de l'exercice de ses fonctions, le commissaire à l'équité (ci‑après le « commissaire ») peut exiger qu'un organisme de réglementation effectue un examen de ses pratiques d'inscription afin de veiller à ce qu'elles soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. Bien que le commissaire puisse préciser l'étendue de cet examen, il doit au minimum inclure une analyse des éléments suivants : a) la mesure dans laquelle les conditions d'inscription sont nécessaires ou pertinentes pour l'exercice de la profession; b) la question de savoir si les décisions sont prises de façon efficiente et dans un délai raisonnable; c) la question de savoir si les droits que la profession de la santé exige à l'égard des inscriptions sont raisonnables.

Cette disposition souligne le fait que les organismes de réglementation doivent adopter des pratiques d'inscription transparentes, objectives, impartiales et équitables. En règle générale, le commissaire à l'équité exigera qu'un tel examen soit effectué en réponse à des problèmes d'inscription et/ou des plaintes d'ordre systémique, ou lorsqu'un organisme de réglementation n'a pas pris de mesures raisonnables pour résoudre un problème d'inscription important et/ou existant de longue date.

Comme indiqué précédemment, les rapports déposés en vertu de l'article 22.6 doivent traiter au minimum trois questions spécifiques, que nous allons à présent aborder individuellement.

a)    La mesure dans laquelle les conditions d'inscription sont nécessaires ou pertinentes pour l'exercice de la profession.

Dans le cadre du processus d'inscription, les ordres des professions de la santé doivent généralement indiquer les compétences que les candidats doivent posséder, les caractéristiques dénotant une bonne réputation ou l'aptitude à exercer la profession, et les documents que les candidats doivent fournir pour confirmer qu'ils possèdent les diplômes nécessaires. Les compétences nécessaires incluent le plus souvent :

• des diplômes;
• des preuves de maîtrise de la langue;
• une expérience pratique (milieu de travail) ou clinique;
• la réussite des examens d'inscription;
• d'autres formes d'évaluation des compétences;
• une vérification des casiers judiciaires.

Certaines de ces conditions peuvent se trouver dans la loi ou les règlements régissant la profession. Dans d'autres cas, l'organisme de réglementation est susceptible de les fixer dans ses propres règlements ou dans ses politiques.

Les organismes de réglementation établissent ces conditions pour déterminer quels candidats à l'inscription sont compétents pour exercer la profession de la santé réglementée. À cette fin, il est essentiel que les conditions soient, selon les termes du texte législatif, « nécessaires ou pertinentes pour l'exercice de la profession ».

Lorsqu'il examinera la nécessité et la pertinence des conditions d'inscription, le BCE tiendra compte des facteurs suivants :

• le motif mis en avant par l'organisme de réglementation pour les justifier;
• le fait qu'elles constituent des indicateurs raisonnables de la capacité ou des compétences de la personne en vue d'exercer la profession;
• le fait qu'elles ont des conséquences imprévues ou différentielles pour les candidats formés à l'étranger ou d'autres groupes de candidats;
• l'existence de solutions de remplacement fonctionnelles pour les conditions ou les méthodes d'évaluation.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à la pertinence et à la nécessité des conditions d'inscription :

Les exemples qui suivent montrent comment les organismes de réglementation peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette exigence, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats.

Lorsqu'il détermine si ses conditions d'inscription sont nécessaires et pertinentes pour l'exercice d'une profession, l'organisme de réglementation pourrait procéder à une autoévaluation de ses processus en :

• adaptant ses conditions d'inscription aux compétences nécessaires pour exercer la profession;
• associant chaque méthode d'évaluation actuelle à la condition d'inscription ou à la compétence correspondante exigée pour accéder à la profession;
• analysant les résultats pour vérifier s'il existe des doublons et/ou des lacunes;
• examinant s'il existe d'autres modalités permettant de faire état de ces compétences d'une façon qui préserverait l'intérêt général.

b)   La question de savoir si les décisions sont prises de façon efficiente et dans un délai raisonnable.

Le temps qu'il faut à l'organisme de réglementation pour prendre ses décisions en matière d'inscription est un élément essentiel d'un processus d'inscription équitable. Le respect de délais raisonnables dépend de l'efficacité avec laquelle l'organisme de réglementation est à même de contrôler les différents intrants et éléments de son processus d'inscription.

Bien que le contrôle le plus direct que l'organisme de réglementation puisse exercer concerne les étapes relevant de sa propre sphère (comme l'efficience de son comité d'inscription), les fournisseurs de services tiers sont susceptibles de contrôler les intrants du processus dans d'autres cas de figure. Dans de tels scénarios, il incombe aux organismes de réglementation de veiller à ce que le tiers effectue son travail dans un délai raisonnable.

Dans d'autres cas encore, ce sont les candidats qui sont responsables de s'assurer qu'ils prennent des mesures en temps opportun pour amorcer et faire progresser promptement le processus d'inscription (par exemple, en fournissant les documents exigés).

Le BCE reconnaît que la nature du processus d'inscription d'un organisme particulier est susceptible d'être singulière dans une certaine mesure. Par conséquent, les étapes et les délais nécessaires pour accomplir les processus requis pourront varier.

En règle générale, les enquêtes du BCE viseront à déterminer le caractère raisonnable des délais applicables et s'intéresseront à chaque élément du processus décisionnel.

Plus précisément, lorsqu'il examinera l'efficience et la mise en œuvre en temps opportun du processus décisionnel d'un organisme de réglementation, le BCE tiendra compte des considérations suivantes :

• le fait que l'organisme a fixé des normes en matière de délai moyen et maximal pour traiter la grande majorité de ses dossiers;
• le fait que l'organisme applique ou non une optique axée sur le client dans le calcul des délais totaux en incluant le temps qu'un candidat consacre à l'obtention des services d'évaluation, d'équivalence et d'examen requis auprès d'un fournisseur de services tiers;
• le fait que l'organisme mesure régulièrement son rendement par rapport à ces normes en matière de délai et rend compte des résultats à son conseil et au public;
• le fait que l'organisme examine périodiquement ses processus d'inscription pour déceler les lacunes, les goulots d'étranglement et les pratiques non efficientes;
• le fait que les procédures d'inscription et les ressources connexes favorisent potentiellement un groupe de candidats par rapport à un autre (par exemple, les candidats formés au Canada par rapport à ceux formés à l'étranger);
• la façon dont l'organisme de réglementation justifie le temps qu'il lui faut pour rendre les décisions et le caractère raisonnable ou non de cette justification;
• la mesure dans laquelle des conditions ou lourdeurs inutiles pèsent sur le traitement des demandes émanant de particuliers formés à l'étranger;
• les preuves d'amélioration du respect des délais de la prise des décisions par rapport aux derniers cycles;
• des comparaisons avec les normes de rendement et les résultats des organismes de réglementation similaires;
• les tendances générales émergeant des plaintes des candidats;
• le fait que le personnel ou les membres prenant part au processus d'inscription sont convenablement formés et sont à même de consacrer le temps et l'énergie nécessaires à la supervision de cette tâche avec professionnalisme;
• le fait que les niveaux de dotation sont adéquats pour traiter le volume de dossiers avec efficience;
• le rendement de l'organisme par rapport à celui d'organismes semblables.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à la prise des décisions dans un délai raisonnable :

Les exemples qui suivent montrent comment les organismes de réglementation peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette exigence, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

Lorsqu'il déterminera si ses décisions sont prises de façon efficiente et dans un délai raisonnable, l'organisme de réglementation pourrait évaluer ses processus en :

• définissant les étapes de l'inscription sur lesquelles il (ou ses fournisseurs de services tiers) exerce un contrôle et en fixant des normes en matière de délai pour chacune de ces étapes;
• vérifiant le temps moyen qu'il faut aux candidats pour franchir chaque étape, en tenant compte à la fois du délai moyen et du délai médian ainsi que du traitement des cas particuliers;
• suivant l'évolution de ces mesures au fil du temps;
• examinant s'il y a des goulots d'étranglement au sein du système et si suffisamment de ressources ont été allouées aux aspects discrétionnaires du processus d'inscription et au système dans son ensemble;
• déterminant les possibilités de simplifier les procédures d'inscription sans compromettre la qualité du service (par exemple, adopter des processus d'inscription parallèles, plutôt que séquentiels);
• informant les candidats des retards potentiels et des dates estimatives de communication des réponses, des décisions et des motifs lorsque des retards inévitables se sont produits;
• mettant en œuvre des procédures officielles pour mesurer le rendement de l'ordre des professions de la santé en fonction de ses propres échéanciers ou normes de service;
• examinant périodiquement les normes de service et les échéanciers de l'ordre des professions de la santé pour s'assurer qu'ils demeurent raisonnables et en cernant les possibilités d'en améliorer l'efficacité;
• présentant des recommandations à la haute direction et au conseil.

c)    Caractère raisonnable des droits facturés par l'ordre des professions de la santé relativement aux inscriptions.

Les organismes de réglementation et les fournisseurs de services tiers facturent généralement des droits liés aux services relevant du processus d'inscription. Le montant total des droits que les candidats devront payer dépendra du nombre d'étapes nécessaires pour l'inscription et du barème des droits appliqué par les fournisseurs de services.

Lorsqu'il déterminera si les droits que facture un organisme de réglementation sont raisonnables, le BCE tiendra compte des considérations suivantes :

• la logique de la fixation des montants;
• le montant des droits par rapport au coût de prestation des services;
• le montant des droits facturés par rapport au tarif pratiqué par les organismes de réglementation similaires;
• le fait que l'organisme a étudié la possibilité de rajuster les droits à la baisse et a suivi les conclusions de cette étude;
• la difficulté potentielle que représente le montant des droits pour les candidats compétents et l'adoption d'une politique d'exonération par l'organisme de réglementation visant à les réduire ou à les supprimer, selon le cas.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées au caractère raisonnable des droits :

Les exemples qui suivent montrent comment les organismes de réglementation peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette obligation, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• L'organisme de réglementation devrait mener des examens périodiques de son barème des droits pour veiller à ce que ses hypothèses en matière de tarification restent valables.
• L'organisme de réglementation devrait consulter les organisations représentant les candidats et les autres parties prenantes lorsqu'il fixe les droits et lorsqu'il les rajuste.
• Dans le même ordre d'idées, l'organisme de réglementation pourrait fixer les droits dans une optique inclusive en réalisant une analyse d'impact sur divers groupes de candidats (par exemple, les candidats formés au Canada et ceux formés à l'étranger). Si l'impact s'avère important, l'organisme de réglementation pourrait établir différentes échelles de droits ou, selon la nécessité, décider de réduire, de reporter ou de supprimer les droits pour les candidats si les circonstances le justifient.

Exigence no 2 : L'ordre des professions de la santé doit fournir un rapport ou des renseignements à la demande du commissaire à l'équité sur sa conformité avec les articles 15 à 22.11 de l'annexe 2 de la LPSR.

Les paragraphes 22.7 (3) et (4) de l'annexe 2 de la LPSR sont ainsi libellés :

Il est important de noter que le paragraphe 22.7 (3) autorise le commissaire à l'équité à exiger que les organismes de réglementation préparent des rapports qui ne relèvent pas des dispositions législatives sur lesquelles le BCE exerce une surveillance directe (c.‑à‑d. les articles 21.1 à 22.11). Ainsi, le commissaire aurait le pouvoir de demander des rapports sur des sujets comme les décisions du registrateur (articles 15 et 16), l'examen des décisions d'inscription (articles 17 et 18), la modification d'une décision d'inscription antérieure (article 19) et le contenu des avis (article 20).

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé satisfait à l'exigence en matière de rapport n^o 2?

Alors que l'article 22.6 de l'annexe 2 de la LPSR exige qu'un organisme de réglementation entreprenne un examen de ses pratiques d'inscription pour s'assurer qu'elles sont transparentes, objectives, impartiales et équitables, les paragraphes 22.7 (3) et (4) mettent l'accent sur la conformité aux articles 15 à 22.11.

En général, le BCE s'appuie sur les paragraphes 22.7 (3) et (4) lorsqu'il a décelé des problèmes associés à des cas graves, multiples ou de longue date de non‑conformité d'un ordre des professions de la santé avec ses obligations légales.

Exigence no 3 : L'ordre des professions de la santé doit préparer et déposer des rapports sur les pratiques d'inscription équitables aux moments précisés par le commissaire à l'équité.

Les paragraphes 22.7 (1) et (2) de l'annexe 2 de la LPSR sont ainsi libellés :

Comment le BCE vérifiera‑t‑il si l'ordre des professions de la santé a satisfait à l'exigence en matière de rapport n^o 3?

Traditionnellement, le BCE précise les différentes questions à traiter dans un rapport sur les pratiques d'inscription équitables. Pour vérifier si l'organisme de réglementation satisfait à l'exigence en matière de rapport, le BCE examinera le document dans son ensemble pour s'assurer qu'il a été rédigé de manière réfléchie et répond entièrement aux questions posées.

Les questions qui font partie des rapports sur les pratiques d'inscription équitables seront actualisées périodiquement pour s'assurer qu'elles restent pertinentes et conformes au nouveau cadre de conformité fondé sur le risque du BCE, aux nouvelles modifications législatives et réglementaires et aux objectifs d'amélioration plus vastes à l'échelle du système.

En vertu de l'article 22.9 de l'annexe 2 de la LPSR :

Le paragraphe (2) constitue une disposition essentielle pour ce qui est de la transparence, obligeant notamment les organismes de réglementation à mettre leurs rapports sur les pratiques d'inscription équitables à la disposition du public.

L'article 22.10 de l'annexe 2 de la LPSR impose des exigences supplémentaires aux organismes de réglementation lorsqu'ils présentent des rapports sur les pratiques d'inscription équitables au BCE. Cette disposition stipule :

Exigence no 4 : Processus de réalisation des vérifications.

Le pouvoir du commissaire à l'équité d'exiger que les ordres des professions de la santé fassent l'objet de vérifications est énoncé à l'article 22.8 de l'annexe 2 de la LPSR et se lit comme suit :

1. le document ou les renseignements qu'il contient sont assujettis à un privilège juridique qui en limite la divulgation;
2. une loi de l'Ontario ou du Canada ou une ordonnance judiciaire interdit la divulgation du document ou des renseignements qu'il contient dans les circonstances.

Le BCE assimile la fonction de vérification à un examen indépendant mené par un tiers dont il a approuvé les titres de compétences. Le vérificateur ou la vérificatrice devra rédiger un rapport renfermant des constatations et des recommandations. En vertu de la loi, le coût de la vérification est assumé par l'ordre des professions de la santé et le rapport final doit être remis au BCE et au ministre de la Santé.

Si le BCE détermine qu'une vérification est requise, c'est qu'il aura généralement acquis une connaissance approfondie de l'existence de cas de non‑conformité d'un ordre des professions de la santé avec la loi. Dans ces conditions, le BCE recourra le plus souvent à une vérification afin de mener un examen défini et ciblé des lacunes substantielles et persistantes décelées dans les processus d'inscription de l'organisme de réglementation.

Compte tenu de la nature significative, du coût et du caractère intrusif du recours au pouvoir de vérification, le BCE n'en usera qu'après avoir étudié toutes les autres options, et ce, uniquement si la situation le justifie.

4.  Autres exigences de la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées relatives à l'inscription.

En vertu du régime législatif de la LPSR, le BCE surveille la conformité à un certain nombre d'obligations légales énoncées aux articles 22.2 à 22.11 de l'annexe 2 de la LPSR. Toutefois, l'annexe 2 renferme plusieurs dispositions supplémentaires qui portent sur les droits des candidats et les obligations des ordres des professions de la santé.

Bien que le pouvoir de superviser ces dispositions incombe au ministère de la Santé, le BCE estime qu'elles devraient être mentionnées dans le présent document, à la fois par souci d'exhaustivité et parce qu'elles sont associées aux obligations de conformité directe du BCE. Ces documents fournissent également une optique d'accès équitable à travers laquelle les ordres des professions de la santé peuvent autoévaluer le caractère adéquat de leurs procédures découlant des articles 2.1, 15, 16, 18, 20 et 86 de l'annexe 2.

Dans les sections qui suivent, et selon le contexte, ce pourrait être le ministère de la Santé, le conseil ou la haute direction de l'ordre des professions de la santé qui assume ce rôle d'examen et de surveillance.

Exigence no 1 de la LPSR : Les ordres des professions de la santé ont l'obligation de veiller à ce que la population de l'Ontario ait accès à un nombre suffisant de professionnels de la santé qualifiés et compétents.

Dans le cadre de leurs responsabilités d'autoréglementation, les ordres des professions de la santé sont tenus de défendre l'intérêt public. On peut dire que les organismes de réglementation et le gouvernement partagent l'espace de l'intérêt public.

L'« intérêt public » peut être défini comme « le bien‑être et la prospérité du grand public ». Compte tenu de leurs mandats statutaires, les ordres des professions de la santé réglementés ont généralement assimilé ce concept à la protection de la santé et de la sécurité publiques.

L'article 2.1 de l'annexe 2 de la LPSR précise toutefois clairement que les ordres des professions de la santé doivent également répondre à certains impératifs du marché du travail dans le cadre de leur mandat d'intérêt public. Cette disposition se lit comme suit :

Pour atteindre cet objectif important, les ordres des professions de la santé doivent mettre en œuvre des processus d'inscription équitables et efficaces. Ils doivent s'attacher à éliminer les obstacles qui prolongent inutilement les processus d'évaluation et d'inscription et prendre toutes les mesures nécessaires pour que les candidats qualifiés passent rapidement par le système.

De plus, les ordres des professions de la santé devraient garder un œil sur les caractéristiques de l'offre et de la demande de leurs professions et, en collaboration avec d'autres intervenants, s'efforcer d'atteindre les objectifs du marché du travail afin que la population de l'Ontario ait accès à un grand nombre de praticiens de la santé qualifiés et compétents. Vous trouverez dans le Bulletin du BCE- Juillet 2021 une discussion plus approfondie sur la notion d'« intérêt public » et le point de vue du BCE sur celle‑ci.

Exigence no 2 de la LPSR : Le droit des candidats d'utiliser le français dans leurs rapports avec les ordres des professions de la santé.

L'article 86 de l'annexe 2 de la LPSR énonce les obligations des ordres des professions de la santé en ce qui concerne la prestation de services en français. Cet article se lit comme suit :

« rapports » S'entend de tout service offert au public ou aux membres ainsi que de toute formalité administrative, et s'entend en outre du fait de donner ou de recevoir des communications, des renseignements ou des avis, de présenter des demandes, de passer des examens ou des tests, et de prendre part à des programmes, à des audiences ou à des réexamens.

4)    Le droit prévu au paragraphe (1) est assujetti à des limites qui soient raisonnables dans les circonstances. 

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à cette exigence :

• Les organismes de réglementation devraient établir des plans concrets pour s'assurer que les candidats ont un accès raisonnable à des services en français pour tous les aspects du processus d'inscription, y compris :
• en fournissant des renseignements sur l'inscription en français;
• en acceptant des documents en français sans exiger de traduction en anglais pour ceux‑ci;
• en offrant la possibilité de passer des examens en français;
• en rendant disponibles en français les réexamens et les appels internes;
• en fournissant des ressources et du soutien en français aux candidats.

 Exigence no 3 de la LPSR : Le registrateur fait autorité lorsqu'il s'agit d'examiner la demande d'une personne pour devenir membre d'une profession de la santé réglementée.

L'article 15 de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

L'article 15 décrit les responsabilités du registrateur d'un ordre des professions de la santé lorsqu'il examine une demande d'adhésion à l'ordre d'une profession de la santé réglementée. Le registrateur a le pouvoir discrétionnaire d'inscrire le candidat ou de renvoyer la demande à un sous‑comité du comité d'inscription de l'ordre des professions de la santé dans certaines circonstances. Lorsque le registrateur choisit de renvoyer la demande, il doit aviser le candidat des motifs légaux du renvoi et du droit qu'a le candidat de présenter des observations par écrit en vertu du paragraphe 18(1) de l'annexe 2.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à cette exigence :

Il est important que les ordres des professions de la santé procèdent périodiquement à une autoévaluation de leurs pratiques d'inscription afin de s'assurer qu'ils respectent leurs obligations légales. En ce qui concerne le rôle du registrateur, il serait utile d'évaluer périodiquement les politiques que l'ordre a mises en place pour structurer l'application du pouvoir discrétionnaire du registrateur dans ces cas, ainsi que la rigueur des avis que le registrateur fournit aux candidats.

Il serait également utile d'examiner les modalités, les conditions ou les restrictions que le registrateur impose généralement aux candidats pour vérifier si elles semblent proportionnées et ne constituent pas des obstacles à l'inscription.

Il serait également important d'examiner a) l'uniformité des décisions prises par le registrateur parmi les candidats qui sont dans une situation semblable et b) si le registrateur applique de manière cohérente les conseils et les directives fournis par la CARPS à ses décisions. Il convient également de noter que, dans une certaine mesure, les décisions d'inscription sont prises en compte dans le Cadre de mesure de la performance des ordres professionnels du ministère de la Santé.

À titre de meilleure pratique, les ordres des professions de la santé devraient également chercher à adopter un état d'esprit décisionnel souple et équitable qui vise à trouver des voies d'accès à l'inscription pour les candidats ayant le potentiel de contribuer à la profession et aux clients qu'ils servent.

Exigence no 4 de la LPSR : Le droit d'un candidat de demander qu'un sous‑comité du comité d'inscription de l'ordre des professions de la santé procède à un réexamen de la décision du registrateur et le pouvoir du sous‑comité d'ordonner au registrateur de prendre certaines mesures.

L'article 18 de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

1. Enjoindre au registrateur de délivrer un certificat d'inscription.
2. Enjoindre au registrateur de délivrer un certificat d'inscription si l'auteur de la demande réussit aux examens établis ou approuvés par le sous‑comité.
3. Enjoindre au registrateur de délivrer un certificat d'inscription si l'auteur de la demande réussit aux cours de formation supplémentaires indiqués par le sous‑comité.
4. Enjoindre au registrateur d'assortir le certificat d'inscription de l'auteur de la demande des conditions et des restrictions précisées et d'indiquer les restrictions s'appliquant au droit qu'a l'auteur de la demande de présenter une demande en vertu du paragraphe 19 (1).
5. Enjoindre au registrateur de refuser de délivrer un certificat d'inscription.

Le paragraphe 18 (1) décrit le processus par lequel les candidats peuvent demander qu'un sous‑comité du comité d'inscription de l'ordre des professions de la santé examine la décision du registrateur. Il donne ensuite au sous‑comité le pouvoir de donner certaines directives au registrateur en fonction des observations fournies par le candidat.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à cette exigence :

En évaluant le caractère adéquat de leurs procédures en vertu de l'article 18, les ordres professionnels de santé devraient examiner les politiques qu'ils ont mises en place pour structurer le processus d'examen du sous‑comité ainsi que les preuves de l'application intelligente du pouvoir discrétionnaire dans ces cas. Il serait également utile d'examiner les modalités, les conditions ou les limites que les sous‑comités des comités d'inscription imposent habituellement aux candidats pour s'assurer qu'ils semblent proportionnés et qu'ils ne constituent pas des obstacles à l'inscription.

Il serait également important d'examiner 1) l'uniformité des décisions que les comités d'inscription prennent à l'égard des candidats qui se trouvent dans une situation semblable, 2) le nombre d'appels interjetés contre les décisions du comité d'inscription que les candidats potentiels soumettent à la CARPS, 3) la résolution de ces appels et 4) la question de savoir si le comité d'inscription applique les conseils et les directives fournis par le tribunal de la CARPS dans ses décisions.

Les exemples qui suivent montrent comment les ordres des professions de la santé peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette exigence, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• l'ordre des professions de la santé met en place des procédures officielles pour mesurer son rendement à l'aune de ses propres normes de service, et publie les résultats;

• l'ordre des professions de la santé fournit des renseignements aux candidats sur la façon de présenter des observations efficaces et sur les formats dans lesquels ces observations peuvent être présentées (c.‑à‑d. oralement, par écrit ou par voie électronique);

• la mesure dans laquelle l'ordre des professions de la santé protège l'impartialité de ses décisions d'examen interne en :
  
   suivant des procédures bien documentées,
• fondant ses décisions sur des critères pertinents et des éléments probants,
• informant les décisionnaires prenant part aux réexamens et aux appels internes des sources potentielles de préjugés et des mesures qu'ils devraient prendre s'ils ont le sentiment de ne pas pouvoir réexaminer un dossier en faisant preuve d'impartialité,
• recrutant un conseil juridique pour examiner périodiquement ses processus de réexamen et d'appel;
• si une audience devant un sous‑comité d'un comité d'inscription est requise, l'ordre des professions de la santé offre des mesures d'adaptation raisonnables pour permettre aux candidats de participer efficacement au processus.

Comme autre meilleure pratique, l'ordre des professions de la santé devrait promouvoir un état d'esprit de prise de décision qui soit souple et équitable, et qui vise à trouver des voies d'accès à l'inscription pour les candidats ayant le potentiel de contribuer à la profession et aux clients qu'ils servent.

Exigence no 5 de la LPSR : Exigence selon laquelle un sous‑comité du comité d'inscription doit aviser un candidat de son ordonnance et des questions connexes.

L'article 20 de l'annexe 2 de la LPSR est ainsi libellé :

L'article 20 décrit le pouvoir de rendre des ordonnances qu'a un sous‑comité d'un comité d'inscription. Il stipule qu'un sous‑comité doit aviser l'auteur d'une demande d'une ordonnance qu'il rend et, dans certaines circonstances bien définies, lorsqu'une ordonnance porte atteinte aux intérêts de l'auteur d'une demande, fournir des motifs de la décision par écrit. L'article exige également que le sous‑comité informe les candidats de leur droit d'interjeter appel de la décision auprès de la CARPS.

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à cette exigence :

Dans le cadre de ce travail, les ordres des professionnels de la santé devraient chercher à vérifier la qualité et la rapidité des ordonnances que leurs sous‑comités émettent et si elles sont rédigées dans un format simple et facile à comprendre. Il est particulièrement important que les motifs expliquent soigneusement les fondements de la décision du sous‑comité et permettent au candidat de comprendre les arguments qu'il doit présenter s'il souhaite faire appel de la décision. Ces renseignements peuvent généralement être obtenus par l'examen d'un échantillon d'ordonnances rendues par les sous‑comités.

Il serait également important que l'ordre des professions de la santé communique aux candidats des renseignements exhaustifs et exacts sur la nature et l'enchaînement des procédures de la CARPS et sur la façon de se préparer à un examen des preuves documentaires ou à une audience de la demande. L'objectif devrait être d'aider le candidat à déterminer s'il doit interjeter appel de la décision.

C'est aussi une meilleure pratique pour les ordres des professions de la santé d'engager périodiquement un conseiller juridique ayant une expertise dans les questions d'arbitrage pour fournir des commentaires et des conseils sur la façon de rédiger des ordonnances qui répondent aux objectifs ci‑dessus.

Exigence no 6 de la LPSR : Exigence selon laquelle l'ordre des professions de la santé doit permettre aux candidats de consulter leurs dossiers.

L'article 16 de la LPSR est ainsi libellé :

1. Le registrateur communique à l'auteur d'une demande d'inscription qui en fait la demande de tous les renseignements, ainsi qu'une copie de chaque document que possède l'ordre, qui se rapportent à la demande.
2. Le registrateur peut refuser de communiquer à l'auteur d'une demande tout ce qui pourrait, à son avis, mettre en danger la sécurité de quiconque.
3. Le registrateur établit un processus pour le traitement des demandes visées au paragraphe (1).
4. Le registrateur peut exiger de l'auteur d'une demande le versement de droits pour mettre des renseignements et des documents à sa disposition, à condition de lui en fournir au préalable une estimation.
5. Le montant des droits ne doit pas être supérieur au montant du recouvrement des coûts raisonnables.
6. Le registrateur peut dispenser l'auteur d'une demande du paiement de la totalité ou d'une partie des droits que celui‑ci est tenu de lui verser en application du paragraphe (4) s'il est d'avis qu'il est juste et équitable de le faire.

Cette disposition est conçue pour donner aux candidats une certaine transparence quant au processus que l'ordre des professions de la santé a suivi pour examiner la demande d'inscription du candidat. En vertu de cet article, le registrateur est tenu de fournir au candidat, sur demande, une copie de chaque document en possession de l'ordre qui est pertinent pour la demande. Cette obligation est assujettie à une exemption de sécurité publique. La disposition permet également à l'ordre d'exiger des droits pour ce service et d'y renoncer dans des circonstances appropriées.

Cette disposition renforce également l'équité procédurale, dans la mesure où elle permet aux candidats de savoir quels arguments faire valoir pour formuler un recours à l'égard de la décision prise (ou du report de la décision).Fec2

Meilleures pratiques d'inscription équitables liées à cette exigence :

Chaque ordre des professions de la santé devrait évaluer périodiquement ses pratiques de divulgation et de facturation des droits afin de s'assurer qu'elles demeurent conformes à la loi.

Les exemples qui suivent montrent comment les ordres des professions de la santé peuvent aller encore plus loin dans l'esprit et l'intention de cette exigence, afin d'améliorer l'expérience et les résultats pour tous les candidats :

• Au début du processus d'inscription, l'ordre des professions de la santé informe les candidats de leur droit d'accéder à leurs documents et des conditions dans lesquelles cet accès sera donné.
• S'il y a lieu, l'ordre des professions de la santé explique le contexte des documents fournis aux candidats et leur recommande une personne‑ressource au cas où ils auraient des questions supplémentaires.
• L'ordre des professions de la santé donne à son personnel des consignes claires qui :
• indiquent les documents spécifiques qui devraient normalement faire partie de l'ensemble de documents des candidats;
• décrivent les procédures à suivre pour répondre aux demandes de documents des candidats;
• comprennent des lignes directrices à l'égard des cas où certains documents figurant dans un ensemble ne devraient pas être divulgués;
• établissent des délais et des normes de service relativement à la mise en place d'un tel accès;
• veillent à ce qu'un conseiller juridique soit mis à la disposition du personnel pour régler toute question litigieuse.

[1]Guide d'évaluation des pratiques d'inscription : Pour les professions réglementées et métiers à accréditation obligatoire et les ordres de réglementation des professions de la santé (mars 2016) et Pratiques d'inscription : Indicateurs et sources : Document d'accompagnement du Guide d'évaluation des pratiques d'inscription du Bureau du commissaire à l'équité (mars 2016).​