Introduction

L'évaluation fait partie des fonctions du commissaire à l'équité prévues par la Loi de 2006 sur l'accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO) et la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) – désignées collectivement comme la législation sur l'accès équitable.

Cycle d'évaluation

L'une des principales stratégies permettant au BCE de faire en sorte que les organismes de réglementation assument leurs responsabilités en matière d'amélioration continue consiste à évaluer leurs pratiques d'inscription selon un cycle triennal.

Les cycles alternent entre évaluations complètes et évaluations ciblées :

• Les évaluations complètes portent sur l'ensemble des pratiques relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.
• Les évaluations ciblées sont axées sur les points ayant fait l'objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète.

Points visés par l'évaluation et abordés dans le présent rapport

En 2016-2018, l’Ordre des opticiens de l’Ontario (OOO) a fait l’objet d’une évaluation complète.

Le rapport détaillé du BCE met en évidence les résultats de l’évaluation complète. Toutefois, les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande sont exclues. Pour les organismes de réglementation ayant déjà apporté la preuve qu’ils respectent les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, celles-ci ont été retirées du rapport^[1]. Le sommaire de l’évaluation récapitule les principaux renseignements suivants issus du rapport détaillé :

• Obligations évaluées
• Vue d'ensemble des résultats de l'évaluation des pratiques relevant des obligations spécifiques
• Vue d'ensemble des commentaires ayant trait à l'obligation générale
• Pratiques exemplaires
• Recommandations

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Sommaire de l’évaluation

Obligations spécifiques

Obligations spécifiques évaluées

Toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques de l’organisme de réglementation ont été évaluées. Toutefois, les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande ont été exclues de l’évaluation et retirées du rapport.

Commentaires

Cette évaluation a permis au BCE de constater que l’OOO a continué de déployer des efforts considérables afin d’élaborer et de mettre en œuvre des pratiques d’inscription équitables. En particulier, l’OOO a apporté la preuve qu’il respecte toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques suivantes :

• Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs
• Réexamen ou appel interne
• Formation
• Accès aux documents (dossiers)

Toutefois, l’OOO doit améliorer ses pratiques d’évaluation des titres de compétences. Le BCE a recensé trois domaines dans lesquels l’organisme de réglementation doit prendre des mesures supplémentaires pour respecter ses obligations spécifiques.

Obligation générale

Méthode d’évaluation

L’organisme de réglementation a choisi la méthode indiquée ci-dessous aux fins d’évaluation de l’obligation générale :

a.	Évaluation par le BCE des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation
b.	Auto-évaluation par l'organisme de réglementation des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation
c.	Auto-évaluation systémique par l'organisme de réglementation (dans le cadre de laquelle il explique les mesures systémiques et holistiques prises pour respecter l'obligation générale)

Principes évalués

Tous les principes relevant de l’obligation générale de l’organisme de réglementation (transparence, objectivité, impartialité et équité) ont été évalués.

Commentaires

Depuis la dernière évaluation, l’OOO a pris des mesures pour respecter son obligation générale. À titre d’exemple, l’OOO exigeait auparavant que les candidats à l’inscription qui sont soumis au processus de Reconnaissance des acquis (RDA) fournissent trois références professionnelles dans le cadre de leur demande. Sur la recommandation du BCE, cette exigence spécifique aux candidats soumis à la RDA a été supprimée. Au lieu de cela, les candidats soumis à la RDA doivent actuellement présenter une lettre d’un précédent superviseur aux fins de vérification de leur expérience pratique antérieure dans le cadre de leur demande. En réponse à une autre recommandation, l’OOO a élaboré une politique relative aux déclarations de culpabilité, aux constatations et aux affaires en cours (« Policy Dealing with Convictions, Findings and Ongoing Proceedings ») afin de fournir aux auteurs d’une demande des indications et des renseignements sur le processus et les critères d’évaluation utilisés pour prendre des décisions en matière de conduite professionnelle. Bien que l’OOO ait pris des mesures importantes pour respecter son obligation générale, ce rapport d’évaluation décrit deux recommandations relatives à la transparence, trois recommandations liées à l’impartialité et deux recommandations concernant l’équité dans le cadre desquelles des améliorations supplémentaires sont nécessaires.

Pratiques exemplaires

Une pratique exemplaire est un programme, une activité ou une stratégie qui va au-delà des normes minimales prescrites par le guide d’évaluation du BCE, au regard des ressources de l’organisme de réglementation et du contexte spécifique à la profession réglementée. Les pratiques exemplaires ne sont pas toujours susceptibles d’être mises en pratique par un autre organisme de réglementation.

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il adopte des pratiques exemplaires dans les domaines suivants :

Obligations spécifiques

Évaluation des titres de compétences

1. Continuer d’améliorer ses outils d’évaluation pour le processus de Reconnaissance des acquis (RDA) en élaborant une carte de pointage permettant aux évaluateurs de comprendre quel est le poids relatif de l’entrevue et des scores obtenus par un auteur d’une demande dans le cadre de l’analyse des lacunes en matière de compétences, ainsi que des scénarios normalisés pour le volet « entrevue ».
2. Rétablir l’agrément pour quatre programmes en optique et agréer quatre programmes en optique supplémentaires à l’échelle du Canada offrant des possibilités d’apprentissage à temps plein, à temps partiel et en ligne.

Obligation générale

Transparence

1. Mettre à jour la politique sur les délais d’inscription (« Registration Timelines Policy ») afin de faire en sorte que les délais prévus pour chaque étape du processus dans chaque catégorie d’inscription soient plus précis et transparents. Les changements apportés à la politique permettent aux auteurs d’une demande de mieux comprendre quels sont les délais de traitement et de les aider à se préparer en vue des étapes suivantes.
2. Faire la transition vers un système d’inscription sans papier et communiquer par voie électronique avec les auteurs d’une demande et les membres. Le fait de recevoir les communications et les documents par courriel permet aux auteurs d’une demande d’obtenir les renseignements sur le processus d’inscription dont ils ont besoin et d’être informés du statut de leur demande de manière plus régulière et opportune.
3. Lancer une initiative visant les normes pour les services à la clientèle à l’échelle de l’organisme afin d’améliorer les taux de réponse du personnel ainsi que les communications avec les auteurs d’une demande et les membres. Ceci permet de répondre dans un délai de deux jours ouvrables aux demandes que les candidats à l’inscription et les membres formulent par téléphone et par courriel, dans toutes les catégories d’inscription.
4. Faire participer le personnel à un programme de formation à la rédaction axée sur le relationnel d’une journée afin d’améliorer la lisibilité et l’efficacité des communications destinées aux auteurs d’une demande et aux membres. Suite au programme de formation, l’OOO a examiné et mis à jour ses documents d’inscription, ses modèles de courriels et le contenu de son site Web en utilisant un langage clair.
5. Modifier la politique relative aux déclarations de culpabilité, aux constatations et aux affaires en cours (« Policy Dealing with Convictions, Findings and Ongoing Proceedings ») afin d’aider les auteurs d’une demande à mieux comprendre comment les réponses affirmatives aux questions figurant sur la déclaration de bonne conduite incluse dans leur demande sont traitées par l’organisme de réglementation dans le cadre du processus d’inscription.
6. Mettre à jour la politique sur les ajustements de verres de contact par les auteurs d’une demande (« Applicant Contact Lens Fittings Policy ») afin de clarifier la façon dont ces ajustements sont effectués par les étudiantes et étudiants qui s’efforcent de satisfaire aux exigences d’inscription.

Objectivité

1. Modifier la politique relative aux déclarations de culpabilité, aux constatations et aux affaires en cours (« Policy Dealing with Convictions, Findings and Ongoing Proceedings ») afin de fournir aux membres du Comité d’inscription des critères et des éléments de mesure documentés pour évaluer l’exigence de bonnes mœurs dans le cadre du processus d’inscription.

Équité

1. Consulter les parties intéressées, dont le BCE, au sujet des propositions de modification de l’exigence d’expérience pratique de 1 000 heures et de la nouvelle exigence de maintien des compétences afin de s’assurer que les modifications ne causent pas d’exclusion ou de restriction pour certains groupes d’auteurs d’une demande.

Recommandations

L’organisme de réglementation peut apporter des améliorations dans les domaines suivants :

Obligations spécifiques

Évaluation des titres de compétences

1. Élaborer des procédures visant à :
   • recueillir et analyser des données sur la cohérence et l’exactitude des décisions d’évaluation;
   • utiliser les données afin de définir et de mettre en œuvre les mesures correctives qui s’imposent pour assurer la cohérence et l’exactitude. (Pratique 6.10)
2. Élaborer et mettre en œuvre des mécanismes visant à :
   • examiner régulièrement les procédures d’évaluation pour identifier les sources éventuelles de préjugés;
   • consigner et élaborer des stratégies d’atténuation dans le but d’éviter les situations de partialité;
   • prendre les mesures correctives qui s’imposent, en temps opportun. (Pratique 6.12)
3. Définir et mettre en œuvre des mesures pour vérifier si les pratiques d’évaluation des organismes tiers sont transparentes, objectives, impartiales et équitables. Ces mesures doivent inclure des procédures visant à :
   • évaluer et surveiller les pratiques d’évaluation des organismes tiers;
   • recenser les problèmes éventuels et prendre des mesures pour les résoudre, le cas échéant. (Pratique 6.15)

Obligation générale

Transparence

1. Mettre en œuvre un processus officiel et structuré pour obtenir une rétroaction continue des auteurs d’une demande et des membres sur leurs expériences dans le cadre du processus d’inscription.
2. Déterminer à quels intervalles il sera possible d’examiner les politiques et procédures écrites pour s’assurer qu’elles restent pertinentes et à jour, à savoir :
   • une fois qu’un cycle d’examen est établi, effectuer lesdits examens conformément aux délais prescrits;
   • si l’examen révèle que des politiques et procédures écrites doivent être mises à jour, recenser celles nécessitant une révision et procéder à leur mise à jour dans les délais prescrits;
   • mettre à jour les documents d’inscription destinés aux auteurs d’une demande pour s’assurer qu’ils tiennent compte des pratiques actuelles.

Impartialité

1. Élaborer des lignes directrices à l’intention du personnel et des décideurs pour leur indiquer la marche à suivre s’ils constatent une situation de partialité durant le processus décisionnel.
2. Mettre en place des mécanismes de contrôle visant à éviter ou à minimiser les préjugés, à surveiller et à recenser les sources éventuelles de préjugés, ainsi qu’à prendre les mesures correctives qui s’imposent.
3. Étoffer les politiques et les procédures actuelles en y incluant des directives interdisant les menaces et les représailles à l’encontre des candidats à l’inscription qui présentent une demande d’appel ou qui portent réclamation au sujet du personnel ou des procédures.

Équité

1. Concernant la proposition de modification de l’exigence d’expérience pratique :
   • indiquer de façon transparente les normes de compétence et les critères qui seront utilisés pour évaluer si les compétences sont démontrées;
   • définir les critères d’évaluation des normes de compétence et les mécanismes d’application uniforme des critères;
   • examiner et prendre en compte l’impact de la modification pour les auteurs d’une demande actuels et éventuels, et prendre des mesures pour éviter tout effet indésirable;
   • mettre en place des procédures d’examen régulier des normes de compétence dans le cadre des stages pratiques;
   • élaborer des politiques documentant les normes de compétence et les critères, et les mettre à la disposition du public.
2. Concernant la proposition d’exigence de maintien des compétences :
   • justifier de façon claire la pertinence et la nécessité de l’exigence de maintien des compétences pour l’exercice de la profession, sur la base de preuves établissant la nécessité du changement;
   • élaborer un plan de transition, incluant une stratégie de communication, pour l’exigence de maintien des compétences;
   • prévoir des solutions de remplacement et des cas exceptionnels, par exemple pour les auteurs d’une demande qui ont cessé d’exercer pendant un congé de maternité/paternité ou pour les nouveaux arrivants au Canada qui ont cessé d’exercer la profession durant une longue période en raison de leur processus d’établissement;
   • décrire les volets et les fournisseurs du programme de remise à niveau;
   • indiquer clairement tous les coûts que doivent assumer les auteurs d’une demande pour suivre le programme de remise à niveau;
   • examiner et prendre en compte l’impact de la modification pour les auteurs d’une demande actuels et éventuels, et prendre des mesures pour éviter tout effet indésirable.

Historique de l’évaluation

Dans l’évaluation précédente, le BCE a formulé trois recommandations à l’intention de l’organisme de réglementation. Deux d’entre elles ont été mises en œuvre et la troisième reste en suspens :

1. Continuer de réfléchir aux options envisageables pour fournir aux auteurs d’une demande des ressources qui les aident à comprendre quel est le format du volet « entrevue » du processus de Reconnaissance des acquis (RDA) et quelles sont les attentes connexes.

Cette recommandation n’est pas comptabilisée dans le nombre total de recommandations pour ce cycle d’évaluation.

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Rapport détaillé^[2]

Obligations spécifiques

2. Obligation spécifique — Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs

LPSR, annexe 2, paragr. 20 (1)

1. Si un organisme de réglementation rejette une demande, il en communique les motifs écrits à l'auteur de la demande. [Équité, transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. Obligation spécifique — Réexamen ou appel interne

LPSR, annexe 2, art. 15, 17, 19 et 22.3

1. L’organisme de réglementation prévoit un réexamen ou un appel interne des décisions en matière d’inscription. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

L’OOO offre aux auteurs d’une demande qui se sont vu refuser un certificat d’inscription la possibilité de faire appel des décisions en matière d’inscription. Des renseignements sur le processus d’appel sont fournis aux auteurs d’une demande dans les lettres avisant des décisions et des motifs, sur le site Web de l’OOO et dans la politique concernant le comité d’appel des inscriptions (« Registration Appeal Panel Policy »). Toutefois, il serait utile que l’OOO fournisse des renseignements plus complets et plus clairs sur certains points.

En particulier, l’OOO devrait faire référence à la politique concernant le comité d’appel des inscriptions (« Registration Appeal Panel Policy ») et décrire les premières étapes du processus dans ses renseignements en ligne à l’intention des auteurs d’une demande. L’OOO pourrait également indiquer clairement dans son document stratégique que le processus se poursuivra même si un auteur d’une demande décide de ne présenter aucun élément supplémentaire à l’appui de son appel. L’OOO prévoit de réfléchir à la possibilité de modifier son document stratégique et ses renseignements à l’intention des auteurs d’une demande lors d’une prochaine réunion du Comité d’inscription.

De plus, le BCE constate que les renseignements sur les frais d’appel figurent uniquement dans le document stratégique. Il serait donc utile que le montant de ces frais soit également précisé dans les autres renseignements à l’intention des auteurs d’une demande sur le site Web. L’OOO a indiqué qu’il prévoit d’inclure ces renseignements sur les frais sur son site Web dans un avenir proche.

Suggestions d’amélioration continue

Inclure des références à la politique concernant le comité d’appel des inscriptions (« Registration Appeal Panel Policy ») dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, lorsque cela s’avère approprié, pour leur permettre d’en savoir plus sur le processus d’appel.

Indiquer clairement dans le document stratégique et les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande qu’un candidat à l’inscription n’est pas obligé de présenter de nouveaux documents ou renseignements et que le processus d’appel se poursuivra dans tous les cas.

Inclure des précisions sur les frais d’appel dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande et les documents d’inscription, par exemple dans la rubrique « College Fees » (droits et frais) du site Web.

2. L’organisme de réglementation met en œuvre des règles et des procédures qui empêchent toute personne ayant agi à titre de décisionnaire dans le cadre d’une décision en matière d’inscription d’agir à ce titre dans le cadre du réexamen ou de l’appel interne de la décision. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. Obligation spécifique — Évaluation des titres de compétences

LPSR, annexe 2, paragr. 22.4 (2)

2. L’organisme de réglementation communique par écrit les résultats de l’évaluation des titres de compétences à chaque auteur d’une demande. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation donne à ses évaluateurs accès à des critères, politiques et procédures d’évaluation. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Pratiques exemplaires

L’OOO continue d’améliorer ses outils d’évaluation pour le processus de Reconnaissance des acquis (RDA). À titre d’exemple, l’OOO :

• a créé une carte de pointage permettant aux évaluateurs de comprendre quel est le poids relatif de l’entrevue et des scores obtenus par un auteur d’une demande dans le cadre de l’analyse des lacunes en matière de compétences, ainsi que d’interpréter ces volets de l’évaluation pour lui attribuer un programme de formation d’appoint;
• a élaboré des scénarios normalisés pour le volet « entrevue » de la RDA;
• a terminé d’élaborer, d’évaluer et de valider un second formulaire d’analyse des lacunes en matière de compétences pour compléter sa banque de questions.

Ces améliorations renforcent l’objectivité et la cohérence des évaluations effectuées dans le cadre du processus de RDA. En outre, les modifications permettent aux auteurs d’une demande de mieux comprendre chaque étape du processus d’évaluation.

4. L’organisme de réglementation démontre que ses tests et examens mesurent les paramètres prévus. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

Commentaires du BCE

Cette pratique ne s’applique pas à l’OOO car il n’organise pas d’examens.

5. L’organisme de réglementation précise ses critères d’évaluation de manière à permettre aux évaluateurs de les interpréter de manière uniforme. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. L’organisme de réglementation veille à ce que les renseignements sur les programmes d’enseignement utilisés pour élaborer ou mettre à jour les critères d’évaluation soient maintenus à jour et exacts. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

En 2016, l’OOO a rétabli l’agrément pour quatre programmes en optique et agréé quatre programmes en optique supplémentaires à l’échelle du Canada offrant des possibilités d’apprentissage à temps plein, à temps partiel et en ligne. Deux des programmes nouvellement reconnus sont offerts en français.

7. L’organisme de réglementation lie ses méthodes d’évaluation aux exigences/normes d’accès à la profession ou au métier. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. L’organisme de réglementation exige que les évaluateurs appliquent les critères, politiques et procédures d’évaluation des titres de compétences uniformément à tous les auteurs d’une demande. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

9. L’organisme de réglementation fait uniquement appel à des évaluateurs compétents pour effectuer les évaluations. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

10. L’organisme de réglementation surveille la cohérence et l’exactitude des décisions, et prend des mesures correctives en cas de besoin, afin de garantir l’objectivité de ses décisions d’évaluation. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect partiellement manifeste

Commentaires du BCE

Pour évaluer cette pratique, le BCE a cherché des preuves montrant comment l’OOO surveille la cohérence et l’exactitude de ses décisions d’évaluation. En particulier, le BCE cherchait à savoir comment l’OOO évalue dans quelle mesure les décisions sont cohérentes et exactes, et comment il détermine et met en œuvre toutes les mesures correctives qui s’imposent.

Le BCE a constaté que l’OOO a mis en place un certain nombre de procédures pour surveiller l’exactitude et la cohérence de ses décisions d’évaluation. Ces procédures incluent par exemple une feuille de suivi permettant de consigner les résultats de chaque évaluation de titres de compétences étrangers, des réunions fréquentes du personnel pour discuter de différents dossiers et d’autres questions relatives aux évaluations, ainsi qu’un examen final des décisions d’évaluation par le registrateur.

Toutefois, le BCE ne saisit pas clairement en quoi ces seules procédures permettent à l’OOO d’évaluer dans quelle mesure les décisions sont cohérentes et exactes. En outre, le BCE n’a pas recueilli suffisamment d’éléments prouvant l’existence d’un processus structuré permettant à l’OOO de déterminer et de mettre en œuvre toutes les mesures correctives.

Recommandations

Élaborer des procédures visant à :

• recueillir et analyser des données sur la cohérence et l’exactitude des décisions d’évaluation;
• utiliser les données afin de définir et de mettre en œuvre les mesures correctives qui s’imposent pour assurer la cohérence et l’exactitude.

11. L’organisme de réglementation interdit la discrimination et informe les évaluateurs de la nécessité d’éviter tout préjugé au cours de l’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

12. L’organisme de réglementation met en œuvre des procédures pour garantir l’impartialité de ses méthodes et procédures d’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect non manifeste

Commentaires du BCE

Pour évaluer cette pratique, le BCE a cherché des preuves documentées montrant que l’OOO a mis en place des mécanismes visant à éviter ou à minimiser les préjugés dans ses décisions en matière d’inscription, à surveiller les procédures d’évaluation afin de recenser les sources éventuelles de partialité, ainsi qu’à déterminer et à mettre en œuvre les mesures correctives qui s’imposent. Toutefois, le BCE n’a pas recueilli suffisamment d’éléments prouvant que ces mesures ont été prises.

Recommandations

Élaborer et mettre en œuvre des mécanismes visant à :

• examiner régulièrement les procédures d’évaluation pour identifier les sources éventuelles de préjugés;
• consigner et élaborer des stratégies d’atténuation dans le but d’éviter les situations de partialité;
• prendre les mesures correctives qui s’imposent, en temps opportun.

13. L’organisme de réglementation donne aux auteurs d’une demande la possibilité d’interjeter appel des résultats d’une évaluation des titres de compétences ou de les faire réexaminer. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

14. L’organisme de réglementation évalue les titres de compétences, communique les résultats aux auteurs d’une demande et fournit des motifs écrits aux auteurs d’une demande non retenus, et ce, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

15. Les organismes de réglementation qui se fient à un tiers pour évaluer les titres de compétences établissent des politiques et des procédures en vertu desquelles les évaluateurs tiers sont responsables de veiller à ce que les évaluations soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. [Transparence, objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect partiellement manifeste

Commentaires du BCE

Les examens d’accès à la profession pour les opticiens inscrits en Ontario sont organisés par la National Association of Canadian Optician Regulators (NACOR). En outre, l’OOO fait appel à World Education Services (WES) pour évaluer les titres de compétences obtenus à l’issue d’un programme non agréé, ainsi qu’à divers organismes d’évaluation linguistique pour évaluer les compétences linguistiques en français et en anglais.

L’OOO a informé le BCE qu’il prend différentes mesures pour veiller à ce que les organismes tiers chargés de l’évaluation des titres de compétences auxquels il fait appel adoptent des pratiques d’évaluation transparentes, objectives, impartiales et équitables. En particulier, l’OOO explique qu’il prend les mesures suivantes :

• il examine les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande figurant sur le site Web de chaque organisme tiers;
• il inclut sur son site Web et dans ses documents d’inscription destinés aux auteurs d’une demande les renseignements fournis par l’organisme tiers;
• il vérifie les résultats d’examen des auteurs d’une demande conformément aux normes de compétence des organismes tiers;
• il entretient les relations entre ses employés et les membres du personnel des organismes tiers;
• il invite les organismes tiers à présenter des renseignements aux membres de son personnel;
• il participe à la prise des décisions stratégiques majeures par le biais d’une représentation au sein des comités et des instances dirigeantes des organismes tiers.

Bien qu’il soit important de prendre ces mesures, il n’est pas évident qu’elles suffisent à permettre à l’OOO de vérifier que les pratiques d’évaluation des organismes tiers sont transparentes, objectives, impartiales et équitables. Le BCE recommande à l’OOO de prendre des mesures supplémentaires afin de définir et de mettre en œuvre des mécanismes permettant de surveiller et d’évaluer les pratiques d’évaluation des organismes tiers. À titre d’exemple, l’OOO pourrait envisager de conclure avec chacun des organismes tiers auxquels il fait appel des ententes de services officielles établissant des normes de service et des procédures de suivi et de responsabilisation desdits organismes. L’OOO pourrait également travailler en collaboration avec les organismes tiers auxquels il fait appel afin de cerner toutes les questions relatives aux évaluations effectuées par lesdits organismes que les auteurs d’une demande sont susceptibles de poser, ainsi que d’y répondre.

Recommandations

Définir et mettre en œuvre des mesures pour vérifier si les pratiques d’évaluation des organismes tiers sont transparentes, objectives, impartiales et équitables. Ces mesures doivent inclure des procédures visant à :

• évaluer et surveiller les pratiques d’évaluation des organismes tiers;
• recenser les problèmes éventuels et prendre des mesures pour les résoudre, le cas échéant.

7. Obligation spécifique — Formation

LPSR, annexe 2, paragr. 22.4 (3)

1. L’organisme de réglementation fournit une formation au personnel et aux bénévoles qui évaluent les titres de compétences ou qui prennent des décisions en matière d’inscription ou des décisions à l’issue de réexamens ou d’appels internes. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation aborde les notions d’objectivité et d’impartialité au cours de la formation qu’il fournit aux évaluateurs et aux décideurs. [Objectivité, impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation détermine à quel moment les membres du personnel et les bénévoles, nouveaux et anciens, ont besoin d’être formés et offre la formation en conséquence. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. Obligation spécifique — Accès aux documents (dossiers)

LPSR, annexe 2, art. 16

1. L’organisme de réglementation fournit à chaque auteur d’une demande accès à son dossier de demande. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. Si l’accès aux dossiers nécessite de payer des droits, l’organisme de réglementation examine les droits exigés pour s’assurer que leur montant ne dépasse pas celui du recouvrement des coûts raisonnables. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

Recommandations

Cette pratique ne s’applique pas dans la mesure où les auteurs d’une demande peuvent accéder gratuitement à leurs documents (dossiers).

Obligation générale

LPSR, annexe 2, art. 22.2

Transparence

L’organisme de réglementation doit respecter les pratiques suivantes :

• Maintien de l’ouverture
• Importance de donner accès aux renseignements sur l’inscription, d’assurer leur suivi et de les mettre à jour
• Communication claire avec les auteurs d’une demande au sujet de leur statut

Résultat de l’évaluation

Bien que l’OOO prenne des mesures pour adopter des pratiques d’inscription transparentes, des améliorations supplémentaires sont nécessaires dans deux domaines. Pour aller encore plus loin, le BCE a formulé deux suggestions d’amélioration continue. De plus amples détails sont fournis ci-après.

Ouverture

L’OOO met en œuvre différentes mesures pour permettre aux parties intéressées de comprendre le déroulement du processus d’inscription. En voici la liste :

• il publie des renseignements sur la structure de responsabilisation régissant les fonctions intervenant en matière d’inscription et d’appels, par exemple la liste des membres des comités qui y participent, le mandat et les renseignements connexes, ainsi que les rôles et les responsabilités des présidents des comités;
• il met à disposition sur son site Web des trousses pour les réunions du Conseil et il invite les parties intéressées à y participer en personne ou par webinaire;
• il recueille la rétroaction des intervenants sur les propositions de modification visant les règlements et les politiques en mettant à disposition sur son site Web des formulaires de rétroaction et des enquêtes;
• il fournit sur son site Web des renseignements détaillés et des documents sur les exigences et les processus d’inscription, notamment des formulaires et des guides d’inscription, une foire aux questions et des ordinogrammes décrivant les voies d’accès à l’inscription;
• il élabore et révise des documents stratégiques relatifs aux procédures régissant le processus d’inscription;
• il fournit aux auteurs d’une demande, aux membres et au public des mises à jour sur les modifications réglementaires, sur les politiques d’inscription et sur les différentes initiatives, dans la rubrique destinée au public (« Public Section ») de son site Web et dans ses bulletins d’information, ainsi que par le biais de sa liste de diffusion.

Il est évident que l’OOO a mis en place des structures et des mécanismes permettant aux parties intéressées de comprendre le déroulement du processus d’inscription et de contribuer aux discussions clés portant sur la politique d’inscription. Toutefois, pour évaluer ce principe de l’obligation générale, le BCE cherchait également des preuves montrant comment l’OOO recueille et prend en compte la rétroaction des auteurs d’une demande. Afin de respecter cette obligation, l’OOO pourrait mettre en œuvre un mécanisme officiel et structuré permettant de recueillir régulièrement la rétroaction des auteurs d’une demande et des membres sur leurs expériences en matière d’inscription, ainsi que d’utiliser ces commentaires pour améliorer le processus d’inscription, dans la mesure du possible. Il pourrait également s’avérer utile pour l’OOO d’établir un calendrier d’examen des politiques, des procédures et des critères d’inscription, afin de s’assurer à la fois qu’ils sont conformes aux pratiques d’inscription actuelles et qu’ils sont mis à jour en temps utile, au besoin.

Accès

L’OOO veille à ce que les auteurs d’une demande aient accès à tous les renseignements pertinents de manière appropriée et au moment où ils en ont besoin pour prendre les mesures adéquates dans le cadre du processus d’inscription. À titre d’exemple, l’OOO a récemment fait la transition vers un système d’inscription sans papier permettant aux candidats à l’inscription d’obtenir des renseignements plus opportuns sur leur demande et sur les prochaines étapes du processus d’inscription.

Clarté

L’OOO prend des mesures pour communiquer avec les auteurs d’une demande tout au long du processus d’inscription et pour veiller à ce que les renseignements fournis soient complets, précis et faciles à comprendre. À titre d’exemple, l’OOO :

• a récemment révisé ses documents d’inscription et ses éléments de communication avec les auteurs d’une demande pour en améliorer la clarté et la lisibilité;
• a élaboré une politique sur les délais d’inscription (« Registration Timelines Policy ») afin d’informer les auteurs d’une demande des délais prévus pour chaque étape du processus d’inscription;
• a offert aux auteurs d’une demande des possibilités de rencontre en personne avec des membres du personnel responsable des inscriptions pour discuter du statut de leur demande et des décisions connexes.

Bien qu’il soit important de prendre ces mesures, il pourrait s’avérer utile pour l’OOO, afin de renforcer encore plus la clarté, d’élaborer une politique en matière de traduction destinée aux candidats à l’inscription qui doivent joindre à leur demande des documents rédigés dans une langue autre que le français ou l’anglais. La politique pourrait fournir aux auteurs d’une demande des renseignements sur les traductions qui seront acceptées ou non par l’OOO et indiquer s’ils ont la possibilité de faire traduire leurs documents à l’extérieur du Canada.

À l’avenir, le BCE suggère à l’OOO de réviser et de mieux harmoniser les passages relatifs à la « conduite » (« conduct ») figurant dans les formulaires et les guides de demande, afin de renforcer la clarté (par exemple en harmonisant la question 7f du formulaire de demande d’inscription à titre d’opticien agréé avec la troisième déclaration figurant à la page 10 du guide de demande). Par ailleurs, l’OOO est invité à faire référence à la politique relative à la compétence linguistique (« Language Proficiency Policy ») dans ses formulaires et guides de demande.

Recommandations

Mettre en œuvre un processus officiel et structuré pour obtenir une rétroaction continue des auteurs d’une demande et des membres sur leurs expériences dans le cadre du processus d’inscription.

Déterminer à quels intervalles il sera possible d’examiner les politiques et procédures écrites pour s’assurer qu’elles restent pertinentes et à jour, à savoir :

• une fois qu’un cycle d’examen est établi, effectuer lesdits examens conformément aux délais prescrits;
• si l’examen révèle que des politiques et procédures écrites doivent être mises à jour, recenser celles nécessitant une révision et procéder à leur mise à jour dans les délais prescrits;
• mettre à jour les documents d’inscription destinés aux auteurs d’une demande pour s’assurer qu’ils tiennent compte des pratiques actuelles.

Suggestions d'amélioration continue

Élaborer une politique en matière de traduction détaillant les étapes qu’un candidat à l’inscription doit suivre pour faire traduire les documents rédigés dans une langue autre que l’anglais ou le français qui sont à joindre à sa demande. Faire référence à la politique dans les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande et les documents d’inscription, comme il convient. Indiquer si certains documents peuvent être traduits à l’extérieur du Canada.

Examiner et mieux harmoniser les passages relatifs à la « conduite » (« conduct ») des candidats à l’inscription dans les formulaires et les guides de demande.

Faire référence à la politique relative à la compétence linguistique (« Language Proficiency Policy ») dans le formulaire et le guide de demande pour les auteurs d’une demande qui doivent prouver qu’ils satisfont à cette exigence d’inscription.

Pratiques exemplaires

Mettre à jour la politique sur les délais d’inscription (« Registration Timelines Policy ») afin de faire en sorte que les délais prévus pour chaque étape du processus dans chaque catégorie d’inscription soient plus précis et transparents. Les changements apportés à la politique permettent aux auteurs d’une demande de mieux comprendre quels sont les délais de traitement et de les aider à se préparer en vue des étapes suivantes.

Faire la transition vers un système d’inscription sans papier et communiquer par voie électronique avec les auteurs d’une demande et les membres. Le fait de recevoir les communications et les documents par courriel permet aux auteurs d’une demande d’obtenir les renseignements sur le processus d’inscription dont ils ont besoin et d’être informés du statut de leur demande de manière plus régulière et opportune.

Lancer une initiative visant les normes pour les services à la clientèle à l’échelle de l’organisme afin d’améliorer les taux de réponse du personnel ainsi que les communications avec les auteurs d’une demande et les membres. Ceci permet de répondre dans un délai de deux jours ouvrables aux demandes que les candidats à l’inscription et les membres formulent par téléphone et par courriel, dans toutes les catégories d’inscription. Cette pratique démontre que l’OOO s’engage à améliorer la qualité des services offerts aux auteurs d’une demande et aux membres.

Faire participer le personnel à un programme de formation à la rédaction axé sur le relationnel d’une journée afin d’améliorer la lisibilité et l’efficacité des communications destinées aux auteurs d’une demande et aux membres. Suite au programme de formation, l’OOO a examiné et mis à jour ses documents d’inscription, ses modèles de courriels et le contenu de son site Web en utilisant un langage clair.

Modifier la politique relative aux déclarations de culpabilité, aux constatations et aux affaires en cours (« Policy Dealing with Convictions, Findings and Ongoing Proceedings ») afin d’aider les auteurs d’une demande à mieux comprendre comment les réponses affirmatives aux questions figurant sur la déclaration de bonne conduite incluse dans leur demande sont traitées par l’organisme de réglementation dans le cadre du processus d’inscription. La politique décrit les critères utilisés pour évaluer une demande, les résultats possibles pour un candidat à l’inscription et le déroulement du processus d’appel des décisions. En outre, la politique établit clairement que les renseignements spécifiques fournis par l’auteur d’une demande relativement à une déclaration de culpabilité, à une constatation de faute professionnelle, d’incompétence ou d’incapacité, ou bien aux conditions du cautionnement, sont susceptibles d’être affichés dans le registre public (« Public Register ») une fois qu’il est inscrit en qualité de membre.

Mettre à jour la politique sur les ajustements de verres de contact par les auteurs d’une demande (« Applicant Contact Lens Fittings Policy ») afin de clarifier la façon dont ces ajustements sont effectués par les étudiantes et étudiants qui s’efforcent de satisfaire aux exigences d’inscription.

Objectivité

• Conception de critères et de procédures fiables et valides
• Surveillance et suivi des obstacles à la validité et à la fiabilité

Résultat de l’évaluation

L’OOO prend les différentes mesures suivantes pour faire preuve d’objectivité dans le cadre de son processus d’inscription :

Fiabilité

Pour assurer la fiabilité de ses décisions en matière d’inscription, l’OOO :

• communique aux évaluateurs les exigences et les critères auxquels les auteurs d’une demande doivent satisfaire et dispose d’un processus visant à vérifier la clarté et l’exactitude des renseignements sur lesdits critères et exigences;
• donne accès à un éventail de documents stratégiques qui aident les décideurs à interpréter, dans le cadre de leurs examens, les éléments de preuve pertinents en fonction des exigences et des critères d’évaluation;
• dispense aux décideurs une formation pertinente et suffisante sur le processus d’inscription;
• consigne les résultats d’évaluation des auteurs d’une demande formés à l’étranger sur une feuille de suivi pour consultation future;
• fait référence à des dossiers traités précédemment lorsque cela s’avère nécessaire durant l’examen des demandes.

Validité

L’OOO prend également des mesures pour assurer la validité de ses décisions en matière d’inscription. À titre d’exemple, l’organisme de réglementation :

• impose aux décideurs d’utiliser des outils et des scénarios d’entrevue normalisés dans le cadre du processus de Reconnaissance des acquis (RDA);
• tient des réunions fréquentes pour discuter de différents dossiers et d’autres questions relatives à l’inscription.

Pratique exemplaire

Modifier la politique relative aux déclarations de culpabilité, aux constatations et aux affaires en cours (« Policy Dealing with Convictions, Findings and Ongoing Proceedings ») afin de fournir aux membres du Comité d’inscription des critères et des éléments de mesure documentés pour évaluer l’exigence de bonnes mœurs dans le cadre du processus d’inscription.

Impartialité

• Identification des préjugés, surveillance et prise de mesures correctives
• Mise en œuvre de stratégies

Résultat de l’évaluation

L’OOO met en œuvre différentes mesures permettant d’assurer l’impartialité de ses décisions en matière d’inscription.

Identification des préjugés

L’OOO prend des mesures pour identifier les sources éventuelles de préjugés dans le cadre de son processus décisionnel. À titre d’exemple, l’OOO dispense aux membres du personnel et des comités qui s’occupent des auteurs d’une demande et qui prennent des décisions en matière d’inscription une formation destinée à les aider à identifier les sources éventuelles de préjugés dans le processus décisionnel. En outre, l’OOO donne à ses décideurs la possibilité de visionner le module d’apprentissage du BCE, Scénarios d’application de la législation sur l’accès équitable, et de mettre en œuvre les stratégies qui y sont décrites dans le cadre de leurs pratiques d’inscription.

Stratégies

L’OOO met en œuvre des stratégies pour éviter les préjugés; à titre d’exemple :

• il fonde ses décisions en matière d’inscription sur des preuves concrètes;
• il organise des groupes de discussion chargés de prendre les décisions en matière d’inscription;
• il prend en compte les facteurs internes et externes avant d’apporter des changements en matière d’inscription lorsqu’il élabore ou modifie ses politiques dans ce domaine (à titre d’exemple, l’OOO recueille et prend en compte les commentaires des intervenants avant de mettre en œuvre des changements).

Toutefois, pour évaluer ce principe de l’obligation générale, le BCE a également cherché des preuves documentées montrant que l’OOO indique aux membres de son personnel et de ses comités quelle est la marche à suivre s’ils constatent une situation de partialité, qu’il prend des mesures pour vérifier l’impartialité de ses décisions en matière d’inscription et qu’il interdit la discrimination et les préjugés envers les auteurs d’une demande. Plusieurs recommandations dans ces domaines figurent ci-dessous.

Recommandations

Élaborer des lignes directrices à l’intention du personnel et des décideurs pour leur indiquer la marche à suivre s’ils constatent une situation de partialité durant le processus décisionnel.

Mettre en place des mécanismes de contrôle visant à éviter ou à minimiser les préjugés, à surveiller et à recenser les sources éventuelles de préjugés, ainsi qu’à prendre les mesures correctives qui s’imposent.

Étoffer les politiques et les procédures actuelles en y incluant des directives interdisant les menaces et les représailles à l’encontre des candidats à l’inscription qui présentent une demande d’appel ou qui portent réclamation au sujet du personnel ou des procédures.

Équité

• Garantie de l’équité en matière de fond
• Garantie de l’équité de la procédure
• Garantie de l’équité dans la relation

Résultat de l’évaluation

L’OOO prend des mesures permettant de promouvoir l’équité dans le cadre de son processus d’inscription. Des suggestions d’amélioration continue figurent ci-après.

Équité en matière de fond

L’OOO prend les mesures suivantes pour promouvoir l’équité en matière de fond :

• il supprime l’exigence d’inscription imposant aux auteurs d’une demande qui ont suivi un programme de formation non agréé de fournir trois références professionnelles;
• il examine ses droits et frais et les compare avec ceux des autres ordres de réglementation des professions de la santé, à intervalles réguliers.

Équité de la procédure

L’OOO prend les mesures suivantes pour garantir l’équité de la procédure dans le cadre de ses pratiques d’inscription :

• il autorise les auteurs d’une demande à commencer le processus d’inscription à l’extérieur du Canada;
• il offre aux auteurs d’une demande la possibilité d’obtenir des renseignements sur l’inscription sur des supports de substitution, ainsi que des mises à jour sur le statut de leur demande;
• il fournit aux candidats à l’inscription qui en font la demande écrite un accès complet à leurs documents (dossiers), notamment, pour ceux ayant terminé l’évaluation relevant du processus de RDA, une copie des scores obtenus dans le cadre de l’analyse des lacunes en matière de compétences ainsi que du rapport contenant les recommandations de la personne qui a mené l’entrevue.

Selon la politique sur les délais d’inscription (« Registration Timelines Policy ») de l’OOO, le processus d’inscription peut prendre jusqu’à dix mois pour un auteur d’une demande ayant suivi un programme en optique non agréé. Le BCE comprend que l’OOO réfléchit actuellement aux moyens de réduire le délai à huit mois pour ces auteurs d’une demande, par exemple en proposant trois dates d’entrevue par année dans le cadre de la RDA, contre deux actuellement. Le BCE appuie cette initiative et encourage l’OOO à continuer d’examiner ses processus et de mettre en œuvre des stratégies pour réduire encore davantage ces délais.

L’OOO est en train de réviser son règlement relatif aux inscriptions (« Registration Regulation ») en modifiant notamment les exigences d’expérience pratique et de maintien des compétences. À l’heure actuelle, l’OOO exige que les candidats à l’inscription dans la catégorie des opticiens agréés apportent la preuve qu’ils ont accumulé 1 000 heures d’expérience constatée en matière de délivrance d’appareils de correction visuelle [O.Reg. 869/93, s. 5 (1) 3.]. Les auteurs d’une demande qui suivent un programme en optique agréé accumulent ces heures dans le cadre d’un stage agréé. L’OOO propose de supprimer l’obligation d’accumuler 1 000 heures d’expérience et de la remplacer par une exigence plus souple permettant aux auteurs d’une demande soit d’effectuer un stage pratique, soit de justifier d’une expérience pratique équivalente. Le BCE appuie cette modification consistant à relier plus étroitement l’exigence de stage aux compétences pour l’accès aux professions. Toutefois, si la modification proposée est apportée, le BCE recommande que des mesures soient prises pour s’assurer que tous les auteurs d’une demande ont des chances égales de démontrer qu’ils ont les capacités d’exercer la profession. Ces mesures sont détaillées ci-après dans la partie « Recommandations ». Le BCE continuera de surveiller les prochaines évolutions dans ce domaine.

Le BCE comprend que l’OOO prévoit également d’instaurer une exigence de maintien des compétences afin de s’assurer que les connaissances, les compétences et la capacité de jugement des candidats à l’inscription dans la catégorie des opticiens agréés sont à jour. Pour satisfaire à cette exigence, l’OOO propose qu’un candidat à l’inscription doive réussir un programme en optique agréé ou des examens approuvés dans les 18 mois suivant le dépôt de sa demande, exercer la profession d’opticien dans les trois ans suivant sa demande ou bien réussir un programme de remise à niveau ou faire évaluer ses compétences professionnelles dans un délai d’un an avant ou après sa demande et suivre tous les cours de recyclage préconisés suite à ladite évaluation. L’OOO a expliqué que le programme de recyclage sera personnalisé et adapté à la profession et qu’il pourra inclure des séances de formation continue et/ou du mentorat. Afin de préparer la mise en œuvre de cette exigence, le BCE recommande que plusieurs mesures soient prises pour s’assurer que tous les auteurs d’une demande ont les mêmes possibilités de participer à cette étape du processus d’inscription. Ces mesures sont énumérées ci-après dans la partie « Recommandations ».

Équité dans la relation

L’OOO prend les mesures suivantes pour promouvoir l’équité dans la relation :

• il prend en compte les demandes des candidats à l’inscription qui souhaitent fournir des documents de remplacement lorsqu’ils ne peuvent pas obtenir les documents demandés pour des motifs indépendants de leur volonté;
• il passe en revue les documents de remplacement et détermine ceux que les auteurs d’une demande peuvent présenter pour satisfaire aux exigences d’inscription, par exemple celles relatives aux plans de cours détaillés, à la compétence linguistique, à la dénomination sociale et au statut d’immigration.

En outre, l’OOO dispose d’une politique d’accessibilité pour les services à la clientèle (« Customer Service Accessibility Policy ») conforme à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, qui s’applique à tous les employés, agents, bénévoles et membres du personnel sous contrat. En 2016, cette politique a remplacé la politique relative à la prise en compte des besoins particuliers, qui incluait des instructions détaillées sur le déroulement du processus de RDA et de l’examen d’inscription pour les auteurs d’une demande ayant besoin de mesures d’adaptation. Le BCE constate que la politique d’accessibilité pour les services à la clientèle (« Customer Service Accessibility Policy ») ne contient plus de renseignements aussi détaillés à l’intention des auteurs d’une demande. En conséquence, le BCE suggère à l’OOO de s’efforcer d’intégrer dans la nouvelle politique une partie des renseignements relatifs aux demandes de prise en compte de besoins particuliers qui figuraient dans la politique utilisée précédemment. Cela permettra aux auteurs d’une demande de savoir quelles sont les possibilités en la matière et d’obtenir les soutiens dont ils ont besoin pour participer pleinement au processus d’inscription. L’OOO prévoit d’examiner ce document stratégique et d’y apporter les modifications qui s’imposent dans un avenir proche.

Durant l’évaluation de 2014, le BCE a recommandé à l’OOO de continuer de réfléchir aux options envisageables pour fournir aux auteurs d’une demande des ressources qui les aident à comprendre quel est le format du volet « entrevue » du processus de RDA et quelles sont les attentes connexes. L’OOO prévoit que ces ressources, qui sont en cours d’élaboration par l’Alberta College and Association of Opticians (ACAO), seront disponibles en ligne début 2018. Le BCE appuie ces efforts et encourage l’organisme de réglementation à continuer de définir et de prendre des mesures pour améliorer l’équité dans la relation dans le cadre du processus d’entrevue.

Recommandations

Concernant la proposition de modification de l’exigence d’expérience pratique :

• indiquer de façon transparente les normes de compétence et les critères qui seront utilisés pour évaluer si les compétences sont démontrées;
• définir les critères d’évaluation des normes de compétence et les mécanismes d’application uniforme des critères;
• examiner et prendre en compte l’impact de la modification pour les auteurs d’une demande actuels et éventuels, et prendre des mesures pour éviter tout effet indésirable;
• mettre en place des procédures d’examen régulier des normes de compétence dans le cadre des stages pratiques;
• élaborer des politiques documentant les normes de compétence et les critères, et les mettre à la disposition du public.

Concernant la proposition d’exigence de maintien des compétences :

• justifier de façon claire la pertinence et la nécessité de l’exigence de maintien des compétences pour l’exercice de la profession, sur la base de preuves établissant la nécessité du changement;
• élaborer un plan de transition, incluant une stratégie de communication, pour l’exigence de maintien des compétences;
• prévoir des solutions de remplacement et des cas exceptionnels, par exemple pour les auteurs d’une demande qui ont cessé d’exercer pendant un congé de maternité/paternité ou pour les nouveaux arrivants au Canada qui ont cessé d’exercer la profession durant une longue période en raison de leur processus d’établissement;
• décrire les volets et les fournisseurs du programme de remise à niveau;
• indiquer clairement tous les coûts que doivent assumer les auteurs d’une demande pour suivre le programme de remise à niveau;
• examiner et prendre en compte l’impact de la modification pour les auteurs d’une demande actuels et éventuels, et prendre des mesures pour éviter tout effet indésirable.

Suggestions d’amélioration continue

Examiner les processus d’inscription et mettre en œuvre des stratégies afin de réduire encore davantage les délais pour les auteurs d’une demande ayant suivi un programme en optique non agréé qui sont soumis au processus de RDA.

Examiner et réviser la politique d’accessibilité pour les services à la clientèle (« Customer Service Accessibility Policy ») afin d’y inclure des renseignements sur les demandes de prise en compte de besoins particuliers par les auteurs d’une demande dans le cadre du processus de RDA et de l’examen d’inscription. Une fois les modifications apportées, faire référence à la politique et aux instructions destinées aux candidats à l’inscription dans la rubrique du site Web contenant les renseignements à l’intention des auteurs d’une demande et dans les documents d’inscription.

Pratique exemplaire

Consulter les parties intéressées, dont le BCE, au sujet des propositions de modification de l’exigence d’expérience pratique de 1 000 heures et de la nouvelle exigence de maintien des compétences afin de s’assurer que les modifications ne causent pas d’exclusion ou de restriction pour certains groupes d’auteurs d’une demande.

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Contexte

Méthodes d’évaluation

Les évaluations se fondent sur le Guide d'évaluation des pratiques d'inscription : Pour les professions réglementées et métiers à accréditation obligatoire et les ordres de réglementation des professions de la santé. Ce guide présente les pratiques d'inscription relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.

Dans le cadre des pratiques d’un organisme de réglementation, le respect des obligations spécifiques prévues par la législation sur l’accès équitable peut être évalué de façon directe. En revanche, l’obligation générale a une portée très vaste et les principes qu’elle énonce (transparence, objectivité, impartialité et équité) ne sont pas définis par la législation.

C'est pourquoi les pratiques sont évaluées différemment, selon qu'elles relèvent des obligations spécifiques ou de l'obligation générale (reportez-vous à la Stratégie d'amélioration continue).

Obligations spécifiques

Le BCE est en mesure de déterminer précisément si un organisme de réglementation apporte la preuve qu’il respecte les pratiques relevant des obligations spécifiques mentionnées dans le guide d’évaluation. Par conséquent, le BCE délivre l’un des résultats d’évaluation suivants pour chaque pratique relevant des obligations spécifiques :

• Respect manifeste : tous les éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect partiellement manifeste : certains (mais pas la totalité) des éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect non manifeste : aucun des éléments requis dans le cadre de cette pratique n’est présent ou pris en compte.
• Sans objet : cette pratique ne s’applique pas aux pratiques d’inscription de l’Ordre des opticiens de l’Ontario.

Obligation générale

Au vu des nombreux mécanismes permettant à un organisme de réglementation d’apporter la preuve que ses pratiques respectent dans l’ensemble les principes de l’obligation générale, le BCE formule des commentaires à ce sujet, au lieu de délivrer des résultats d’évaluation. Pour la même raison, ces commentaires d’évaluation portent sur le fond, et non sur la forme.

Pour obtenir des renseignements sur l’interprétation par le BCE des principes relevant de l’obligation générale et sur les pratiques servant de ligne directrice aux évaluations du BCE, consultez le site Web du BCE.

Pratiques exemplaires et recommandations

Le cas échéant, le BCE recense les pratiques exemplaires ou formule des recommandations d’amélioration au regard des obligations spécifiques et de l’obligation générale.

Sources

Les résultats d’évaluation, les commentaires, les pratiques exemplaires et les recommandations se fondent sur les renseignements fournis par l’organisme de réglementation. Le BCE produit le rapport d’évaluation en partant du principe que ces renseignements sont exacts. Le BCE compile les renseignements sur l’inscription provenant de diverses sources, notamment :

• les rapports sur les pratiques d’inscription équitables, les vérifications, les rapports sur l’examen du processus d’accès à la profession ou au métier et les réunions annuelles;
• a documentation de l’organisme de réglementation, à savoir :
  • le site Web,
  • les politiques, les procédures, les lignes directrices et les modèles de documents connexes à l’intention des auteurs d’une demande,
  • les règles et les règlements,
  • les mécanismes de vérification interne et de présentation de rapports,
  • les ententes conclues avec des tiers et les documents de suivi ou rapports connexes, et
  • les mécanismes d’évaluation des titres de compétences et les documents connexes;
• les questions/demandes ciblées portant sur une pratique ou un principe en particulier dont le respect doit être démontré par l’organisme de réglementation.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le cycle d'évaluation, le processus d'évaluation et les obligations prévues par la législation, consultez la Stratégie d'amélioration continue.

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References

1. ^ Sont incluses les pratiques suivantes figurant dans le Guide d’évaluation des pratiques d’inscription : toutes les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, la pratique n^o 3 en matière de réexamen ou appel interne, la pratique n^o 1 en matière de renseignements sur le droit d’appel, la pratique n^o 1 en matière de preuves des titres de compétences, la pratique n^o 1 en matière d’évaluation des titres de compétences, la pratique n^o 2 en matière d’accès aux documents (dossiers) et les pratiques n^os 4 à 11 en matière de transparence.
2. ^ Remarque : Les suggestions d’amélioration continue figurent uniquement dans le rapport détaillé. Les suggestions d’amélioration ne constituent pas des recommandations sur les mesures à prendre pour démontrer l’application d’une pratique, mais sont formulées dans le seul but d’indiquer des domaines qu’un organisme de réglementation peut envisager d’améliorer à l’avenir.

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