Introduction

L'évaluation fait partie des fonctions du commissaire à l'équité prévues par la Loi de 2006 sur l'accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO) et la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) – désignées collectivement comme la législation sur l'accès équitable.

Cycle d'évaluation

L'une des principales stratégies permettant au BCE de faire en sorte que les organismes de réglementation assument leurs responsabilités en matière d'amélioration continue consiste à évaluer leurs pratiques d'inscription selon un cycle triennal.

Les cycles alternent entre évaluations complètes et évaluations ciblées :

• Les évaluations complètes portent sur l'ensemble des pratiques relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.
• Les évaluations ciblées sont axées sur les points ayant fait l'objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète.

Points visés par l'évaluation et abordés dans le présent rapport

En 2016-2017, le Barreau du Haut-Canada (BHC) a fait l’objet d’une évaluation complète.

Le rapport détaillé du BCE met en évidence les résultats de l’évaluation complète. Toutefois, les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande sont exclues pour les organismes de réglementation ayant déjà fait l’objet d’une évaluation. Pour ces organismes, toutes les pratiques ont été retirées du rapport^[1]. Le sommaire de l’évaluation récapitule les principaux renseignements suivants issus du rapport détaillé :

• Obligations évaluées
• Vue d’ensemble des résultats de l’évaluation des pratiques relevant des obligations spécifiques
• Vue d’ensemble des commentaires ayant trait à l’obligation générale
• Pratiques exemplaire
• Recommandations

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Sommaire de l’évaluation

Obligations spécifiques

Obligations spécifiques évaluées

Toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques de l’organisme de réglementation ont été évaluées, à l’exception des pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande.

Commentaires

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il respecte toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques suivantes :

• 2. Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs
• 3. Réexamen ou appel interne
• 6. Évaluation des titres de compétences
• 7. Formation
• 8. Accès aux documents (dossiers)

Obligation générale

Méthode d’évaluation

L’organisme de réglementation a choisi la méthode indiquée ci-dessous aux fins d’évaluation de l’obligation générale :

a.	Évaluation par le BCE des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation
b.	Auto-évaluation par l'organisme de réglementation des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation
c.	Auto-évaluation systémique par l'organisme de réglementation (dans le cadre de laquelle il explique les mesures systémiques et holistiques prises pour respecter l'obligation générale)

Principes évalués

Tous les principes relevant de l’obligation générale de l’organisme de réglementation (transparence, objectivité, impartialité et équité) ont été évalués.

Commentaires

Le BHC prend des mesures efficaces pour respecter son obligation générale. Depuis la dernière évaluation, le BHC a mis en œuvre des mesures supplémentaires pour faire en sorte que son processus d’inscription soit transparent, objectif, impartial et équitable. Le BCE espère que le BHC poursuivra ses efforts d’amélioration continue de ses pratiques d’inscription.

Pratiques exemplaires

Une pratique exemplaire est un programme, une activité ou une stratégie qui va au-delà des normes minimales prescrites par le guide d’évaluation du BCE, au regard des ressources de l’organisme de réglementation et du contexte spécifique à la profession réglementée. Les pratiques exemplaires ne sont pas toujours susceptibles d’être mises en pratique par un autre organisme de réglementation.

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il adopte des pratiques exemplaires dans les domaines suivants :

Obligations spécifiques

Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs

1. Mettre en œuvre un éventail de mesures afin de respecter les délais pour prendre les décisions en matière d’inscription et communiquer par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande. Voici quelques exemples :
   1. Tenir à jour un système exhaustif de gestion des dossiers permettant de prendre des décisions informatisées fondées sur des données probantes dans chaque volet du processus d’inscription. Les décisions sont générées une fois que les travaux d’écriture appropriés sont effectués et les données probantes sont consignées dans le système de gestion des dossiers. Une fois ces étapes exécutées, les auteurs d’une demande sont rapidement informés des décisions en matière d’inscription par le biais d’un outil de messagerie intégré dans leur compte en ligne d’accès à la profession.
   2. Tenir à jour un calendrier détaillé des échéances à respecter. Ce calendrier indique toutes les dates importantes pour chaque étape clé du processus d’inscription.
2. Mettre en œuvre une politique exhaustive sur les normes de service. Les réexamens internes et la prise de décisions relatives à l’exigence de bonnes mœurs comprennent un certain nombre d’étapes. Les délais relatifs à ce processus sont fixés dans la politique du BHC sur les normes de service. Cette politique fournit des directives spécifiques à chaque service pour indiquer aux membres du personnel comment traiter les documents qu’ils reçoivent et quelles mesures particulières ils doivent prendre pour que les réexamens soient effectués en temps opportun. En clarifiant le processus et les responsabilités, la politique contribue à réduire le risque de retard injustifié.

Obligation générale

Transparence

1. Publier les notes de service du trésorier ou de la trésorière sur le site Web du BHC. Les notes de service énoncent les attentes du BHC concernant l’action de chaque comité durant le mandat du trésorier ou de la trésorière^[2]. Les notes de service incluent également des dates cibles pour terminer le travail et permettre au Conseil de prendre les décisions appropriées. En publiant ces éléments, le BHC fournit au public et aux parties intéressées des renseignements détaillés sur ses priorités et sur la gouvernance du processus d’inscription.
2. Mettre en ligne, sur le site Web, la vidéo sur l’orientation pour les examens d’accès à la profession. La vidéo aide les auteurs d’une demande à mieux comprendre les examens d’admission du BHC. Le format vidéo offre un autre moyen permettant de communiquer des renseignements clés de nature générale et d’inviter les auteurs d’une demande à consulter le site Web du BHC pour obtenir des renseignements plus spécifiques et détaillés.
3. Utiliser le compte en ligne d’accès à la profession du BHC pour fournir aux auteurs d’une demande des renseignements immédiats et à jour sur leur statut dans le Processus d’accès à la profession. Ce compte permet en outre aux auteurs d’une demande de communiquer avec le Barreau du Haut-Canada de manière confidentielle et individualisée. Il inclut également une fonction permettant d’enregistrer des notes dans le dossier d’un candidat, afin de documenter les communications qui n’ont pas été effectuées en ligne et d’autres éléments susceptibles de nécessiter des mesures de suivi de la part du BHC. De cette façon, le BHC consigne précisément ses communications avec les auteurs d’une demande, ce qui permet d’améliorer l’assurance de la qualité et la cohérence des renseignements fournis.

Impartialité

1. En 2016, dans le cadre du Plan stratégique 2015-2019 du BHC, mettre en place une série de programmes de formation à l’intention des conseillers et conseillères traitant des sujets suivants :
   1. perspectives sur la fonction de protection de l’intérêt public et sur le rôle du BHC;
   2. aperçu des résultats de la vérification interne en matière d’équité du BHC;
   3. impact des préjugés inconscients;
   4. analyse de l’équité/la diversité en tant que cadre pour la prise de décisions;
   5. modèles, normes et mesures en matière de gouvernance fonctionnelle.

Recommandations

Le BCE n’a formulé aucune recommandation à l’intention du BHC pour cette période d’évaluation. Le BCE s’attend à ce que le BHC continue de maintenir ses normes à l’avenir. Dans un souci d’amélioration continue, le BCE encourage le BHC à poursuivre ses efforts visant à accroître la transparence, l’objectivité, l’impartialité et l’équité de ses processus d’inscription.

Historique de l’évaluation

Dans l’évaluation précédente, le BCE n’a pas évalué les pratiques d’inscription des parajuristes.

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Rapport détaillé^[3]

Obligations spécifiques

2. Obligation spécifique — Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs

LAEPRMAO, art. 8 et paragr. 9(1)

* S’applique uniquement aux organismes de réglementation régis par la LAEPRMAO.

1. Si un organisme de réglementation rejette une demande, il en communique les motifs écrits à l'auteur de la demande. [Équité, transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation prend des décisions en matière d’inscription et communique par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande, sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Pratiques exemplaire

Mettre en œuvre un éventail de mesures afin de respecter les délais pour prendre les décisions en matière d’inscription et communiquer par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande. Voici quelques exemples :

• Tenir à jour un système exhaustif de gestion des dossiers permettant de prendre des décisions informatisées fondées sur des données probantes dans chaque volet du processus d’inscription. Les décisions sont générées une fois que les travaux d’écriture appropriés sont effectués et les données probantes sont consignées dans le système de gestion des dossiers. Une fois ces étapes exécutées, les auteurs d’une demande sont rapidement informés des décisions en matière d’inscription par le biais d’un outil de messagerie intégré dans leur compte en ligne d’accès à la profession.
• Tenir à jour un calendrier détaillé des échéances à respecter. Ce calendrier indique toutes les dates importantes pour chaque étape clé du processus d’inscription.

3. L’organisme de réglementation répond aux questions ou aux requêtes des auteurs d’une demande sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation prévoit des réexamens ou des appels internes des décisions, sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Pratiques exemplaire

Mettre en œuvre une politique exhaustive sur les normes de service. Les réexamens internes et la prise de décisions relatives à l’exigence de bonnes mœurs comprennent un certain nombre d’étapes. Les délais relatifs à ce processus sont fixés dans la politique du BHC sur les normes de service. Cette politique fournit des directives spécifiques à chaque service pour indiquer aux membres du personnel comment traiter les documents qu’ils reçoivent et quelles mesures particulières ils doivent prendre pour que les réexamens soient effectués en temps opportun. En clarifiant le processus et les responsabilités, la politique contribue à réduire le risque de retard injustifié.

5. L’organisme de réglementation prend des décisions à l’issue de réexamens et d’appels internes et communique par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande, sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. Obligation spécifique — Réexamen ou appel interne

LAEPRMAO, art. 7, paragr. 9(2), (3) et (5)

* S’applique uniquement aux organismes de réglementation régis par la LAEPRMAO.

1. L’organisme de réglementation prévoit un réexamen ou un appel interne des décisions en matière d’inscription. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation met en œuvre des règles et des procédures qui empêchent toute personne ayant agi à titre de décisionnaire dans le cadre d’une décision en matière d’inscription d’agir à ce titre dans le cadre du réexamen ou de l’appel interne de la décision. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation fournit des renseignements sur son site Web au sujet des restrictions ou des conditions à l’égard du réexamen ou de l’appel interne. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. Obligation spécifique — Évaluation des titres de compétences

LAEPRMAO, paragr. 10(2)

* S’applique uniquement aux organismes de réglementation qui élaborent et font passer leurs propres examens.

2. L’organisme de réglementation communique par écrit les résultats de l’évaluation des titres de compétences à chaque auteur d’une demande. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation donne à ses évaluateurs accès à des critères, politiques et procédures d’évaluation. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation démontre que ses tests et examens mesurent les paramètres prévus. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

5. L’organisme de réglementation précise ses critères d’évaluation de manière à permettre aux évaluateurs de les interpréter de manière uniforme. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. L’organisme de réglementation veille à ce que les renseignements sur les programmes d’enseignement utilisés pour élaborer ou mettre à jour les critères d’évaluation soient maintenus à jour et exacts. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Commentaires du BCE

Le BHC n’évalue pas les titres de compétences universitaires. Il exige uniquement que les auteurs d’une demande fournissent des relevés de notes officiels provenant directement d’un collège (communautaire ou privé) agréé. Les relevés de notes doivent confirmer la date et l’année d’obtention du diplôme à l’issue d’un programme de formation parajuridique (services juridiques) agréé par le BHC.

7. L’organisme de réglementation lie ses méthodes d’évaluation aux exigences/normes d’accès à la profession ou au métier. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. L’organisme de réglementation exige que les évaluateurs appliquent les critères, politiques et procédures d’évaluation des titres de compétences uniformément à tous les auteurs d’une demande. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

9. L’organisme de réglementation fait uniquement appel à des évaluateurs compétents pour effectuer les évaluations. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

10. L’organisme de réglementation surveille la cohérence et l’exactitude des décisions, et prend des mesures correctives en cas de besoin, afin de garantir l’objectivité de ses décisions d’évaluation. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

11. L’organisme de réglementation interdit la discrimination et informe les évaluateurs de la nécessité d’éviter tout préjugé au cours de l’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

12. L’organisme de réglementation met en œuvre des procédures pour garantir l’impartialité de ses méthodes et procédures d’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

13. L’organisme de réglementation donne aux auteurs d’une demande la possibilité d’interjeter appel des résultats d’une évaluation des titres de compétences ou de les faire réexaminer. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

14. L’organisme de réglementation évalue les titres de compétences, communique les résultats aux auteurs d’une demande et fournit des motifs écrits aux auteurs d’une demande non retenus, et ce, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

15. Les organismes de réglementation qui se fient à un tiers pour évaluer les titres de compétences établissent des politiques et des procédures en vertu desquelles les évaluateurs tiers sont responsables de veiller à ce que les évaluations soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. [Transparence, objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

Commentaires du BCE

Le BHC ne fait pas appel à des organismes tiers chargés de l’évaluation des titres de compétences dans le cadre du processus d’inscription des parajuristes.

7. Obligation spécifique — Formation

LAEPRMAO, art. 11

1. L’organisme de réglementation fournit une formation au personnel et aux bénévoles qui évaluent les titres de compétences ou qui prennent des décisions en matière d’inscription ou des décisions à l’issue de réexamens ou d’appels internes. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation aborde les notions d’objectivité et d’impartialité au cours de la formation qu’il fournit aux évaluateurs et aux décideurs. [Objectivité, impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation détermine à quel moment les membres du personnel et les bénévoles, nouveaux et anciens, ont besoin d’être formés et offre la formation en conséquence. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. Obligation spécifique — Accès aux documents (dossiers)

LAEPRMAO, art. 12

1. L’organisme de réglementation fournit à chaque auteur d’une demande accès à son dossier de demande. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. Si l’accès aux dossiers nécessite de payer des droits, l’organisme de réglementation examine les droits exigés pour s’assurer que leur montant ne dépasse pas celui du recouvrement des coûts raisonnables. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Obligation générale

LAEPRMAO, partie II, art. 6

Transparence

L’organisme de réglementation doit respecter les pratiques suivantes :

• Maintien de l’ouverture
• Importance de donner accès aux renseignements sur l’inscription, d’assurer leur suivi et de les mettre à jour
• Communication claire avec les auteurs d’une demande au sujet de leur statut

Résultat de l’évaluation

Le BHC a pris des mesures pratiques et logiques permettant d’assurer la transparence des processus d’inscription. Différentes sources en apportent la preuve, notamment les éléments de communication avec les auteurs d’une demande et les documents stratégiques affichés sur son site Web. Certaines des pratiques spécifiques mises en œuvre par le BHC sont décrites ci-dessous.

Ouverture

• Pour aider les parties intéressées, y compris le public et les auteurs d’une demande, à comprendre le fonctionnement du processus d’inscription, sur son site Web, le BHC :
  • décrit sa structure de gouvernance;
  • désigne le Comité du perfectionnement professionnel comme celui dont le mandat est de définir des options stratégiques concernant les titres de compétences et les autres exigences d’inscription;
  • publie les rapports et les décisions du Conseil.
• Pour inclure les observations du public dans les décisions concernant les changements importants en matière d’inscription, le BHC :
  • publie des renseignements sur les consultations publiques dans une rubrique distincte et visible de son site Web;
  • interroge ses membres et les auteurs d’une demande au sujet de leurs expériences en matière d’inscription.

Accès

Le BHC fournit aux auteurs d’une demande tous les renseignements pertinents de manière appropriée et au moment où ils en ont besoin pour agir comme il convient en fonction de leur situation personnelle. À titre d’exemple, pour indiquer aux auteurs d’une demande comment satisfaire aux exigences d’inscription et en apporter la preuve, le BHC publie des politiques détaillées sur tous les volets du processus d’inscription.

Clarté

Le BHC communique efficacement avec les auteurs d’une demande tout au long du processus d’inscription, notamment par le biais du compte en ligne d’accès à la profession. Cet outil permet au BHC de communiquer avec les candidats à l’inscription à propos de leur demande, de les informer de l’état d’avancement de leur demande et de communiquer les décisions et les motifs durant le processus d’inscription.

Le BCE a recensé quatre pratiques exemplaires adoptées par le BHC pour promouvoir la transparence (voir la section « Pratiques exemplaires » ci-dessous).

Dans un souci d’amélioration continue, le BHC pourrait envisager de prendre des mesures pour aller encore plus loin en matière d’ouverture de son processus d’inscription (voir la section « Suggestions d’amélioration continue » ci-dessous).

Pratiques exemplaire

• Publier les notes de service du trésorier ou de la trésorière sur le site Web du BHC. Les notes de service énoncent les attentes du BHC concernant l’action de chaque comité durant le mandat du trésorier ou de la trésorière. Les notes de service incluent également des dates cibles pour terminer le travail et permettre au Conseil de prendre les décisions appropriées. En publiant ces éléments, le BHC fournit au public et aux parties intéressées des renseignements détaillés sur ses priorités et sur la gouvernance du processus d’inscription.
• Mettre en ligne, sur le site Web, la vidéo sur l’orientation pour les examens d’accès à la profession. La vidéo aide les auteurs d’une demande à mieux comprendre les examens d’admission du BHC. Le format vidéo offre un autre moyen permettant de communiquer des renseignements clés de nature générale et d’inviter les auteurs d’une demande à consulter le site Web du BHC pour obtenir des renseignements plus spécifiques et détaillés.
• Utiliser le compte en ligne d’accès à la profession du BHC pour fournir aux auteurs d’une demande des renseignements immédiats et à jour sur leur statut dans le Processus d’accès à la profession. Ce compte permet en outre aux auteurs d’une demande de communiquer avec le Barreau du Haut-Canada de manière confidentielle et individualisée. Il inclut également une fonction permettant d’enregistrer des notes dans le dossier d’un candidat, afin de documenter les communications qui n’ont pas été effectuées en ligne et d’autres éléments susceptibles de nécessiter des mesures de suivi de la part du BHC. De cette façon, le BHC consigne précisément ses communications avec les auteurs d’une demande, ce qui permet d’améliorer l’assurance de la qualité et la cohérence des renseignements fournis.

Suggestions d’amélioration continue

• Envisager de publier sur le site Web l’organigramme du BHC et y indiquer clairement les unités et/ou postes chargé(e)s de prendre les décisions en matière d’inscription.
• Envisager d’examiner la façon dont le BHC consulte ses intervenants et le public au sujet des principales politiques d’inscription. Le BHC sollicite-t-il proactivement les observations du public et des intervenants durant l’élaboration des principales politiques d’inscription? Les processus de consultation sont-ils inclusifs? Le public et les intervenants disposent-ils de suffisamment de temps pour répondre? Existe-t-il des possibilités d’ouverture accrue?

Objectivité

• Conception de critères et de procédures fiables et valides
• Surveillance et suivi des obstacles à la validité et à la fiabilité

Résultat de l’évaluation

Le BHC a mis en œuvre des mesures pratiques et logiques permettant d’assurer la cohérence et l’exactitude de ses décisions en matière d’inscription. Différentes sources en apportent la preuve, notamment les exemples d’outils destinés aux décideurs et les documents stratégiques affichés sur son site Web. Certaines des pratiques spécifiques mises en œuvre par le BHC sont décrites ci-dessous.

Fiabilité

• Le BHC fournit aux décideurs les renseignements et les outils dont ils ont besoin pour travailler et les informe de toute modification.
• Le BHC adopte des procédures pour fonder ses décisions sur des données montrant en quoi un auteur d’une demande satisfait ou ne satisfait pas aux exigences (p. ex. les critères et les procédures d’inscription sont clairement définis).
• Le BHC met en œuvre des politiques et des procédures élaborées pour orienter les décisions relatives aux bonnes mœurs.

Validité

• Le BHC examine à intervalles réguliers toutes les exigences, politiques et pratiques d’inscription.
• Le BHC fait participer plusieurs membres du personnel au processus décisionnel.
• Le BHC prévoit des mécanismes d’appel des décisions relatives aux mesures d’adaptation et au report de la délivrance d’un permis de catégorie P1. Ces mécanismes donnent l’occasion d’examiner l’exactitude et la cohérence des décisions.

Impartialité

• Identification des préjugés, surveillance et prise de mesures correctives
• Mise en œuvre de stratégies

Résultat de l’évaluation

Le BHC a mis en œuvre des mesures efficaces permettant d’assurer l’impartialité des décisions en matière d’inscription. Différentes sources en apportent la preuve, notamment les exemples d’outils destinés aux décideurs et les documents stratégiques affichés sur son site Web. En particulier, le BCE a constaté que le BHC prend les mesures suivantes :

Identification des préjugés

• Le BHC fournit à chaque catégorie de décideurs des renseignements et une formation sur la marche à suivre pour reconnaître et identifier les préjugés et les cas avérés.
• Dans sa formation à l’intention des arbitres des tribunaux administratifs, le BHC inclut des sujets tels que les principes liés aux craintes de partialité, aux mesures d’adaptation et à l’application du Code des droits de la personne dans le cadre des arbitrages.

Stratégies

Le BHC met en œuvre des stratégies pour éviter les préjugés. À titre d’exemple, le BHC :

• fonde ses décisions en matière d’inscription sur des preuves concrètes;
• fait participer plusieurs membres du personnel au processus décisionnel;
• a recours à des stratégies de délibération collective et de consensus pour la prise de décisions (p. ex. les conseillers et conseillères, les comités et les participants aux réunions du Conseil prennent leurs décisions collectivement et jamais de manière individuelle).

De plus, à l’avenir, il serait utile que le BHC examine ses processus décisionnels pour identifier tous les facteurs spécifiques susceptibles de compromettre l’impartialité de ses décisions d’évaluation.

Le BCE a recensé une pratique exemplaire adoptée par le BHC pour promouvoir l’impartialité (voir la section qui suit).

Pratique exemplaire

En 2016, dans le cadre de son Plan stratégique 2015-2019, le BHC a mis en place une série de programmes de formation à l’intention des conseillers et conseillères traitant des sujets suivants :

• perspectives sur la fonction de protection de l’intérêt public et sur le rôle du BHC;
• aperçu des résultats de la vérification interne en matière d’équité du BHC;
• impact des préjugés inconscients;
• analyse de l’équité/la diversité en tant que cadre pour la prise de décisions;
• modèles, normes et mesures en matière de gouvernance fonctionnelle.

Suggestions d’amélioration continue

Examiner les mécanismes de prise de décisions clés en matière d’inscription dans le but spécifique de recenser tous les risques ou les facteurs susceptibles de compromettre l’impartialité des décisions du BHC. Élaborer des ressources et/ou modifier les procédures pour gérer les risques encourus.

Équité

• Garantie de l’équité en matière de fond
• Garantie de l’équité de la procédure
• Garantie de l’équité dans la relation

Résultat de l’évaluation

Le BHC a mis en œuvre des mesures pratiques et logiques permettant de promouvoir l’équité. Ses documents législatifs, ses documents d’inscription destinés aux auteurs d’une demande, les rapports publiés sur son site Web ainsi que ses lignes directrices internes à l’intention des décideurs en apportent la preuve. Toutefois, le BHC doit poursuivre ses efforts dans un domaine susceptible de poser des risques en matière d’équité. Ce domaine est détaillé dans la partie « Équité de la procédure » ci-dessous.

Équité en matière de fond

Le BHC prend les mesures suivantes pour promouvoir l’équité en matière de fond :

• il prend ses décisions en matière d’inscription en se fondant sur des critères prédéterminés;
• il examine ses exigences d’inscription afin de définir d’autres voies d’accès permettant de satisfaire aux exigences et met en œuvre des solutions de remplacement acceptables lorsque cela s’avère possible.

Équité de la procédure

Le BHC prend des mesures pour promouvoir l’équité de la procédure. En voici quelques exemples :

• Il examine continuellement ses pratiques d’inscription afin de cerner les possibilités d’amélioration et de rationalisation. Récemment, le BHC a examiné et révisé la Politique relative au Processus d’accès à la profession d’avocat. Certaines des révisions apportées découlent directement ou indirectement de la rétroaction fournie par les auteurs d’une demande ou les intervenants.
• Il fournit des soutiens aux auteurs d’une demande qui éprouvent des difficultés à satisfaire à l’une des exigences d’inscription. À titre d’exemple, le BHC offre gratuitement aux auteurs d’une demande qui ont échoué aux examens d’inscription des possibilités de tutorat par un membre expérimenté de la profession.

Aux fins d’équité de la procédure, les organismes de réglementation doivent mettre en place un processus pour vérifier que leurs pratiques d’inscription n’empêchent pas, sans que cela se justifie, les auteurs d’une demande d’apporter la preuve de leur capacité d’exercer la profession. À l’heure actuelle, les auteurs d’une demande d’inscription à titre de parajuriste sont tenus de terminer un programme approuvé et agréé par le BHC. En conséquence, les candidats ayant suivi un autre programme, par exemple à l’étranger, ne peuvent pas présenter une demande d’inscription et doivent suivre une formation d’appoint dans le cadre d’un des programmes agréés par le BHC. Cette exigence est donc susceptible d’exclure du processus d’inscription, sans que cela se justifie, des auteurs d’une demande ayant suivi une formation parajuridique à l’extérieur de l’Ontario. Il convient de noter qu’au moment de l’évaluation, le BCE n’a pas trouvé d’éléments suffisants prouvant que des candidats sont effectivement exclus du processus. À l’avenir, dans le cadre de ses efforts visant à adopter des pratiques d’inscription équitables, il serait important que le BHC détermine quel est l’impact de cette exigence d’inscription sur l’accès à la profession de parajuriste en Ontario (voir la section « Suggestions d’amélioration continue »).

Dans un souci d’amélioration continue, le BHC pourrait prendre des mesures plus rigoureuses pour vérifier dans quelle mesure il respecte ses propres politiques et procédures. À titre d’exemple, le BHC a mis en place des règles et des procédures strictes visant à éviter les préjugés et à prévenir la discrimination. Afin de respecter ces règles et ces procédures, le BHC pourrait recueillir et analyser des données probantes à ce sujet.

Équité dans la relation

Le BHC prend les mesures suivantes pour promouvoir l’équité dans la relation :

• il dispose d’un processus visant à tenir compte de la situation particulière des auteurs d’une demande;
• il dispose de politiques et de procédures exhaustives visant à accorder des accommodements spéciaux aux auteurs d’une demande.

Suggestions d’amélioration continue

• Déterminer quel est l’impact de l’exigence de formation parajuridique sur l’accès à la profession de parajuriste en Ontario, par exemple :
  • en vérifiant que le BHC n’a pas la possibilité d’évaluer de façon sécuritaire les compétences d’un auteur d’une demande autrement qu’en lui imposant de terminer un programme agréé de formation parajuridique;
  • en évaluant si les auteurs d’une demande susceptibles d’avoir suivi une formation parajuridique dans une autre instance sont suffisamment ou pas assez nombreux pour que le BHC maintienne une évaluation axée sur les compétences financièrement viable;
  • en recherchant et en analysant des exemples de programmes de formation parajuridique dans d’autres instances afin de les comparer à ceux qui sont agréés en Ontario.
• Envisager de prendre des mesures plus rigoureuses pour vérifier dans quelle mesure le BHC respecte ses propres politiques et procédures. À titre d’exemple, le BHC a mis en place des règles et des procédures strictes visant à éviter les préjugés et à prévenir la discrimination. Afin de respecter ces règles et ces procédures, le BHC pourrait recueillir et analyser des données probantes à ce sujet. Y a-t-il des cas dans lesquels ces règles et ces procédures ne sont pas respectées?

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Contexte

Méthodes d’évaluation

Les évaluations se fondent sur le Guide d'évaluation des pratiques d'inscription : Pour les professions réglementées et métiers à accréditation obligatoire et les ordres de réglementation des professions de la santé. Ce guide présente les pratiques d'inscription relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.

Dans le cadre des pratiques d’un organisme de réglementation, le respect des obligations spécifiques prévues par la législation sur l’accès équitable peut être évalué de façon directe. En revanche, l’obligation générale a une portée très vaste et les principes qu’elle énonce (transparence, objectivité, impartialité et équité) ne sont pas définis par la législation.

C'est pourquoi les pratiques sont évaluées différemment, selon qu'elles relèvent des obligations spécifiques ou de l'obligation générale (reportez-vous à la Stratégie d'amélioration continue).

Obligations spécifiques

Le BCE est en mesure de déterminer précisément si un organisme de réglementation apporte la preuve qu’il respecte les pratiques relevant des obligations spécifiques mentionnées dans le guide d’évaluation. Par conséquent, le BCE délivre l’un des résultats d’évaluation suivants pour chaque pratique relevant des obligations spécifiques :

• Respect manifeste : tous les éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect partiellement manifeste : certains (mais pas la totalité) des éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect non manifeste : aucun des éléments requis dans le cadre de cette pratique n’est présent ou pris en compte.
• Sans objet : cette pratique ne s’applique pas aux pratiques d’inscription du BHC.

Obligation générale

Au vu des nombreux mécanismes permettant à un organisme de réglementation d’apporter la preuve que ses pratiques respectent dans l’ensemble les principes de l’obligation générale, le BCE formule des commentaires à ce sujet, au lieu de délivrer des résultats d’évaluation. Pour la même raison, ces commentaires d’évaluation portent sur le fond, et non sur la forme.

Pour obtenir des renseignements sur l’interprétation par le BCE des principes relevant de l’obligation générale et sur les pratiques servant de ligne directrice aux évaluations du BCE, consultez le site Web du BCE.

Pratiques exemplaires et recommandations

Le cas échéant, le BCE recense les pratiques exemplaires ou formule des recommandations d’amélioration au regard des obligations spécifiques et de l’obligation générale.

Sources

Les résultats d’évaluation, les commentaires, les pratiques exemplaires et les recommandations se fondent sur les renseignements fournis par l’organisme de réglementation. Le BCE produit le rapport d’évaluation en partant du principe que ces renseignements sont exacts. Le BCE compile les renseignements sur l’inscription provenant de diverses sources, notamment :

• les rapports sur les pratiques d’inscription équitables, les vérifications, les rapports sur l’examen du processus d’accès à la profession ou au métier et les réunions annuelles;
• a documentation de l’organisme de réglementation, à savoir :
  • le site Web,
  • les politiques, les procédures, les lignes directrices et les modèles de documents connexes à l’intention des auteurs d’une demande,
  • les règles et les règlements,
  • les mécanismes de vérification interne et de présentation de rapports,
  • les ententes conclues avec des tiers et les documents de suivi ou rapports connexes, et
  • les mécanismes d’évaluation des titres de compétences et les documents connexes;
• les questions/demandes ciblées portant sur une pratique ou un principe en particulier dont le respect doit être démontré par l’organisme de réglementation.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le cycle d'évaluation, le processus d'évaluation et les obligations prévues par la législation, consultez la Stratégie d'amélioration continue.

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References

1. ^ Sont incluses les pratiques suivantes figurant dans le Guide d’évaluation des pratiques d’inscription : toutes les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, la pratique n° 3 en matière de réexamen ou appel interne, la pratique n° 1 en matière de renseignements sur le droit d’appel, la pratique n° 1 en matière de preuves des titres de compétences, la pratique n° 1 en matière d’évaluation des titres de compétences, la pratique n° 2 en matière d’accès aux documents (dossiers) et les pratiques n°^s 4 à 11 en matière de transparence.
2. ^ Le BHC est régi par un conseil d’administration dont les membres sont appelés « conseillers et conseillères ». Des avocats, des parajuristes et des membres du public (ni avocats, ni parajuristes) siègent au Conseil. Les conseillers et conseillères se réunissent généralement chaque mois pour prendre des décisions stratégiques et pour traiter d’autres affaires en lien avec la gouvernance des parajuristes et des avocats de l’Ontario. Les réunions du Conseil sont présidées par le trésorier ou la trésorière.
3. ^ Remarque : Les suggestions d’amélioration continue figurent uniquement dans le rapport détaillé. Les suggestions d’amélioration ne constituent pas des recommandations sur les mesures à prendre pour démontrer l’application d’une pratique, mais sont formulées dans le seul but d’indiquer des domaines qu’un organisme de réglementation peut envisager d’améliorer à l’avenir.

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