Introduction

Ce rapport évalue les pratiques d’inscription de l’Ordre royal des chirurgiens dentistes de l’Ontario.

L'évaluation fait partie des fonctions du commissaire à l'équité prévues par la Loi de 2006 sur l'accès équitable aux professions réglementées et aux métiers à accréditation obligatoire (LAEPRMAO) et la Loi de 1991 sur les professions de la santé réglementées (LPSR) – désignées collectivement comme la législation sur l'accès équitable.

Cycle d'évaluation

L'une des principales stratégies permettant au BCE de faire en sorte que les organismes de réglementation assument leurs responsabilités en matière d'amélioration continue consiste à évaluer leurs pratiques d'inscription selon un cycle triennal.

Les cycles alternent entre évaluations complètes et évaluations ciblées :

• Les évaluations complètes portent sur l'ensemble des pratiques relevant des obligations spécifiques et de l'obligation générale mentionnées dans la législation sur l'accès équitable.
• Les évaluations ciblées sont axées sur les points ayant fait l'objet de recommandations du BCE lors de la précédente évaluation complète.

Certaines pratiques relatives aux renseignements à l’intention des auteurs d’une demande sont exclues de ce cycle, car l’Ordre a déjà fait l’objet d’une évaluation dans ce domaine^[1]. Dans la plupart des cas, les organismes de réglementation ayant déjà été évalués ont apporté la preuve qu’ils respectent ces pratiques. Une nouvelle évaluation sera menée uniquement en cas de modifications majeures de leurs politiques ou de leurs pratiques.

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Sommaire de l’évaluation

Le BCE constate que l’Ordre respecte les normes du BCE en matière d’équité des pratiques d’inscription, et n’a formulé aucune recommandation au cours de ce cycle d’évaluation.

Obligations spécifiques

Obligations spécifiques évaluées

Toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques de l’organisme de réglementation, aux termes de l’annexe 2 de la Loi sur les professions de la santé réglementées, ont été évaluées.

Commentaires

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il respecte toutes les pratiques relevant des obligations spécifiques suivantes :

• Renseignements à l’intention des auteurs d’une demande
• Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs
• Réexamen ou appel interne
• Renseignements sur le droit d’appel
• Preuves des titres de compétences
• Évaluation des titres de compétences
• Formation
• Accès aux documents (dossiers)

Obligation générale

Méthode d’évaluation

L’organisme de réglementation a choisi la méthode indiquée ci-dessous aux fins d’évaluation de l’obligation générale :

a.	Évaluation par le BCE des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation
b.	Auto-évaluation par l'organisme de réglementation des pratiques mentionnées dans le guide d'évaluation
c.	Auto-évaluation systémique par l'organisme de réglementation (dans le cadre de laquelle il explique les mesures systémiques et holistiques prises pour respecter l'obligation générale)

Principes évalués

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il respecte tous les principes relevant de l’obligation générale (transparence, objectivité, impartialité et équité).

Pratiques exemplaires

Une pratique exemplaire est un programme, une activité ou une stratégie qui va au-delà des normes minimales prescrites par le guide d’évaluation du BCE, au regard des ressources de l’organisme de réglementation et du contexte spécifique à la profession réglementée. Les pratiques exemplaires ne sont pas toujours susceptibles d’être mises en pratique par un autre organisme de réglementation.

L’organisme de réglementation a apporté la preuve qu’il adopte des pratiques exemplaires dans les domaines suivants :

Obligations spécifique

Aucune

Obligation générale

Transparence

1. L’Ordre a mis sur pied un groupe consultatif communautaire (« Community Consultation Group ») composé de membres de la collectivité au sens large. Ce groupe a pour mission de donner son avis au Conseil sur les questions ayant trait au mandat réglementaire de l’Ordre.

Équité

1. L’Ordre a mis en œuvre un plan de prestation de services en français (« French Language Services Plan ») visant à offrir des services actifs et équitables aux francophones qui interagissent avec l’Ordre.
2. Le délai moyen de traitement des demandes d’inscription est passé de dix à sept jours.

Possibilités d’amélioration

Cette évaluation n’a mis en évidence aucune possibilité d’amélioration majeure des pratiques d’inscription de l’Ordre.

Historique de l’évaluation

Dans l’évaluation précédente, le BCE a formulé trois recommandations à l’intention de l’organisme de réglementation, lesquelles ont toutes été mises en œuvre.

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Rapport détaillé^[2]

Obligations spécifique

1. Obligation spécifique — Renseignements à l’intention des auteurs d’une demande

LAEPRMAO, art. 7
LPSR, annexe 2, art. 22.3

1. L’organisme de réglementation décrit les exigences d’inscription sur son site Web. [Transparence]

Résultat de l’évaluation

Respect manifeste

2. Obligation spécifique — Délai raisonnable : décisions, réponses et motifs

LAEPRMAO, art. 8 et par. 9 (1)
LPSR, annexe 2, paragr. 20 (1)
*S’applique uniquement aux organismes de réglementation régis par la LAEPRMAO.

1. Si un organisme de réglementation rejette une demande, il en communique les motifs écrits à l'auteur de la demande. [Équité, transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation prend des décisions en matière d’inscription et communique par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande, sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

3. L’organisme de réglementation répond aux questions ou aux requêtes des auteurs d’une demande sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

4. L’organisme de réglementation prévoit des réexamens ou des appels internes des décisions, sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

5. L’organisme de réglementation prend des décisions à l’issue de réexamens et d’appels internes et communique par écrit les décisions et les motifs aux auteurs d’une demande, sans retard injustifié*. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

3. Obligation spécifique — Réexamen ou appel interne

LAEPRMAO, art. 7 et par. 9 (2), (3) et (5)
LPSR, annexe 2, art. 15, 17, 19 et 22.3
*S’applique uniquement aux organismes de réglementation régis par la LAEPRMAO.

1. L’organisme de réglementation prévoit un réexamen ou un appel interne des décisions en matière d’inscription. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation met en œuvre des règles et des procédures qui empêchent toute personne ayant agi à titre de décisionnaire dans le cadre d’une décision en matière d’inscription d’agir à ce titre dans le cadre du réexamen ou de l’appel interne de la décision. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation fournit sur son site Web des renseignements qui informent les auteurs d’une demande sur les possibilités de réexamen ou d’appel interne*. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

4. L’organisme de réglementation fournit des renseignements sur son site Web au sujet des restrictions ou des conditions à l’égard du réexamen ou de l’appel interne*. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

4. Obligation spécifique — Renseignements sur le droit d’appel

LAEPRMAO, par. 9 (4)
LPSR, annexe 2, art. 20, 21 et 22

1. Sur son site Web, l’organisme de réglementation informe les auteurs d’une demande de leur droit de demander un autre réexamen ou appel de la décision prise à l’issue du réexamen ou de l’appel initial. [Transparence]

Résultat de l’évaluation

Respect manifeste

5. Obligation spécifique — Preuves des titres de compétences

LAEPRMAO, par. 10 (1)
LPSR, annexe 2, paragr. 22.4 (1)

1. L’organisme de réglementation fournit sur son site Web des renseignements sur les documents qui doivent accompagner la demande pour apporter la preuve des titres de compétences. [Transparence]

Résultat de l’évaluation

Respect manifeste

6. Obligation spécifique — Évaluation des titres de compétences

LAEPRMAO, par. 10 (2)
LPSR, annexe 2, paragr. 22.4 (2)
*S’applique uniquement aux organismes de réglementation qui élaborent et font passer leurs propres examens.

1. Sur son site Web, l’organisme de réglementation informe les auteurs d’une demande du processus, des critères et des politiques en matière d’évaluation des titres de compétences. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation communique par écrit les résultats de l’évaluation des titres de compétences à chaque auteur d’une demande. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation donne à ses évaluateurs accès à des critères, politiques et procédures d’évaluation. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

4. L’organisme de réglementation démontre que ses tests et examens mesurent les paramètres prévus*. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

5. L’organisme de réglementation précise ses critères d’évaluation de manière à permettre aux évaluateurs de les interpréter de manière uniforme. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

6. L’organisme de réglementation veille à ce que les renseignements sur les programmes d’enseignement utilisés pour élaborer ou mettre à jour les critères d’évaluation soient maintenus à jour et exacts. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

7. L’organisme de réglementation lie ses méthodes d’évaluation aux exigences/normes d’accès à la profession ou au métier. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. L’organisme de réglementation exige que les évaluateurs appliquent les critères, politiques et procédures d’évaluation des titres de compétences uniformément à tous les auteurs d’une demande. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

9. L’organisme de réglementation fait uniquement appel à des évaluateurs compétents pour effectuer les évaluations. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

10. L’organisme de réglementation surveille la cohérence et l’exactitude des décisions, et prend des mesures correctives en cas de besoin, afin de garantir l’objectivité de ses décisions d’évaluation. [Objectivité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

11. L’organisme de réglementation interdit la discrimination et informe les évaluateurs de la nécessité d’éviter tout préjugé au cours de l’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

12. L’organisme de réglementation met en œuvre des procédures pour garantir l’impartialité de ses méthodes et procédures d’évaluation. [Impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

13. L’organisme de réglementation donne aux auteurs d’une demande la possibilité d’interjeter appel des résultats d’une évaluation des titres de compétences ou de les faire réexaminer. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

14. L’organisme de réglementation évalue les titres de compétences, communique les résultats aux auteurs d’une demande et fournit des motifs écrits aux auteurs d’une demande non retenus, et ce, sans retard injustifié. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

15. Les organismes de réglementation qui se fient à un tiers pour évaluer les titres de compétences établissent des politiques et des procédures en vertu desquelles les évaluateurs tiers sont responsables de veiller à ce que les évaluations soient transparentes, objectives, impartiales et équitables. [Transparence, objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

7. Obligation spécifique — Formation

LAEPRMAO, art. 11
LPSR, annexe 2, paragr. 22.4 (3)

1. L’organisme de réglementation fournit une formation au personnel et aux bénévoles qui évaluent les titres de compétences ou qui prennent des décisions en matière d’inscription ou des décisions à l’issue de réexamens ou d’appels internes. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. L’organisme de réglementation aborde les notions d’objectivité et d’impartialité au cours de la formation qu’il fournit aux évaluateurs et aux décideurs. [Objectivité, impartialité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

3. L’organisme de réglementation détermine à quel moment les membres du personnel et les bénévoles, nouveaux et anciens, ont besoin d’être formés et offre la formation en conséquence. [Objectivité, impartialité, équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

8. Obligation spécifique — Accès aux documents (dossiers)

LAEPRMAO, art. 12
LPSR, annexe 2, art. 16

1. L’organisme de réglementation fournit à chaque auteur d’une demande accès à son dossier de demande. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

2. Si l’accès aux dossiers nécessite de payer des droits, l’organisme de réglementation fournit aux auteurs d’une demande une estimation des droits d’accès exigés. [Transparence]

Résultat de l'évaluation

Sans objet

3. Si l’accès aux dossiers nécessite de payer des droits, l’organisme de réglementation examine les droits exigés pour s’assurer que leur montant ne dépasse pas celui du recouvrement des coûts raisonnables. [Équité]

Résultat de l'évaluation

Respect manifeste

Obligation générale

LAEPRMAO, partie II, art. 6
LPSR, annexe 2, art. 22.2

Transparence

• Maintien de l’ouverture
• Importance de donner accès aux renseignements sur l’inscription, d’assurer leur suivi et de les mettre à jour
• Communication claire avec les auteurs d’une demande au sujet de leur statut

Résultat de l’évaluation

L’Ordre a mis en œuvre des politiques apportant une preuve de la transparence de ses processus et pratiques d’évaluation.

Ouverture

• L’Ordre publie sur son site Web ses ressources en matière de gouvernance décrivant le rôle de ses comités et du Conseil, ainsi que les résultats d’un examen de rendement et d’autres documents de gouvernance.
• L’Ordre a mis sur pied un groupe consultatif communautaire (« Community Consultation Group ») composé de membres de la collectivité au sens large. Ce groupe a pour mission de donner son avis au Conseil sur les questions ayant trait au mandat réglementaire de l’Ordre.
• À l’occasion de sa réunion du mois de novembre 2017, le Conseil a accordé le statut de comité permanent au comité spécial sur la mobilité de la main-d’œuvre (« Ad Hoc Committee on Labour Mobility »).
• L’Ordre organise des consultations publiques afin d’obtenir l’avis des parties prenantes sur diverses questions en rapport avec ses processus de gouvernance et d’inscription. Ces consultations sont publiées par l’Ordre sur une page dédiée de son site Web.

Accès

• Le module sur la jurisprudence de l’Ordre propose des ressources en téléchargement pour aider les auteurs d’une demande à valider cette formation.

Clarté

• L’Ordre communique avec les auteurs d’une demande par les moyens les mieux adaptés et les plus efficaces, en clarifiant les preuves demandées et le rôle des organismes d’évaluation tiers.

Pratique exemplaire

L’Ordre a mis sur pied un groupe consultatif communautaire (« Community Consultation Group ») composé de membres de la collectivité au sens large. Ce groupe a pour mission de donner son avis au Conseil sur les questions ayant trait au mandat réglementaire de l’Ordre.

Objectivité

• Conception de critères et de procédures fiables et valides
• Surveillance et suivi des obstacles à la validité et à la fiabilité

Résultat de l’évaluation

L’Ordre utilise différentes méthodes pour faire preuve d’objectivité dans le cadre de ses processus d’évaluation. Ces méthodes lui permettent d’adopter une approche uniforme en matière d’évaluation, en promouvant une compréhension commune des politiques, des procédures et des méthodologies par les membres du personnel et du comité d’inscription de l’Ordre. Les documents stratégiques, les exemples d’outils destinés aux décideurs et les renseignements affichés sur le site Web de l’Ordre en apportent la preuve.

Pour prendre des décisions cohérentes et fiables :

• le comité de direction a accepté de former un groupe de travail chargé de passer en revue le processus d’équivalence du Bureau national d’examen dentaire;
• le président du comité d’inscription de l’Ordre a assisté, en qualité d’observateur, à l’examen d’évaluation des compétences cliniques de cet organisme;
• l’ensemble des membres des comités et du personnel de l’Ordre intervenant dans les processus d’évaluation suit une formation annuelle.

Impartialité

• Identification des préjugés, surveillance et prise de mesures correctives
• Mise en œuvre de stratégies

Résultat de l’évaluation

L’Ordre apporte la preuve que ses processus et procédures sont conçus pour réduire les obstacles potentiels à l’impartialité dans les processus d’évaluation et de prise de décision.

Identification des préjugés

• La formation annuelle des membres du Conseil et des comités de l’Ordre aborde la question des conflits d’intérêts au regard du rôle et des responsabilités de chacun.

Stratégies

L’Ordre s’appuie sur les stratégies suivantes pour atténuer les situations de partialité :

• Les membres de ses comités suivent une formation spéciale sur la tenue d’audiences.
• Les membres de ses comités sont tenus de déclarer tout conflit d’intérêts avant chaque réunion du comité d’inscription.
• La formation annuelle des membres du Conseil et des comités de l’Ordre explique la question des conflits d’intérêts au regard du rôle et des responsabilités de chacun.

Équité

• Garantie de l’équité en matière de fond
• Garantie de l’équité de la procédure
• Garantie de l’équité dans la relation

Résultat de l’évaluation

Les politiques, les rapports annuels et les rapports dédiés de l’Ordre démontrent que ses pratiques d’inscription sont équitables.

Équité en matière de fond

• L’Ordre a mis en œuvre un plan de prestation de services en français (« French Language Services Plan ») visant à offrir des services actifs et équitables aux francophones qui interagissent avec l’Ordre, ainsi qu’à anticiper les besoins futurs en la matière et apporter les ajustements nécessaires, le cas échéant.

Équité de la procédure

• Le délai moyen de traitement des demandes d’inscription est passé de dix à sept jours.

Équité dans la relation

• L’Ordre a instauré un processus lui permettant d’étudier d’autres sources de justificatifs lorsque l’auteur d’une demande n’est pas en mesure de fournir l’original du document demandé aux fins de son inscription.

Pratique exemplaire

L’Ordre a mis en œuvre un plan de prestation de services en français (« French Language Services Plan ») visant à offrir des services actifs et équitables aux francophones qui interagissent avec l’Ordre.

Le délai moyen de traitement des demandes d’inscription est passé de dix à sept jours.

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Contexte

Méthodes d’évaluation

Les évaluations se fondent sur le Guide d'évaluation des pratiques d'inscription : Pour les professions réglementées et métiers à accréditation obligatoire et les ordres de réglementation des professions de la santé. Ce guide présente les pratiques d’inscription relevant des obligations spécifiques et de l’obligation générale mentionnées dans la LPSR.

Dans le cadre des pratiques d’un organisme de réglementation, le respect des obligations spécifiques prévues par la LPSR peut être évalué de façon directe. En revanche, l’obligation générale a une portée très vaste et les principes qu’elle énonce (transparence, objectivité, impartialité et équité) ne sont pas définis par la législation.

C’est pourquoi les pratiques sont évaluées différemment, selon qu’elles relèvent des obligations spécifiques ou de l’obligation générale (reportez-vous à la Stratégie d'amélioration continue).

Obligations spécifiques

Le BCE est en mesure de déterminer précisément si un organisme de réglementation apporte la preuve qu’il respecte les pratiques relevant des obligations spécifiques mentionnées dans le guide d’évaluation. Par conséquent, le BCE délivre l’un des résultats d’évaluation suivants pour chaque pratique relevant des obligations spécifiques :

• Respect manifeste : tous les éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect partiellement manifeste : certains (mais pas la totalité) des éléments requis dans le cadre de cette pratique sont présents ou pris en compte.
• Respect non manifeste : aucun des éléments requis dans le cadre de cette pratique n’est présent ou pris en compte.
• Sans objet : cette pratique ne s’applique pas aux pratiques d’inscription l’Ordre.

Obligation générale

Au vu des nombreux mécanismes permettant à un organisme de réglementation d’apporter la preuve que ses pratiques respectent dans l’ensemble les principes de l’obligation générale, le BCE formule des commentaires à ce sujet, au lieu de délivrer des résultats d’évaluation. Pour la même raison, ces commentaires d’évaluation portent sur le fond, et non sur la forme.

Pour obtenir des renseignements sur l’interprétation par le BCE des principes relevant de l’obligation générale et sur les pratiques servant de ligne directrice aux évaluations du BCE, consultez le site Web du BCE.

Pratiques exemplaires et recommandations

Le cas échéant, le BCE recense les pratiques exemplaires ou formule des recommandations d’amélioration au regard des obligations spécifiques et de l’obligation générale.

Sources

Les résultats d’évaluation, les commentaires, les pratiques exemplaires et les recommandations se fondent sur les renseignements fournis par l’organisme de réglementation. Le BCE produit le rapport d’évaluation en partant du principe que ces renseignements sont exacts. Le BCE compile les renseignements sur l’inscription provenant de diverses sources, notamment :

• les rapports sur les pratiques d’inscription équitables, les vérifications, les rapports sur l’examen du processus d’accès à la profession ou au métier et les réunions annuelles;
• a documentation de l’organisme de réglementation, à savoir :
  • le site Web,
  • les politiques, les procédures, les lignes directrices et les modèles de documents connexes à l’intention des auteurs d’une demande,
  • les règles et les règlements,
  • les mécanismes de vérification interne et de présentation de rapports,
  • les ententes conclues avec des tiers et les documents de suivi ou rapports connexes, et
  • les mécanismes d’évaluation des titres de compétences et les documents connexes;
• les questions/demandes ciblées portant sur une pratique ou un principe en particulier dont le respect doit être démontré par l’organisme de réglementation.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le cycle d'évaluation, le processus d'évaluation et les obligations prévues par la législation, consultez la Stratégie d'amélioration continue.

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References

1. ^ Sont incluses les pratiques suivantes figurant dans le Guide d’évaluation des pratiques d’inscription : toutes les pratiques en matière de renseignements à l’intention des auteurs d’une demande, la pratique n^o 3 en matière de réexamen ou appel interne, la pratique n^o 1 en matière de renseignements sur le droit d’appel, la pratique n^o 1 en matière de preuves des titres de compétences, la pratique n^o 1 en matière d’évaluation des titres de compétences, la pratique n^o 2 en matière d’accès aux documents (dossiers) et les pratiques n^os 4 à 11 en matière de transparence.
2. ^ Remarque : Les suggestions d’amélioration continue figurent uniquement dans le rapport détaillé. Les suggestions d’amélioration ne constituent pas des recommandations sur les mesures à prendre pour démontrer l’application d’une pratique, mais sont formulées dans le seul but d’indiquer des domaines qu’un organisme de réglementation peut envisager d’améliorer à l’avenir.

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