Introduction

En août 2014, le Bureau du commissaire à l’équité de l’Ontario (BCE) a procédé à une évaluation ciblée des pratiques adoptées par l’Ordre des opticiens de l’Ontario (OOO) pour l’inscription des personnes qui cherchent à obtenir un permis pour exercer en Ontario, afin de veiller à ce qu’elles soient équitables et qu’elles fassent l’objet d’une amélioration continue.

Cette évaluation fait partie des fonctions du commissaire à l’équité prévues par la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées.

Cycle d’évaluation

Afin d’exiger la reddition de comptes par les organismes de réglementation en matière d’amélioration continue, le BCE évalue leurs pratiques d’inscription selon un cycle bisannuel.

Les cycles alternent entre évaluations complètes et évaluations ciblées :

• Les évaluations complètes portent sur l’ensemble des pratiques relevant des obligations spécifiques et de l’obligation générale mentionnées dans la Loi de 2006.
• Les évaluations ciblées sont axées sur les points ayant fait l’objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète.

Cette démarche permet d’assurer la continuité entre les cycles d’évaluation.

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Points visés par cette évaluation et abordés dans le rapport correspondant

L’évaluation ciblée de l’Ordre des opticiens de l’Ontario menée en août 2014 est axée sur les points ayant fait l’objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète effectuée en septembre 2011.

Le rapport détaillé du BCE met en évidence les résultats de l’évaluation ciblée. Le sommaire de l’évaluation récapitule les principaux renseignements suivants issus du rapport détaillé :

• Obligations évaluées
• Vue d’ensemble des résultats de l’évaluation des pratiques relevant des obligations spécifiques
• Vue d’ensemble des commentaires ayant trait à l’obligation générale
• Pratiques exemplaires
• Recommandations

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Disponibilité du rapport

Le BCE encourage l’Ordre des opticiens de l’Ontario à mettre le rapport détaillé à la disposition des membres de son personnel et de son conseil, du public et des autres parties intéressées.

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Méthodes d’évaluation

Les évaluations se fondent sur le Guide d’évaluation des pratiques d’inscription des ordres de réglementation des professions de la santé. Ce guide présente les pratiques d’inscription relevant des obligations spécifiques et de l’obligation générale mentionnées dans la Loi de 2006.

Le respect, par un organisme de réglementation, des obligations spécifiques prévues par la Loi de 2006 peut être évalué de façon directe. En revanche, l’obligation générale a une portée très vaste et les principes qu’elle énonce (transparence, objectivité, impartialité et équité) ne sont pas définis par la loi.

C’est pourquoi les pratiques sont évaluées différemment, selon qu’elles relèvent des obligations spécifiques ou de l’obligation générale (reportez-vous à la Stratégie d’amélioration continue des pratiques d’inscription).

Obligations spécifiques

Le BCE est en mesure de déterminer précisément si un organisme de réglementation apporte la preuve qu’il respecte les pratiques relevant des obligations spécifiques mentionnées dans le guide d’évaluation. Par conséquent, le BCE délivre l’un des résultats d’évaluation suivants pour chaque pratique relevant des obligations spécifiques :

• Respect manifeste : tous les éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect partiellement manifeste : certains (mais pas la totalité) des éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect non manifeste : aucun des éléments requis dans le cadre de cette pratique n’est présent ou pris en compte.
• Sans objet : cette pratique ne s’applique pas à cet organisme de réglementation.

Obligation générale

Au vu des nombreux mécanismes permettant à un organisme de réglementation d’apporter la preuve que ses pratiques respectent dans l’ensemble les principes de l’obligation générale, le BCE formule des commentaires à ce sujet, au lieu de délivrer des résultats d’évaluation. Pour la même raison, ces commentaires d’évaluation portent sur le fond, et non sur la forme.

Pour en savoir plus sur l’interprétation par le BCE des principes relevant de l’obligation générale et sur les pratiques servant de ligne directrice aux évaluations du BCE, reportez-vous au Guide d’évaluation des pratiques d’inscription des ordres de réglementation des professions de la santé.

Pratiques exemplaires et recommandations

Le cas échéant, le BCE recense les pratiques exemplaires ou formule des recommandations d’amélioration au regard des obligations spécifiques et de l’obligation générale.

Sources

Les résultats d’évaluation, commentaires, pratiques exemplaires et recommandations se fondent sur les renseignements fournis par l’organisme de réglementation. Le BCE produit le rapport d’évaluation en partant du principe que ces renseignements sont exacts. Le BCE compile les renseignements sur l’inscription provenant de diverses sources, notamment :

• rapports sur les pratiques d’inscription équitables, vérifications, rapports des examens du processus d’accès à la profession ou au métier, réunions annuelles;
• documentation appartenant à l’organisme de réglementation, à savoir :
  • site Web,
  • politiques, procédures, lignes directrices et modèles de document à l’intention des auteurs d’une demande,
  • règlements,
  • mécanismes de vérification interne et d’élaboration de rapports,
  • contrats tiers et documents de suivi ou rapports connexes,
  • évaluations des titres de compétences et documentation connexe;
• questions/demandes ciblées portant sur une pratique ou un principe en particulier dont le respect doit être démontré par l’organisme de réglementation.

Pour en savoir plus  sur le cycle ou le processus d’évaluation et sur les obligations prévues par la loi, reportez-vous à la Stratégie d’amélioration continue des pratiques d’inscription.

Sommaire de l’évaluation

Obligations spécifiques

Obligations spécifiques évaluées

Comme suite aux recommandations formulées lors de l’évaluation complète des pratiques de l’Ordre des opticiens de l’Ontario effectuée en septembre 2011, cette évaluation a porté sur le(s) point(s) indiqué(s) ci-dessous :

Aucun
Renseignements à l’intention des auteurs d’une demande
Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs
Réexamen ou appel interne
Renseignements sur le droit d’appel
Preuves des titres de compétences
Évaluation des titres de compétences
Formation
Accès aux documents (dossiers)

Résultats

L’OOOa apporté la preuve du respect de toutes les pratiques relevant de l’obligation spécifiquesuivante :

• Renseignements à l’intention des auteurs d’une demande

Concernant les pratiques dont le respect a été partiellement manifeste ou non manifeste, reportez-vous à la section Recommandations figurant ci-après dans le sommaire.

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Obligation générale

Méthode d’évaluation

L’OOO a choisi la méthode indiquée ci-dessous dans le cadre de l’évaluation du respect des principes relevant de l’obligation générale et a informé le BCE de sa décision :

a.	Le BCE vérifie si l’organisme de réglementation respecte les pratiques mentionnées dans le guide d’évaluation.
b.	L’organisme de réglementation mène à bien une auto-évaluation en se fondant sur les pratiques mentionnées dans le guide d’évaluation.
c.	L’organisme de réglementation mène à bien une auto-évaluation systémique, dans le cadre de laquelle il explique les mesures prises pour respecter les principes relevant de l’obligation générale.

Principes évalués

Comme suite aux recommandations formulées lors de l’évaluation complète des pratiques de l’Ordre des opticiens de l’Ontario effectuée en septembre 2011, cette évaluation a porté sur le(s) principe(s) indiqué(s) ci-dessous :

Aucun
Transparence
Objectivité
Impartialité
Équité

Commentaires

Le BCE a constaté que, depuis la dernière évaluation, l’OOO a pris des mesures pour faire en sorte que le processus d’inscription soit transparent et équitable. Deux améliorations supplémentaires devraient être apportées dans les domaines de la transparence et de l’équité (voir la section Recommandations figurant ci-après dans le présent sommaire).

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Pratiques exemplaires

Une pratique exemplaire est un programme, une activité ou une stratégie qui va au-delà des normes minimales prescrites par les guides d’évaluation du BCE, au regard des ressources de l’organisme de réglementation et du contexte spécifique à la profession ou au métier réglementé(e). Les pratiques exemplaires ne sont pas toujours susceptibles d’être mises en pratique par un autre organisme de réglementation.

L’OOO a apporté la preuve qu’il adopte des pratiques exemplaires dans le(s) domaine(s) suivant(s).

Évaluation des titres de compétences

• L’OOO participe à un examen exhaustif et à la validation complète du processus national de Reconnaissance des acquis (RDA) et des compétences pour l’accès aux professions, et ce, dans les buts suivants :
  • classer les compétences par ordre de priorité et en tenir compte dans le cadre de l’analyse informatisée des lacunes (« Computerized Gap Analysis » ou CGA)et de l’entrevue;
  • valider le recours aux questions à choix multiple dans le cadre de la CGA et en déterminer la fiabilité;
  • élaborer des questions d’entrevue;
  • élaborer une méthode de notation normalisée pour chaque question d’entrevue et fixer une note de passage objective afin d’orienter l’évaluation du rendement;
  • élaborer un manuel de formation à l’intention des intervieweurs.
• Ces activités contribueront à renforcer l’objectivité du processus de RDA et la cohérence des évaluations.

Transparence

• Le nouveau site Web de l’OOO a été lancé. Ce site :
  • fournit des renseignements plus complets sur l’inscription;
  • améliore l’accessibilité des renseignements sur l’inscription;
  • permet aux auteurs d’une demande de comprendre chaque étape du processus d’inscription, de la première à la dernière;
  • aide les auteurs d’une demande à comprendre ce qu’on attend d’eux à chaque étape du processus.
• Les auteurs d’une demande sont informés, sur le site Web, que s’ils ne sont pas en mesure de fournir des documents officiels attestant leur formation antérieure ou leurs antécédents de pratique, l’OOO acceptera qu’ils fournissent à la place une explication écrite et une déclaration solennelle. Ceci contribuera à permettre aux auteurs d’une demande d’avoir accès à tous les renseignements pertinents sur les solutions de remplacement acceptables et de ne pas renoncer à présenter une demande s’ils ne disposent pas de documents officiels.

Équité

• Les auteurs d’une demande sont informés, à la fois sur le site Web et de façon individuelle, des prochaines dates fixées pour le volet « entrevue » du processus de RDA. Ceci est important, dans la mesure où quatre dates d’entrevue seulement sont fixées chaque année. Les auteurs d’une demande peuvent désormais s’organiser en conséquence et choisir stratégiquement quand programmer le volet CGA du processus de RDA, qui doit être terminé avant l’entrevue.

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Recommandations

L’OOO devrait apporter des améliorations dans les domaines suivants :

Évaluation des titres de compétences	État
Sur le formulaire de demande du processus de RDA, supprimer l’exigence imposant aux auteurs d’une demande ayant suivi un programme de formation non agréé de fournir trois références professionnelles, dans la mesure où elle n’est reliée à aucune des exigences d’inscription de l’OOO. (Pratique 5.2)	Avril 2015
Transparence	Décembre 2015
Dans les documents sur l’inscription de l’OOO, décrire :
quels critères sont utilisés pour évaluer les explications fournies par les auteurs d’une demande qui ont répondu « oui » à une ou plusieurs question(s) de la « Declaration of Conduct » (déclaration de bonne conduite);
quel processus est suivi par le registrateur et le comité d’inscription pour prendre des décisions.
Équité
Continuer de réfléchir aux options envisageables pour fournir aux auteurs d’une demande des ressources qui les aident à comprendre quel est le format du volet « entrevue » du processus de RDA et quelles sont les attentes connexes.

Historique de l’évaluation

Dans le cadre de l’évaluation précédente, le BCE a formulé 16 recommandations à l’intention de cet organisme de réglementation.

Treize de ces recommandations ont été mises en œuvre. Les trois recommandations restantesont par la suite été jugées irréalisables par l’OOO et le BCE.