Introduction

En septembre 2013, le Bureau du commissaire à l’équité de l’Ontario (BCE) a procédé à une évaluation ciblée des pratiques adoptées par l’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario (ORCDO) pour l’inscription des personnes qui cherchent à obtenir un permis pour exercer en Ontario, afin de veiller à ce qu’elles soient équitables et qu’elles fassent l’objet d’une amélioration continue.

Cette évaluation fait partie des fonctions du commissaire à l’équité prévues par la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées.

Cycle d’évaluation

Afin d’exiger la reddition de comptes par les organismes de réglementation en matière d’amélioration continue, le BCE évalue leurs pratiques d’inscription selon un cycle bisannuel.

Les cycles alternent entre évaluations complètes et évaluations ciblées :

• Les évaluations complètes portent sur l’ensemble des pratiques relevant des obligations spécifiques et de l’obligation générale mentionnées dans la Loi de 2006.
• Les évaluations ciblées sont axées sur les points ayant fait l’objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète.

Cette démarche permet d’assurer la continuité entre les cycles d’évaluation.

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Points visés par cette évaluation et abordés dans le rapport correspondant

L’évaluation ciblée de l’ORCDO menée en septembre 2013 est axée sur les points ayant fait l’objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète effectuée en décembre 2011.

Le rapport détaillé du BCE met en évidence les résultats de l’évaluation ciblée. Le sommaire de l’évaluation récapitule les principaux renseignements suivants issus du rapport détaillé :

• Obligations évaluées
• Vue d’ensemble des commentaires ayant trait à l’obligation générale
• Pratiques exemplaires
• Recommandations

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Disponibilité du rapport

Le BCE encourage l’ORCDO à mettre le rapport détaillé à la disposition des membres de son personnel et de son conseil, du public et des autres parties intéressées.

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Méthodes d’évaluation

Les évaluations se fondent sur le Guide d’évaluation des pratiques d’inscription des ordres de réglementation des professions de la santé. Ce guide présente les pratiques d’inscription relevant des obligations spécifiques et de l’obligation générale mentionnées dans la Loi de 2006.

Le respect, par un organisme de réglementation, des obligations spécifiques prévues par la Loi de 2006 peut être évalué de façon directe. En revanche, l’obligation générale a une portée très vaste et les principes qu’elle énonce (transparence, objectivité, impartialité et équité) ne sont pas définis par la loi.

C’est pourquoi les pratiques sont évaluées différemment, selon qu’elles relèvent des obligations spécifiques ou de l’obligation générale (reportez-vous à la Stratégie d’amélioration continue des pratiques d’inscription).

Obligations spécifiques

Le BCE est en mesure de déterminer précisément si un organisme de réglementation apporte la preuve qu’il respecte les pratiques relevant des obligations spécifiques mentionnées dans le guide d’évaluation. Par conséquent, le BCE délivre l’un des résultats d’évaluation suivants pour chaque pratique relevant des obligations spécifiques :

• Respect manifeste : tous les éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect partiellement manifeste : certains (mais pas la totalité) des éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect non manifeste : aucun des éléments requis dans le cadre de cette pratique n’est présent ou pris en compte.
• Sans objet : cette pratique ne s’applique pas à cet organisme de réglementation.

Obligation générale

Au vu des nombreux mécanismes permettant à un organisme de réglementation d’apporter la preuve que ses pratiques respectent dans l’ensemble les principes de l’obligation générale, le BCE formule des commentaires à ce sujet, au lieu de délivrer des résultats d’évaluation. Pour la même raison, ces commentaires d’évaluation portent sur le fond, et non sur la forme.

Pour en savoir plus sur l’interprétation par le BCE des principes relevant de l’obligation générale et sur les pratiques servant de ligne directrice aux évaluations du BCE, reportez-vous au Guide d’évaluation des pratiques d’inscription des ordres de réglementation des professions de la santé.

Pratiques exemplaires et recommandations

Le cas échéant, le BCE recense les pratiques exemplaires ou formule des recommandations d’amélioration au regard des obligations spécifiques et de l’obligation générale.

Sources

Les résultats d’évaluation, commentaires, pratiques exemplaires et recommandations se fondent sur les renseignements fournis par l’organisme de réglementation. Le BCE produit le rapport d’évaluation en partant du principe que ces renseignements sont exacts. Le BCE compile les renseignements sur l’inscription provenant de diverses sources, notamment :

• rapports sur les pratiques d’inscription équitables, vérifications, rapports des examens du processus d’accès à la profession ou au métier, réunions annuelles;
• documentation appartenant à l’organisme de réglementation, à savoir :
  • site Web,
  • politiques, procédures, lignes directrices et modèles de document à l’intention des auteurs d’une demande,
  • règlements,
  • mécanismes de vérification interne et d’élaboration de rapports,
  • contrats tiers et documents de suivi ou rapports connexes,
  • évaluations des titres de compétences et documentation connexe;
• questions/demandes ciblées portant sur une pratique ou un principe en particulier dont le respect doit être démontré par l’organisme de réglementation.

Pour en savoir plus  sur le cycle ou le processus d’évaluation et sur les obligations prévues par la loi, reportez-vous à la Stratégie d’amélioration continue des pratiques d’inscription.

Sommaire de l’évaluation

Obligations spécifiques

Obligations spécifiques évaluées

Comme suite aux recommandations formulées lors de l’évaluation complète des pratiques de l’ORCDO effectuée en décembre 2011, cette évaluation a porté sur le(s) point(s) indiqué(s) ci-dessous :

Aucun
Renseignements à l’intention des auteurs d’une demande
« Révision » interne
Renseignements sur le droit d’appel
Preuves des titres de compétences
Évaluation des titres de compétences
Formation
Accès aux documents (dossiers)

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Obligation générale

Méthode d’évaluation

L’ORCDO a choisi la méthode indiquée ci-dessous dans le cadre de l’évaluation du respect des principes relevant de l’obligation générale et a informé le BCE de sa décision :

a.	Le BCE vérifie si l’organisme de réglementation respecte les pratiques mentionnées dans le guide d’évaluation.
b.	L’organisme de réglementation mène à bien une auto-évaluation en se fondant sur les pratiques mentionnées dans le guide d’évaluation.
c.	L’organisme de réglementation mène à bien une auto-évaluation systémique, dans le cadre de laquelle il explique les mesures prises pour respecter les principes relevant de l’obligation générale.

Principes évalués

Comme suite aux recommandations formulées lors de l’évaluation complète des pratiques de l’ORCDO effectuée en décembre 2011, cette évaluation a porté sur le(s) principe(s) indiqué(s) ci-dessous :

Aucun
Transparence
Objectivité
Impartialité
Équité

Commentaires

Le BCE a constaté que depuis la dernière évaluation, l’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario (ORCDO) a apporté la preuve du respect de toutes les pratiques relevant de l’obligation générale liées à la transparence.

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Pratiques exemplaires

Une pratique exemplaire est un programme, une activité ou une stratégie qui va au-delà des normes minimales prescrites par les guides d’évaluation du BCE, au regard des ressources de l’organisme de réglementation et du contexte spécifique à la profession ou au métier réglementé(e). Les pratiques exemplaires ne sont pas toujours susceptibles d’être mises en pratique par un autre organisme de réglementation.

L’ORCDO a apporté la preuve qu’il adopte des pratiques exemplaires dans le(s) domaine(s) suivant(s).

Transparence

• Veiller à ce que le personnel et les décideurs aient facilement accès aux politiques et critères, grâce à des classeurs didactiques dont le Registration Membership Policy Manual et le Registration How-to Guide de l’ORCDO. Les classeurs :
  • contiennent des ressources conviviales destinées au personnel et aux décideurs qui chargés de l’inscription. Par exemple, le guide pratique (How-to Guide) contient de nombreuses modalités, instructions et politiques en langage simple expliquant comment le personnel peut résoudre les problèmes quotidiens et répondre aux questions.
  • fournissent des explications détaillées sur les processus et les documents utilisés par des instances internationales.
  • sont mis à jour rapidement pour veiller à assurer leur uniformité et pour qu’ils décrivent avec exactitude les politiques et les modalités.
• S’assurer que tous les membres du personnel sont informés par voie électronique des changements qui seront apportés aux renseignements sur l’inscription.
• En 2013, demander à la Professional Standards Authority (PSA) du Royaume-Uni d’examiner le rendement de l’ORCDO en tant qu’organisme de réglementation à la lumière des Standards of Good Regulation (normes de bonne réglementation) de la PSA. La PSA a publié un rapport sur le rendement de l’ORCDO que ce dernier a affiché sur son site Web. L’examen était une évaluation indépendante du rendement de l’ORCDO comparé à celui d’organismes de réglementation d’autres pays. L’approche proactive en matière d’évaluation externe de sa gouvernance et de ses procédés prouve que l’ORCDO souhaite rendre des comptes au public.
• Fournir, dans ses renseignements d’inscription, une explication détaillée de ses exigences en matière de conduite. L’explication :
  • Informer les auteurs d’une demande qu’on leur demandera des renseignements et des documents sur leur conduite passée et présente.
  • Inclure des exemples, des processus et des justifications concernant les types d’information demandés et aider les auteurs d’une demande à mieux prouver qu’ils respectent cette exigence.
• Créer une nouvelle section sur le site Web de l’ORCDO intitulée « How is Training Completed Outside of Canada Assessed? » (Comment la formation suivie à l’extérieur du Canada est-elle évaluée?). Cette section expliquera :
  • Les rôles de l’ORCDO et de ses tierces parties – la Commission de l’agrément dentaire du Canada et le Bureau national d’examen dentaire du Canada – dans le cadre du processus d’évaluation.
  • Les différences en matière de formation dentaire dans le monde.
  • Les normes de compétence utilisées en matière d’élaboration du curriculum, d’établissement des normes, de conception des examens et de modalités d’évaluation.
  • Les questions d’immigration et les chemins menant à l’inscription à propos desquels on pose souvent des questions.
    L’ORCDO a fourni ces explications compte tenu de l’augmentation de la rétroaction de la part de personnes qui ont besoin de trouver de plus amples renseignements sur les processus d’évaluation. L’ORCDO a l’intention de développer davantage cette section pour faciliter l’accès à des sujets précis.
• En 2012, revoir les renseignements d’inscription sur le site Web de l’ORCDO, réviser et améliorer les renseignements et remanier le site Web. Ce site Web remanié inclut des renseignements plus clairs destinés aux auteurs d’une demande. Par ailleurs, il est plus accessible et convivial. 

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Recommandations

Le BCE n’a pas formulé de recommandations pour la présente période d’évaluation.
Le BCE s’attend à ce que l’ORCDO continue à maintenir ses normes à l’avenir.
Dans un esprit d’amélioration continue, le BCE encourage l’ORCDO à continuer de déployer des efforts pour rendre le processus d’inscription plus transparent, objectif, impartial et équitable.

Historique de l’évaluation

Dans le cadre de l’évaluation précédente, le BCE avait formulé trois recommandations pour cet organisme de réglementation.

Elles ont toutes été mises en œuvre.